Arkusz kalkulacyjny wystarcza do ewidencji odzieży roboczej przy małej liczbie pracowników i jednej osobie prowadzącej dane. System jest potrzebny, gdy terminy wymian trzeba liczyć dla każdej partii, ewidencję prowadzi się dla wielu klientów, a decyzje o wymianach i zmiany kartotek muszą zostawiać ślad.
Kiedy wystarczy arkusz
Arkusz kalkulacyjny wystarcza, gdy pracowników jest niewielu, jedna osoba prowadzi ewidencję, a norma jest prosta i rzadko się zmienia. W takiej firmie nie ma kogo pytać o decyzje, a terminy wymiany da się sprawdzić jednym spojrzeniem. Problemy zaczynają się, gdy rośnie liczba pracowników, klientów albo osób, które muszą widzieć te same dane.
Gdzie arkusz przestaje wystarczać
| Sytuacja | Arkusz | Studio TCS.net |
|---|---|---|
| Termin wymiany | Wzór w kolumnie, jeden termin na pracownika i kategorię | Termin liczony dla każdej partii wydania, z przedłużeniem po przerwach w pracy |
| Wiele sztuk tej samej kategorii | Trudno śledzić, która sztuka została wydana kiedy | Każda partia ma datę wydania, zwroty i likwidacje |
| Wielu klientów | Osobny plik na klienta i ręczne zestawienia | Jedna instalacja, dane klientów rozdzielone, konto klienta widzi tylko swoje |
| Zmiana normy | Ręczne poprawianie formuł | Zapotrzebowanie przelicza się z norm grupy i wyjątków |
| Decyzja o wymianie | Mail albo telefon, bez śladu w pliku | Akceptacja, odmowa albo przesunięcie z autorem, datą i powodem |
| Historia zmian | Nadpisane komórki, brak kto i kiedy | Rejestr zmian z wartościami przed i po |
| Odejście pracownika | Wiersz zostaje, trzeba pamiętać o wygaszeniu | Dezaktywacja z datą, wygaszenie otwartych propozycji |
Jak program liczy termin wymiany osobno dla każdej partii, opisuje artykuł termin wymiany odzieży po przerwie w pracy.
Ukryty koszt prowadzenia ewidencji w arkuszu
- Czas - zestawienia dla kierownika i klienta składa się ręcznie, a każda zmiana wymaga kolejnej kopii pliku.
- Błędy - zera wiodące w numerach osobowych, formuły nadpisane wartością i różne wersje pliku prowadzą do rozbieżności, które wychodzą dopiero przy kontroli.
- Brak kontroli dostępu - plik widzi każdy, kto go otworzy, więc dane innych klientów są w jednym miejscu.
- Zależność od jednej osoby - logika terminów siedzi w formułach, które rozumie tylko ich autor.
Sama ręczna ewidencja i jej skutki opisuje artykuł ręczna ewidencja BHP i jej ograniczenia.
Jak przejść z arkusza do systemu
Dane z arkusza nie wymagają przepisywania. Pracowników, miesięczne zestawienie zatrudnienia z odejściami i katalog produktów wczytuje się z plików CSV albo XLSX. Program czyta kolumny jako tekst, więc zera wiodące i wielkość liter w symbolach zostają, proponuje mapowanie kolumn i pokazuje podgląd nowych, zmienionych i błędnych wierszy przed zapisem. Ponowne wczytanie tego samego pliku nie tworzy duplikatów.
Przebieg krok po kroku opisuje artykuł import pracowników i produktów BHP z pliku.
Typowe błędy w arkuszu z ewidencją odzieży
| Błąd | Skutek | Jak chroni system |
|---|---|---|
| Numer osobowy zapisany jako liczba | Zera wiodące znikają, a pracownicy z różnych kont zlewają się w jednego | Kolumny czytane jako tekst, ostrzeżenie o utraconych zerach |
| Data wydania wpisana jako tekst | Formuła terminu zwraca błąd albo błędną datę | Daty z dokumentu RW, termin zapisany w partii |
| Formuła nadpisana wartością | Termin przestaje się aktualizować, a nikt tego nie widzi | Termin liczony przy zatwierdzeniu wydania, zmiany w rejestrze |
| Kilka wersji pliku | Każdy ma inne dane, a zestawienie zależy od tego, kto je składał | Jedna baza i jedno źródło prawdy |
| Zbyt szeroki dostęp do pliku | Dane pracowników i klientów widoczne dla każdego z dostępem | Dostęp ograniczony do klienta i uprawnienia na poziomie bazy |
Żaden z tych błędów nie wynika z niedbałości. Są skutkiem tego, że arkusz został zbudowany do liczenia, a nie do prowadzenia historii zmian i kontroli dostępu.
Arkusz obok systemu
Przejście na system nie oznacza likwidacji arkusza. Wiele firm zostawia arkusz jako źródło danych kadrowych: kadry przesyłają miesięczne zestawienie zatrudnienia, a program wczytuje je jako import, proponuje dezaktywację pracowników, których w pliku zabrakło, i zachowuje całą historię wydań. Ewidencja wydań, terminy i decyzje odbywają się już w systemie.
Czego wymagać od systemu do ewidencji odzieży roboczej
- Termin wymiany liczony dla każdej wydanej partii, a nie jeden na pracownika.
- Normy z okresem w miesiącach kalendarzowych, sezonem i stażem.
- Dokumenty bez usuwania, z korektą zamiast kasowania.
- Oddzielenie danych klientów i uprawnienia na poziomie bazy.
- Rejestr zmian z autorem, datą i źródłem.
- Import z plików z podglądem zmian i eksport pełnych danych bez limitu.
- Panel dla klienta z decyzjami i śladem tych decyzji.
Spełnienie tych wymagań w Studio TCS.net opisuje strona usługa BHP dla wielu klientów, a ogólne zasady ewidencji - strona ewidencja odzieży roboczej i BHP.
Słownik pojęć
- EEwidencja odzieży roboczej
- Rejestr wydań, zwrotów i terminów wymiany odzieży i ŚOI pracowników.
- PPartia
- Wydana porcja produktu z własnym terminem wymiany.
- MMapowanie kolumn
- Przypisanie kolumn pliku do pól programu przy imporcie.
- RRejestr zmian
- Zapis zmian kartotek z autorem, datą, źródłem i wartościami przed i po.
- ZZera wiodące
- Zera na początku numeru, które arkusz potrafi usunąć przy zmianie kolumny na liczbową.