Awizacja a obsługa celna - moduł celny w systemie YMS VSS.net

Kiedy potrzebny jest moduł celny w systemie awizacyjnym

Nie każdy magazyn wymaga modułu celnego w systemie awizacyjnym. Potrzeba ta występuje w trzech typowych scenariuszach. Pierwszym jest obsługa importu spoza Unii Europejskiej lub eksportu poza jej granice - każdorazowo, gdy towar jest objęty procedurą celną i wymaga zgłoszenia SAD lub elektronicznego MRN przed zwolnieniem do obrotu gospodarczego na terytorium UE.

Drugim scenariuszem są magazyny z własną agencją celną lub magazyny działające jako składy celne. W takich obiektach część dostaw może być zwolniona bezpośrednio po przybyciu, a część może wymagać dodatkowych inspekcji, zatwierdzenia klasyfikacji taryfowej lub oczekiwania na decyzję urzędu celnego. Bez modułu celnego w systemie awizacyjnym dyspozytor nie ma informacji, które pojazdy mogą być obsłużone normalnie, a które muszą czekać na clearance.

Trzecim scenariuszem są centra logistyczne obsługujące wielu klientów o różnych profilach celnych - część towarów jest w swobodnym obrocie, część jest importowana w procedurze zawieszonej lub tranzycie. Moduł celny VSS.net pozwala oznaczać każdą awizację odpowiednim statusem celnym i zapewnia, że pojazdy z towarem w procedurach celnych nie trafiają na rampę przed uzyskaniem wymaganej zgody.

Blokada rampy do czasu clearance - jak działa mechanizm

Mechanizm blokady rampy w module celnym VSS.net działa na poziomie statusu awizacji. Awizacja, która została oznaczona jako objęta procedurą celną - przez dostawcę przy rejestracji lub przez dyspozytora po przyjęciu zgłoszenia - otrzymuje status "oczekuje na clearance". W panelu dyspozytora taka awizacja jest widoczna w kolorze różnym od awizacji standardowych i oznaczona ikoną procedury celnej.

Dyspozytor widzi dla takiej awizacji zarezerwowaną rampę i zaplanowany slot czasowy, ale przycisk "Rozpocznij obsługę" jest zablokowany. System wyświetla informacje o oczekiwanym statusie celnym i - jeśli agencja celna podała szacunkowy czas uzyskania clearance - o oczekiwanej godzinie zwolnienia. Dyspozytor może monitorować status na żywo bez potrzeby telefonowania do agencji celnej.

Kiedy agencja celna potwierdzi zwolnienie towaru przez urząd celny - przez zmianę statusu w portalu VSS.net, przez API lub przez e-mail z automatycznym parserem - awizacja zmienia status na "gotowa do obsługi" i dyspozytor może przydzielić pojazd do rampy w standardowy sposób. Cała historia statusów celnych z czasami zmian i identyfikatorami użytkowników jest zapisana w logu wizyty i dostępna do raportowania.

Rejestracja dokumentów celnych przy każdej wizycie

Każda awizacja objęta procedurą celną zawiera w VSS.net dedykowaną sekcję dokumentów celnych. Gromadzone są tam następujące dane: numer zgłoszenia SAD (dla starszych procedur) lub MRN - Movement Reference Number (dla zgłoszeń elektronicznych w systemie AES lub CELINA), identyfikator agencji celnej odpowiedzialnej za odprawę, data i godzina złożenia zgłoszenia celnego, status odprawy z pełną historią zmian - od "zgłoszenie złożone" przez "w toku kontroli" do "zwolnione" lub "zatrzymane", data i godzina uzyskania zwolnienia towaru przez urząd celny.

Te dane są archiwizowane przez cały okres przechowywania awizacji w systemie i są dostępne do eksportu na potrzeby kontroli celnych lub audytów wewnętrznych. W przypadku kontroli przez urząd celny lub inspekcję handlową menedżer logistyki może w ciągu minut wygenerować raport wszystkich wizyt z procedurą celną za dowolny okres z pełnym zestawem danych dokumentacyjnych.

Rejestracja dokumentów celnych w VSS.net zastępuje papierowe lub excelowe ewidencje, które tradycyjnie były prowadzone równolegle do systemu awizacyjnego. Eliminuje to rozbieżności między danymi systemowymi a papierową dokumentacją i zapewnia, że każda wizyta z procedurą celną jest kompletnie udokumentowana bez dodatkowej pracy administracyjnej.

Dokumenty dołączane przez przewoźnika przy awizacji

Przewoźnik albo agencja celna może dołączyć dokumenty już przy składaniu awizacji w portalu. Obsługiwane typy to SAD, T1, T2, CMR i konosament, a z certyfikatów świadectwo pochodzenia, certyfikat fitosanitarny oraz dokument CITES. Administrator ustala, które z nich są obowiązkowe dla danego typu dostawy. Pracownik agencji albo bramy weryfikuje je elektronicznie w panelu VSS.net, bez wymiany papierów przy szlabanie.

Dokument zapisany w rekordzie awizacji nie ginie przy przekazywaniu między kierowcą a ochroną, a zaginięcie papierowego SAD na tym etapie kończy się poważnymi problemami administracyjnymi. Wersję elektroniczną można w każdej chwili wydrukować albo wysłać e-mailem stronie, która o nią prosi.

Integracja z agencją celną i systemem AES

Moduł celny VSS.net jest zaprojektowany do elastycznej współpracy z agencjami celnymi o różnych poziomach zaawansowania technologicznego. Agencja celna może wchodzić w interakcję z systemem przez trzy kanały w zależności od możliwości technicznych i preferencji. Pierwszym i najprostszym kanałem jest dedykowany widok w portalu VSS.net: agencja celna otrzymuje konto z dostępem wyłącznie do listy awizacji oczekujących na clearance dla danego klienta i może zmieniać statusy po uzyskaniu decyzji urzędu celnego. Widok jest responsywny i działa na tablecie lub smartfonie.

Drugim kanałem jest integracja przez API REST: jeżeli agencja celna posiada własny system do obsługi zgłoszeń celnych, może skonfigurować automatyczne powiadamianie VSS.net o zmianie statusu przez webhook lub cykliczne odpytywanie endpointu API VSS.net. To rozwiązanie eliminuje ręczne logowanie się agencji do portalu - zmiana statusu w systemie agencji automatycznie aktualizuje status w VSS.net i wysyła powiadomienie do dyspozytora.

Trzecim kanałem jest integracja z systemem AES (Automated Export System) lub CELINA przez dedykowany konektor VSS.net. VSS.net może odbierać zdarzenia zmiany statusu zgłoszenia celnego bezpośrednio z systemu administracji celnej, eliminując agencję celną jako pośrednika w aktualizacji statusów. Ta opcja jest dostępna w obiektach, gdzie wolumen operacji celnych uzasadnia koszt wdrożenia integracji z systemem administracji celnej.

Strefa celna i towary w procedurze zawieszonej

Obiekty ze statusem składu celnego albo obsługujące przewozy TIR wydzielają w VSS.net osobną strefę awizacyjną. Rampy tej strefy przyjmują wyłącznie awizacje oznaczone flagą procedury celnej, więc towaru w procedurze zawieszonej nie da się skierować do zwykłej strefy magazynowej. W kalendarzu VSS.net rampy strefy celnej są widoczne tylko dla awizacji z odpowiednim statusem.

Status procedury zawieszonej blokuje w systemie przyjęcie towaru do strefy magazynowej, dopóki agencja celna nie potwierdzi zamknięcia procedury. Każda zmiana statusu, od objęcia towaru procedurą do jej zamknięcia, trafia do rekordu awizacji z datą, godziną i identyfikatorem operatora.

Fizyczne skierowanie towaru do strefy magazynowej przed zakończeniem odprawy grozi sankcjami administracyjnymi. Osobna pula ramp i dziennik statusów przy każdej awizacji zamykają tę lukę i dają ścieżkę audytu dla każdej dostawy transgranicznej.

Wdrożenie modułu celnego - etapy i typowy czas realizacji

Wdrożenie modułu celnego w VSS.net jest dodatkowym etapem po uruchomieniu podstawowej konfiguracji systemu awizacyjnego. Nie wymaga modyfikacji istniejącej konfiguracji VSS.net - moduł celny jest aktywowany przez administratora systemu i konfigurowany dla wybranych typów awizacji lub kontrahentów.

Etap pierwszy to analiza wymagań celnych klienta: konsultant ustala, które kategorie towarów lub dostawców podlegają procedurom celnym, jaki jest preferowany kanał komunikacji z agencją celną i jakie dokumenty muszą być rejestrowane. Etap trwa 2-3 dni robocze. Etap drugi to konfiguracja modułu celnego i testy z agencją celną - 3-5 dni roboczych. Etap trzeci to szkolenie dyspozytorów i agencji celnej - 1 dzień. Etap czwarty to uruchomienie produkcyjne z asystentem - 1-2 dni robocze.

• Brak modyfikacji podstawowej konfiguracji VSS.net - moduł celny jest aktywowany jako rozszerzenie.
• Trzy kanały współpracy z agencją celną: portal VSS.net, API REST i integracja z AES/CELINA.
• Pełna historia statusów celnych archiwizowana przy każdej wizycie przez 2 lata.
• Automatyczne alerty dla dyspozytora przy zmianie statusu clearance.
• Raporty eksportowalne do Excel i CSV na potrzeby kontroli celnych i audytów.

Łączny czas wdrożenia modułu celnego wynosi od 1 do 2 tygodni i nie wpływa na działanie pozostałych funkcji systemu awizacyjnego. Klienci posiadający już działający VSS.net mogą wdrożyć moduł celny jako upgrade bez przestojów operacyjnych.