Czym jest awizacja dostaw
Definicja awizacji, różnica między awizacją papierową a elektroniczną i korzyści operacyjne z wdrożenia systemu awizacyjnego.
W skrócie: Studio VSS.net integruje moduł celny blokujący dostęp do rampy do czasu zakończenia odprawy celnej. System rejestruje dokumenty SAD i MRN przy każdej wizycie, synchronizuje status clearance z agencją celną i automatycznie odblokowuje awizację po potwierdzeniu zwolnienia towaru. Wdrożenie modułu celnego nie wymaga modyfikacji podstawowej konfiguracji systemu awizacyjnego.
Kiedy potrzebny jest moduł celny w systemie awizacyjnym
Nie każdy magazyn wymaga modułu celnego w systemie awizacyjnym. Potrzeba ta występuje w trzech typowych scenariuszach. Pierwszym jest obsługa importu spoza Unii Europejskiej lub eksportu poza jej granice - każdorazowo, gdy towar jest objęty procedurą celną i wymaga zgłoszenia SAD lub elektronicznego MRN przed zwolnieniem do obrotu gospodarczego na terytorium UE.
Drugim scenariuszem są magazyny z własną agencją celną lub magazyny działające jako składy celne. W takich obiektach część dostaw może być zwolniona bezpośrednio po przybyciu, a część może wymagać dodatkowych inspekcji, zatwierdzenia klasyfikacji taryfowej lub oczekiwania na decyzję urzędu celnego. Bez modułu celnego w systemie awizacyjnym dyspozytor nie ma informacji, które pojazdy mogą być obsłużone normalnie, a które muszą czekać na clearance.
Trzecim scenariuszem są centra logistyczne obsługujące wielu klientów o różnych profilach celnych - część towarów jest w swobodnym obrocie, część jest importowana w procedurze zawieszonej lub tranzycie. Moduł celny VSS.net pozwala oznaczać każdą awizację odpowiednim statusem celnym i zapewnia, że pojazdy z towarem w procedurach celnych nie trafiają na rampę przed uzyskaniem wymaganej zgody.
Blokada rampy do czasu clearance - jak działa mechanizm
Mechanizm blokady rampy w module celnym VSS.net działa na poziomie statusu awizacji. Awizacja, która została oznaczona jako objęta procedurą celną - przez dostawcę przy rejestracji lub przez dyspozytora po przyjęciu zgłoszenia - otrzymuje status "oczekuje na clearance". W panelu dyspozytora taka awizacja jest widoczna w kolorze różnym od awizacji standardowych i oznaczona ikoną procedury celnej.
Dyspozytor widzi dla takiej awizacji zarezerwowaną rampę i zaplanowany slot czasowy, ale przycisk "Rozpocznij obsługę" jest zablokowany. System wyświetla informacje o oczekiwanym statusie celnym i - jeśli agencja celna podała szacunkowy czas uzyskania clearance - o oczekiwanej godzinie zwolnienia. Dyspozytor może monitorować status na żywo bez potrzeby telefonowania do agencji celnej.
Kiedy agencja celna potwierdzi zwolnienie towaru przez urząd celny - przez zmianę statusu w portalu VSS.net, przez API lub przez e-mail z automatycznym parserem - awizacja zmienia status na "gotowa do obsługi" i dyspozytor może przydzielić pojazd do rampy w standardowy sposób. Cała historia statusów celnych z czasami zmian i identyfikatorami użytkowników jest zapisana w logu wizyty i dostępna do raportowania.
Rejestracja dokumentów celnych przy każdej wizycie
Każda awizacja objęta procedurą celną zawiera w VSS.net dedykowaną sekcję dokumentów celnych. Gromadzone są tam następujące dane: numer zgłoszenia SAD (dla starszych procedur) lub MRN - Master Reference Number (dla zgłoszeń elektronicznych w systemie AES lub CELINA), identyfikator agencji celnej odpowiedzialnej za odprawę, data i godzina złożenia zgłoszenia celnego, status odprawy z pełną historią zmian - od "zgłoszenie złożone" przez "w toku kontroli" do "zwolnione" lub "zatrzymane", data i godzina uzyskania zwolnienia towaru przez urząd celny.
Te dane są archiwizowane przez cały okres przechowywania awizacji w systemie i są dostępne do eksportu na potrzeby kontroli celnych lub audytów wewnętrznych. W przypadku kontroli przez urząd celny lub inspekcję handlową menedżer logistyki może w ciągu minut wygenerować raport wszystkich wizyt z procedurą celną za dowolny okres z pełnym zestawem danych dokumentacyjnych.
Rejestracja dokumentów celnych w VSS.net zastępuje papierowe lub excelowe ewidencje, które tradycyjnie były prowadzone równolegle do systemu awizacyjnego. Eliminuje to rozbieżności między danymi systemowymi a papierową dokumentacją i zapewnia, że każda wizyta z procedurą celną jest kompletnie udokumentowana bez dodatkowej pracy administracyjnej.
Integracja z agencją celną i systemem AES
Moduł celny VSS.net jest zaprojektowany do elastycznej współpracy z agencjami celnymi o różnych poziomach zaawansowania technologicznego. Agencja celna może wchodzić w interakcję z systemem przez trzy kanały w zależności od możliwości technicznych i preferencji. Pierwszym i najprostszym kanałem jest dedykowany widok w portalu VSS.net: agencja celna otrzymuje konto z dostępem wyłącznie do listy awizacji oczekujących na clearance dla danego klienta i może zmieniać statusy po uzyskaniu decyzji urzędu celnego. Widok jest responsywny i działa na tablecie lub smartfonie.
Drugim kanałem jest integracja przez API REST: jeżeli agencja celna posiada własny system do obsługi zgłoszeń celnych, może skonfigurować automatyczne powiadamianie VSS.net o zmianie statusu przez webhook lub cykliczne odpytywanie endpointu API VSS.net. To rozwiązanie eliminuje ręczne logowanie się agencji do portalu - zmiana statusu w systemie agencji automatycznie aktualizuje status w VSS.net i wysyła powiadomienie do dyspozytora.
Trzecim kanałem jest integracja z systemem AES (Automated Export System) lub CELINA przez dedykowany konektor VSS.net. VSS.net może odbierać zdarzenia zmiany statusu zgłoszenia celnego bezpośrednio z systemu administracji celnej, eliminując agencję celną jako pośrednika w aktualizacji statusów. Ta opcja jest dostępna w obiektach, gdzie wolumen operacji celnych uzasadnia koszt wdrożenia integracji z systemem administracji celnej.
Wdrożenie modułu celnego - etapy i typowy czas realizacji
Wdrożenie modułu celnego w VSS.net jest dodatkowym etapem po uruchomieniu podstawowej konfiguracji systemu awizacyjnego. Nie wymaga modyfikacji istniejącej konfiguracji VSS.net - moduł celny jest aktywowany przez administratora systemu i konfigurowany dla wybranych typów awizacji lub kontrahentów.
Etap pierwszy to analiza wymagań celnych klienta: konsultant ustala, które kategorie towarów lub dostawców podlegają procedurom celnym, jaki jest preferowany kanał komunikacji z agencją celną i jakie dokumenty muszą być rejestrowane. Etap trwa 2-3 dni robocze. Etap drugi to konfiguracja modułu celnego i testy z agencją celną - 3-5 dni roboczych. Etap trzeci to szkolenie dyspozytorów i agencji celnej - 1 dzień. Etap czwarty to uruchomienie produkcyjne z asystentem - 1-2 dni robocze.
- Brak modyfikacji podstawowej konfiguracji VSS.net - moduł celny jest aktywowany jako rozszerzenie.
- Trzy kanały współpracy z agencją celną: portal VSS.net, API REST i integracja z AES/CELINA.
- Pełna historia statusów celnych archiwizowana przy każdej wizycie przez 2 lata.
- Automatyczne alerty dla dyspozytora przy zmianie statusu clearance.
- Raporty eksportowalne do Excel i CSV na potrzeby kontroli celnych i audytów.
Łączny czas wdrożenia modułu celnego wynosi od 1 do 2 tygodni i nie wpływa na działanie pozostałych funkcji systemu awizacyjnego. Klienci posiadający już działający VSS.net mogą wdrożyć moduł celny jako upgrade bez przestojów operacyjnych.
Sprawdź Studio VSS.net w działaniu
Bezpłatne demo, wycena i kalkulator ROI - bez zobowiązań.
Najczęstsze pytania o moduł celny w VSS.net
Jak VSS.net blokuje dostęp do rampy w trakcie odprawy celnej?
Awizacja objęta procedurą celną otrzymuje w VSS.net status "oczekuje na clearance" - rampa jest dla niej zarezerwowana w harmonogramie, ale przycisk "Rozpocznij obsługę" jest zablokowany dla dyspozytora. W panelu dyspozytora takie awizacje są oznaczone odrębnym kolorem i ikoną procedury celnej, aby nie pomylono ich ze standardowymi awizacjami gotowymi do obsługi. Kiedy agencja celna potwierdzi zwolnienie towaru przez zmianę statusu w portalu VSS.net lub przez API, awizacja automatycznie zmienia status na "gotowa do obsługi" i dyspozytor może przydzielić pojazd do rampy w standardowy sposób.
Jakie dokumenty celne są rejestrowane przy każdej wizycie w VSS.net?
Studio VSS.net rejestruje przy awizacjach z procedurą celną: numer zgłoszenia SAD lub MRN dla zgłoszeń elektronicznych w AES lub CELINA, identyfikator agencji celnej odpowiedzialnej za odprawę, datę i godzinę złożenia zgłoszenia, pełną historię zmian statusu odprawy z czasami i identyfikatorami użytkowników, datę i godzinę uzyskania zwolnienia towaru. Wszystkie dane są archiwizowane przez 2 lata i dostępne w raportach eksportowalnych do Excel i CSV, co umożliwia szybkie przygotowanie dokumentacji na potrzeby kontroli celnych lub audytów wewnętrznych bez przeszukiwania papierowych akt.
Czy moduł celny VSS.net działa z każdą agencją celną?
Tak - moduł celny VSS.net jest zaprojektowany do współpracy z dowolną agencją celną przez trzy kanały. Agencja może używać dedykowanego widoku w portalu VSS.net, gdzie ręcznie zmienia statusy awizacji po uzyskaniu decyzji urzędu celnego. Agencja z własnym systemem może używać API REST VSS.net do automatycznej aktualizacji statusów bez logowania do portalu. W obiektach o wysokim wolumenie operacji celnych dostępna jest bezpośrednia integracja z systemem AES lub CELINA, eliminująca agencję jako pośrednika w aktualizacji statusów. Wybór kanału jest ustalany z klientem na etapie analizy wymagań.