Integracja z systemem enova365
enova365 prowadzi księgowość i sprzedaż, system magazynowy prowadzi operacje. Integracja usuwa barierę między nimi: dokumenty, kartoteki i stany wymieniają się automatycznie, bez przepisywania.
Gdzie dokładnie powstaje bariera
enova365 i system magazynowy patrzą na ten sam towar z dwóch stron. ERP widzi dokument, cenę i kontrahenta; magazyn widzi paletę, miejsce składowania i osobę, która towar pobrała. Dopóki oba systemy pracują osobno, ktoś musi te dwa obrazy pogodzić ręcznie - i to jest miejsce, w którym powstaje różnica między stanem księgowym a rzeczywistym.
Objaw jest zawsze podobny: magazyn wie, że towar wyszedł, a w ERP dokument pojawia się dzień później albo z inną ilością. Przy kilkunastu wydaniach dziennie da się to nadrobić. Przy kilkuset przestaje być kwestią staranności i staje się kwestią architektury. Szerzej opisuje to tekst o barierze między księgowością a operacjami magazynowo-handlowymi.
Co płynie w którą stronę
Integracja nie jest kopiowaniem całej bazy. Rozsądny zakres to cztery strumienie danych, z jasno wskazanym systemem nadrzędnym dla każdego z nich:
- kartoteki towarowe - z enova365 do magazynu; ERP jest źródłem prawdy o indeksie, jednostkach i stawce VAT,
- kontrahenci - również z enova365, razem z adresami dostaw,
- zamówienia i dyspozycje - z enova365 do magazynu jako polecenie pracy,
- dokumenty magazynowe - w drugą stronę: PZ, WZ, PW, RW i MM powstają przy regale i wracają do ERP jako gotowy zapis.
Ostatni punkt jest tym, który daje największą oszczędność czasu, bo eliminuje przepisywanie. Jest też tym, który najłatwiej zepsuć: jeśli dokument z magazynu trafia do ERP bez powiązania z zamówieniem, księgowość dostaje zapis, którego nie ma jak rozliczyć.
Co ustalić przed wdrożeniem
Trzy decyzje przesądzają o tym, czy integracja będzie działać bezobsługowo. Pierwsza: który system jest nadrzędny dla indeksu towarowego - jeśli oba pozwalają zakładać kartoteki, prędzej czy później powstaną dublety. Druga: co się dzieje, gdy magazyn wyda mniej, niż było w zamówieniu - czy dokument idzie na ilość faktyczną, czy czeka na decyzję handlowca. Trzecia: jak często dane się wymieniają - na bieżąco czy paczkami; przy wysyłkach kurierskich odpowiedź brzmi zwykle „na bieżąco".
enova365 działa w chmurze, na własnym serwerze i w modelu hybrydowym, a wybór wpływa na sposób połączenia. SoftwareStudio jest partnerem Soneta i wdraża sam system, więc integracja nie wymaga uzgodnień między dwoma dostawcami. Opis samego ERP - moduły finansowe, kadrowe i handlowe - znajdziesz na stronie enova365, a magazynową stronę tej pary opisuje Studio WMS.net.