Usługa BHP w Studio TCS.net to rola dla operatora, który obsługuje odzież roboczą i środki ochrony indywidualnej wielu klientów. Program rozdziela dane klientów, liczy normy i terminy wymian dla każdej partii, proponuje wymiany co miesiąc i zbiera decyzje klienta w osobnym panelu, a dane wczytuje z plików i przez API.
Przegląd zagadnień
| Zagadnienie | W skrócie |
|---|---|
| Dla kogo | Dla firm, które prowadzą ewidencję odzieży roboczej i ŚOI dla kilku klientów, spółek albo oddziałów, oraz dla służb BHP w grupach firm |
| Oddzielenie klientów | Każdy klient ma własnych pracowników, normy, dokumenty i terminy, a konto klienta widzi tylko swoje dane |
| Dokumenty | Wydanie, zwrot, likwidacja, przyjęcie na stan i korekta, bez usuwania z historii |
| Normy i terminy | Przydział wg grupy, kategorii, sezonu i stażu oraz termin wymiany liczony dla każdej partii |
| Wymiany | Miesięczna propozycja pozycji do wymiany z decyzją klienta i zapisem powodu odmowy |
| Dane | Import z plików CSV i XLSX, eksport CSV i JSON, interfejs API i rejestr zmian |
Ewidencja odzieży roboczej i środków ochrony indywidualnej u wielu klientów zwykle kończy się arkuszem na każdego z nich, a potem wspólnym arkuszem dla zarządu. Rozwiązanie w Studio TCS.net zastępuje ten układ jedną instalacją, w której klienci pozostają oddzieleni.
Dla kogo jest rola Usługa BHP
Rola Usługa BHP w Studio TCS.net jest przeznaczona dla podmiotu, który obsługuje odzież roboczą i ŚOI w imieniu innych firm: operatora usługi, działu BHP grupy spółek albo firmy z kilkoma niezależnymi oddziałami. Każdy klient to osobny zbiór danych z własnymi grupami odzieżowymi, produktami i normami.
- Operator usługi BHP - obsługuje wydania, zwroty i wymiany dla wielu zleceniodawców i potrzebuje jednego ekranu pracy.
- Grupa spółek - dział BHP prowadzi ewidencję dla kilku podmiotów i chce widzieć każdy z nich osobno.
- Firma z oddziałami - każdy oddział ma inne normy i innego przedstawiciela, który ma widzieć wyłącznie swoją część.
Obsługę wielu klientów od strony operatora opisuje artykuł program do obsługi BHP dla wielu klientów.
Co obejmuje rola Usługa BHP
| Obszar | Co robi program |
|---|---|
| Wydanie | Zestaw odzieży dla pracownika z uwzględnieniem normy, rozmiaru i produktu preferowanego; dokument RW |
| Zwrot i likwidacja | Zwrot na stan (ZW) i likwidacja zużytej sztuki (LK) z powodem |
| Przyjęcie na stan | Dokument PW z dostawy, a korekta KR zamiast usuwania dokumentu |
| Normy | Pozycje normy dla grupy: kategoria, ilość, okres w miesiącach, sezon, staż i zakres dat |
| Stan pracownika | Macierz kategorii w czterech stanach: zgodne, wymiana w 30 dni, po terminie, niedobór |
| Propozycje wymian | Lista miesiąca z decyzją klienta: akceptacja, odmowa, przesunięcie |
| Raporty | Raport wymian na miesiąc, karta ewidencji pracownika, zestawienia do Excela |
Szczegółowy opis każdego ekranu znajdziesz w instrukcji roli Usługa BHP. Program działa w przeglądarce, bez instalacji na stanowiskach.
Cztery stany zgodności z normą
Dla każdej pary pracownik i kategoria program wylicza jeden z czterech stanów. Wynik nie wymaga ręcznego przeglądu kartotek, bo wynika z norm, partii wydań i terminów.
| Stan | Znaczenie |
|---|---|
| Zgodne | Pracownik ma ważne sztuki w ilości wynikającej z normy |
| Wymiana w 30 dni | Termin najbliższej sztuki mieści się w oknie ostrzeżenia ustawianym dla klienta |
| Po terminie | Okres używalności minął, a sztuka nie została wymieniona |
| Niedobór | Pracownik ma mniej ważnych sztuk niż wymaga norma |
Sposób liczenia terminu, w tym przedłużenie po przerwie w pracy, opisuje artykuł termin wymiany odzieży po przerwie w pracy.
Wymiany z decyzją klienta
W pierwszym dniu miesiąca zadanie dzienne zbiera pozycje, które wymagają wymiany. Klient akceptuje je, odmawia z powodem albo przesuwa na późniejszą datę, a operator wydaje tylko zaakceptowane pozycje. Odmowa trafia do rejestru, więc decyzja jest udokumentowana.
Statusy pozycji i zasady zgody klienta opisuje artykuł propozycje wymian odzieży roboczej.
Dostęp, uprawnienia i bezpieczeństwo danych
- Trzy poziomy uprawnień - administrator klienta (A), operator zapisu (W) i klient tylko do odczytu z decyzjami (K).
- Klient jako granica danych - konto bez wpisu dostępu do klienta nie widzi żadnych danych, a każda operacja zapisu sprawdza uprawnienie w bazie.
- Historia bez usuwania - dokumentów, pozycji i partii nie da się usunąć, błąd poprawia korekta.
- Rejestr zmian - zmiany kartotek mają autora, datę i źródło: ekran, import, API albo zadanie.
- Anonimizacja - po ustawionym okresie retencji dane osobowe odeszłych pracowników są anonimizowane, a ilości i dokumenty zostają.
Dla przedstawiciela klienta przygotowano osobną rolę. Jej zakres opisuje artykuł panel klienta BHP - podgląd i decyzje, a pytania, które warto zadać dostawcy usługi - strona kontrola usługodawcy odzieży roboczej i ŚOI.
Co warto wiedzieć przed wdrożeniem
Zakres modułu opisujemy wprost, aby wybór był świadomy. W obecnej wersji program nie zawiera gotowego konektora do konkretnego systemu ERP, aplikacji na terminal Android ani obsługi znaczników RFID dla odzieży, a pozycji normy nie można zastąpić ekwiwalentem innego produktu. Wymiana danych z systemami zewnętrznymi odbywa się przez import plików i API, a konektor do wskazanego systemu można przygotować jako osobne wdrożenie.
Wczytanie pracowników i katalogu produktów opisuje artykuł import pracowników i produktów BHP z pliku.
Jak zacząć
- Uruchom bezpłatne demo i wybierz rolę Usługa BHP albo Panel klienta BHP.
- Przygotuj dane pierwszego klienta: pracownicy z grupami i rozmiarami oraz katalog produktów.
- Ustal normy przydziału dla grup odzieżowych i okresy używalności.
- Wczytaj dane z plików i sprawdź podgląd zmian przed zatwierdzeniem.
- Założ konta operatorów i przedstawicieli klienta z odpowiednim uprawnieniem.
Opis ekranów i konfiguracji znajdziesz w instrukcji roli Usługa BHP. Jeśli prowadzisz dziś ewidencję w arkuszu, zobacz też porównanie arkusza i systemu.
Słownik pojęć
- UUsługa BHP
- Rola Studio TCS.net dla operatora obsługującego odzież roboczą i ŚOI wielu klientów.
- ŚŚOI
- Środki ochrony indywidualnej: wyposażenie chroniące pracownika przed ryzykiem zawodowym.
- NNorma przydziału
- Zestaw pozycji dla grupy odzieżowej: kategoria, ilość, okres używalności, sezon i staż.
- PPartia wydania
- Wydana porcja produktu z własnym terminem wymiany.
- PPropozycja wymian
- Miesięczna lista pozycji do wymiany z decyzją klienta.
- KKorekta KR
- Dokument poprawiający błąd zamiast usuwania historii.