Jak wybrać system WMS - kryteria oceny i koszty

Decyzja o systemie WMS wpływa na pracę magazynu przez kolejne lata, więc zasługuje na więcej niż zapytanie o cenę i obejrzenie demonstracji. Zły wybór kosztuje dwa razy: wdrożenie systemu, który nie spełnia wymagań, i późniejsze dopasowania albo wymiana. Dobry wybór daje system, który nadąża za zmianami w procesach.

Zacznij od własnych wymagań

Przegląd ofert przed zdefiniowaniem wymagań kończy się efektem pokazu: każdy system wygląda dobrze na demonstracji prowadzonej przez doświadczonego handlowca. Najpierw sporządź listę procesów, które system musi obsłużyć (must have), i tych, które chciałbyś mieć (nice to have). Wśród obligatoryjnych bywa FEFO dla towarów z datą ważności, zarządzanie partiami, zwroty z kontrolą jakości, integracja z konkretnym ERP oraz obsługa wybranych przewoźników przez API.

Następnie przypisz wagi grupom kryteriów, na przykład funkcjonalność 30%, integracje 25%, dostawca i wsparcie 20%, koszt 15% i użyteczność 10%, i oceniaj każdego dostawcę osobno w każdej grupie. Suma ważona zastępuje wrażenia z prezentacji. Do każdej oferty dołącz 10-15 scenariuszy z własnych procesów, które dostawca ma pokazać wraz z sytuacjami wyjątkowymi, takimi jak brak towaru na lokalizacji albo zła ilość potwierdzona przez operatora.

Interfejs ocenia doświadczony operator, nie kierownik. Poproś go o kompletację prostego zamówienia na urządzeniu, na którym będzie pracował, i zmierz czas oraz liczbę kroków. Wątpliwości operatora pokazują słabe miejsca ekranu lepiej niż ankieta.

Cztery segmenty dostawców

Platformy enterprise dla największych magazynów mają najszerszy zakres funkcji, ale wdraża się je długo, kosztują najwięcej i wymagają konsultantów do konfiguracji i utrzymania. Dla firmy średniej złożoność bywa nieproporcjonalna do korzyści. Polscy dostawcy dedykowanych systemów WMS, do których należy SoftwareStudio, znają krajowe ERP i wymagania podatkowe, a wsparcie prowadzą po polsku.

Moduł magazynowy w pakiecie ERP upraszcza integrację, ale ma ograniczoną funkcjonalność magazynową i pasuje do prostych magazynów. Systemy WMS w modelu SaaS dają szybki start i niski koszt wejścia, a konfigurowalność bywa w nich mniejsza.

Pięć pułapek przy wyborze

Wybór po cenie wdrożenia. Najtańsze wdrożenie rzadko jest najtańsze po pięciu latach, bo system wymagający kosztownych dostosowań albo pozbawiony stabilnego wsparcia podnosi TCO. Porównuj koszt całkowity.

Wybór po liście funkcji. Każdy dostawca deklaruje, że obsługuje wszystko z Twojej listy. Weryfikuj to scenariuszami testowymi, bo zobaczyć znaczy więcej niż przeczytać w ofercie.

Niedoszacowana integracja. Połączenie z ERP bywa najdroższą częścią projektu. Zapytaj, ile wdrożeń z Twoim ERP dostawca ma za sobą i które integracje są gotowe, a które powstaną od zera.

Brak analizy skalowalności. System sprawny przy obecnym wolumenie może zwalniać po planowanym wzroście. Poproś o referencje klientów, których wolumen jest zbliżony do Twoich planów.

Pominięcie operatorów. Kierownicy wybierają system na laptopie, a operatorzy pracują na nim cały dzień na urządzeniu mobilnym. Czytelny ekran w terenie liczy się bardziej niż efektowny pulpit w przeglądarce.

Pytania do dostawcy zależne od profilu magazynu

Przy towarach z datą ważności sprawdź, czy termin jest zapisany na pozycji dokumentu i czy reguła wydawania działa przy każdym rodzaju wydania. W Studio WMS.net regułę FIFO, FEFO lub LIFO ustawia się w kartotece kontrahenta i program stosuje ją, gdy generuje pozycje WZ ze zlecenia ZWZ. Przy wydaniu bezpośrednim magazynier sam wskazuje stan.

Przy etykietach GS1 sprawdź, czy dane z kodu trafiają do pól dokumentu bez przepisywania. Aplikacja mobilna Studio WMS.net robi to według mapowania ustawionego w formularzu, co opisuje strona o skanowaniu kodów 2D. Przy obsłudze wielu klientów w jednym magazynie sprawdź rozdzielenie stanów i rozliczeń. Tu Studio WMS.net ma panel klienta, w którym deponent widzi stan zatwierdzony bez cen i lokalizacji i składa zlecenia wydania, moduł rozliczania usług logistycznych z cennikami per kontrahent oraz osobne konto API dla każdego klienta.

Moduł magazynowy ERP a program WMS

Firmy pracujące na SAP albo Comarch ERP XL często uznają, że moduł magazynowy ERP wystarczy. Różnica leży w szczegółowości. ERP prowadzi stany ilościowo i wartościowo na potrzeby księgowości, a WMS zna lokalizację palety z dokładnością do adresu na regale i prowadzi operatora przez przyjęcie i wydanie. W Studio WMS.net stan wynika z zatwierdzonych dokumentów PZ, WZ, PW, RW i MM.

Oba systemy wymieniają dane przez API: HTTP z treścią w formacie JSON, na koncie technicznym przypisanym do jednego klienta magazynu. ERP przekazuje zlecenia przyjęcia ZPZ i wydania ZWZ, od 1 do 999 pozycji w zleceniu, a odczytuje stany magazynowe i realizację zleceń. Inicjatywa należy do systemu zewnętrznego, więc częstotliwość odczytów planuje się w projekcie integracji. Gotowe integracje to SAP i WAPRO WF-MAG, pozostałe ustalamy we wdrożeniu.

Audyt magazynu i zapytanie ofertowe przed wyborem

Listę wymagań, od której zaczyna się porównanie, daje audyt procesów. Analiza przedwdrożeniowa SoftwareStudio obejmuje cele biznesowe, mapę procesów, wymagania funkcjonalne, ocenę zgodności z infrastrukturą IT, prognozę budżetu i identyfikację ryzyk. Mapa stanu obecnego (AS-IS) pokazuje, jak procesy działają naprawdę, a nie jak opisują je procedury, bo kroki spoza dokumentacji mają największy wpływ na konfigurację. Uzupełnieniem są wywiady z kierownikami i operatorami oraz dane historyczne z ERP albo starego WMS: wolumeny według procesów oraz sezonowość zamówień.

Z wyników audytu powstaje zapytanie ofertowe (RFP). Opisuje środowisko: typ magazynu, wolumeny, liczbę użytkowników i specyfikę towarów, na przykład daty ważności albo temperaturę kontrolowaną. Wymagania funkcjonalne dzielą się na obligatoryjne i opcjonalne, integracyjne podają listę systemów i zakres wymienianych danych, a niefunkcjonalne obejmują czas odpowiedzi, dostępność, bezpieczeństwo danych i miejsce hostingu. Oferty przygotowane na jedno zapytanie da się porównać według tych samych kryteriów, a nie według formatu prezentacji handlowej.

Dalszy przebieg projektu opisuje strona o wdrożeniu systemu: sześć etapów, z których każdy kończy się punktem odbioru, a pierwszy - Dokumentem Wymagań Systemowych (DWS).

Co obejmuje Studio WMS.net

Cennik jest jawny. Warianty STANDARD i PROCESOR działają w chmurze prywatnej SoftwareStudio (hosting rozliczany osobno), a wariant DEVELOPER instaluje się na serwerze klienta i daje prawo do modyfikacji kodu źródłowego. Licencja obejmuje oprogramowanie www i aplikację mobilną, natomiast wdrożenie i szkolenia wyceniamy osobno. Szczegóły i moduły dodatkowe są w cenniku Studio WMS.net.

Kierownik dostaje panel operacyjny i osiem paneli analitycznych, w tym rotację z klasyfikacją ABC i XYZ, co opisuje strona o analityce magazynowej. Inwentaryzację prowadzi się arkuszami o zakresie magazyn, lokalizacja, asortyment albo kontrahent: założenie arkusza blokuje kartoteki i lokalizacje, a zamknięcie tworzy dokumenty nadwyżek PI i niedoborów RI.

W standardzie nie ma weryfikacji opakowań w krajowym systemie weryfikacji leków, optymalizacji tras kompletacji, prognozy popytu ani inwentaryzacji ciągłej. Takie wymagania warto wpisać do RFP jako obligatoryjne i sprawdzić u każdego dostawcy.

Koszty - TCO i model licencyjny

Porównuj koszt całkowity z pięciu lat, nie cenę wdrożenia. W TCO mieszczą się licencja (stała albo abonament), wdrożenie z integracjami i szkoleniami, sprzęt i sieć, opłata serwisowa, koszt kolejnych użytkowników oraz czas własnego zespołu w projekcie. Na rynku działają dwa modele licencyjne. Licencja stała to jednorazowy zakup z roczną opłatą za wsparcie, a abonament to opłata cykliczna obejmująca hosting oraz wsparcie z aktualizacjami.

Studio WMS.net oferujemy w obu modelach: STANDARD i PROCESOR to abonament miesięczny, a DEVELOPER to licencja jednorazowa 20 000 zł do instalacji na własnym serwerze. Przykład z cennika: dziesięciu użytkowników zalogowanych jednocześnie w wariancie STANDARD to 1 000 zł opłaty podstawowej i 10 × 150 zł, czyli 2 500 zł netto miesięcznie. Ten sam zespół w wariancie PROCESOR kosztuje 3 000 zł niezależnie od liczby osób, więc próg opłacalności przypada przy około trzynastu użytkownikach. PROCESOR ma też 30-dniową kopię danych zamiast 7-dniowej.

Licencja dostępowa liczy użytkowników zalogowanych jednocześnie, a nie nazwane konta, co przy pracy zmianowej obniża opłatę. Do kwot z cennika dolicza się 23% VAT, hosting, moduły dodatkowe i usługi wdrożeniowe.

Optymalizacja wdrożonego WMS przed decyzją o wymianie

Firma, której działający system nie daje oczekiwanych efektów, nie zawsze potrzebuje nowego. Audyt konfiguracji i sposobu użytkowania pokazuje, gdzie system pracuje niezgodnie z założeniami projektu i których funkcji nikt nie używa, bo zabrakło szkolenia.

U klientów Studio WMS.net taki audyt prowadzi SoftwareStudio. Na jego podstawie można poprawić konfigurację i szkolenia albo dołożyć moduły spoza pierwotnego zakresu, na przykład cross-docking lub rozliczanie usług logistycznych, a także nową integrację z ERP, bez wymiany systemu.