- Kierowca nie potrzebuje konta w systemie - awizację zakłada przewoźnik lub dyspozytor w portalu dostawcy.
- System LPR automatycznie identyfikuje tablicę rejestracyjną pojazdu i wyszukuje awizację bez angażowania ochrony.
- Pracownik bramy pobiera podpis elektroniczny kierowcy i generuje przepustkę jednorazową z kodem QR jednym kliknięciem.
- Zezwolenie na wjazd przypisuje konkretną rampę rozładunkową i opcjonalnie wysyła powiadomienie SMS do kierowcy.
- Kiosk samoobsługowy (wersja RS) umożliwia rejestrację przyjazdu bez angażowania pracownika bramy.
Co to jest awizacja kierowcy i jaka jest jego rola w systemie VSS.net
W systemie Studio VSS.net kierowca nie jest użytkownikiem systemu w tradycyjnym sensie - nie loguje się do panelu i nie zakłada konta. Jest natomiast podmiotem awizacji: jego dane (imię, nazwisko, numer dokumentu tożsamości, numer telefonu) oraz dane pojazdu (numer rejestracyjny auta i naczepy) są wpisywane przez przewoźnika lub dyspozytora w formularzu awizacji na etapie jej tworzenia. Od tego momentu system rozpoznaje kierowcę na podstawie tych danych i prowadzi go przez kolejne etapy obsługi przy bramie.
Rola kierowcy w procesie sprowadza się do czterech czynności: przyjazd w zarezerwowanym oknie czasowym, okazanie dokumentu tożsamości przy weryfikacji, złożenie podpisu elektronicznego oraz wjazd na wskazaną rampę rozładunkową. Wszystkie pozostałe operacje - weryfikację, przypisanie rampy, wydruk przepustki i rejestrację wjazdu - obsługuje system automatycznie lub operator bramy w ciągu kilkudziesięciu sekund. Pełne omówienie systemu awizacji dostępne jest na stronie Studio VSS.net - system YMS do awizacji dostaw.
Jak kierowca otrzymuje potwierdzenie awizacji - SMS i e-mail z kodem QR
Po zapisaniu awizacji przez przewoźnika lub dyspozytora system Studio VSS.net automatycznie wysyła potwierdzenie na numer telefonu i adres e-mail wpisany w sekcji Transport formularza awizacji. Wiadomość SMS zawiera numer awizacji, datę i godzinę przybycia. Wiadomość e-mail jest bogatsza - zawiera pełne dane: numer Load Plan, kontrahenta, obiekt, magazyn, numer rampy oraz kod QR, który kierowca może okazać na bramie zamiast dokumentu papierowego.
Treść obu szablonów powiadomień jest konfigurowana przez administratora systemu w sekcji Skorowidze. Szablony SMS obsługują dynamiczne pola (@FIELD), które są automatycznie uzupełniane danymi konkretnej awizacji w momencie wysyłki - numer awizacji, numer zamówienia SAP, data i godzina. Powiadomienia SMS mają szczególne znaczenie dla kierowców, którzy w trakcie jazdy nie mają dostępu do firmowej poczty elektronicznej. Konfiguracja harmonogramów i powiadomień opisana jest szczegółowo w artykule jak Studio VSS.net ułatwia definiowanie harmonogramów i rezerwacji.
Kiosk samoobsługowy - samodzielna rejestracja przyjazdu kierowcy przy bramie
W wersji RS systemu Studio VSS.net przy bramie wjazdowej może być zainstalowany kiosk samoobsługowy - tablet lub panel dotykowy działający w trybie przeglądarkowym z uproszczonym interfejsem. Kiosk umożliwia kierowcy samodzielne zgłoszenie przyjazdu bez angażowania pracownika ochrony. Proces jest prosty: kierowca wpisuje numer rejestracyjny pojazdu lub skanuje kod QR z otrzymanego potwierdzenia awizacji. System automatycznie odszukuje powiązaną awizację i zmienia jej status na Przyjechał.
Kiosk może działać w trybie pełnej samoobsługi lub wspomagania ochrony. W pierwszym przypadku kierowca po zgłoszeniu otrzymuje wydrukowaną przepustkę bezpośrednio z kiosku. W drugim trybie zgłoszenie trafia do listy oczekujących u pracownika bramy, który zatwierdza wjazd i drukuje przepustkę. Rozwiązanie to eliminuje kolejki przy okienku portierni i skraca czas odprawy do kilkunastu sekund, szczególnie przydatne przy obiektach obsługujących kilkadziesiąt pojazdów dziennie.
Lista oczekujących przy bramie - widok operatora ochrony
Pracownik bramy lub ochrony pracuje w module Oczekujące Brama. Widok ten wyświetla tabelaryczną listę wszystkich pojazdów, które przybyły na teren obiektu i oczekują na zezwolenie wjazdu. Każdy wiersz zawiera: kategorię awizacji, numer Load Plan, przedział czasowy (Od - Do), czas faktycznego przyjazdu (Przyjechał), kontrahenta, przewoźnika z numerem rejestracyjnym oraz miniaturę zdjęcia pojazdu wykonanego przez kamerę LPR.
Pasek narzędzi nad listą udostępnia cztery akcje dla zaznaczonego rekordu: Podgląd awizacji otwiera pełny dokument z danymi dostawy, Podpis uruchamia moduł zbierania podpisu elektronicznego kierowcy, Przepustka generuje przepustkę jednorazową gotową do wydruku, Zezwolenie na wjazd otwiera formularz przypisania rampy i zatwierdzenia wjazdu. Filtry nad kolumnami pozwalają zawęzić listę do wybranego dnia, godziny lub kontrahenta.
Podpis elektroniczny kierowcy przy bramie wjazdowej
Moduł zbierania podpisu elektronicznego uruchamiany jest przez pracownika bramy po wybraniu akcji Podpis na liście oczekujących. System otwiera duże pole podpisu zajmujące większość ekranu, zoptymalizowane pod obsługę dotykiem na tablecie lub ekranie dotykowym przy portierni. Kierowca składa odręczny podpis bezpośrednio na wyświetlaczu - podpis jest widoczny zarówno w formie graficznej (odręczna kreska), jak i tekstowej w polu poniżej.
Trzy przyciski sterują operacją podpisu: Zamknij (czerwony) anuluje i zamyka okno bez zapisu, Wyczyść (niebieski) kasuje aktualny podpis i umożliwia ponowne złożenie, Zapisz i zamknij (zielony) zapisuje podpis i trwale wiąże go z dokumentem awizacji. Zapisany podpis jest dostępny w historii dokumentu i może być wydrukowany jako część przepustki jednorazowej lub raportu KPI awizacji.
Przepustka jednorazowa kierowcy z kodem QR
Po zebraniu podpisu pracownik bramy może wygenerować przepustkę jednorazową dla kierowcy. Dokument jest tworzony automatycznie na podstawie danych z awizacji - bez potrzeby ręcznego uzupełniania. Przepustka wydrukowana lub przekazana elektronicznie zawiera wszystkie informacje niezbędne do identyfikacji pojazdu i kierowcy na terenie obiektu.
Przepustka jednorazowa zawiera: datę i godzinę ważności, numer rejestracyjny pojazdu, numer dokumentu tożsamości kierowcy, imię i nazwisko, numer telefonu, firmę, numer Load Plan, login pracownika wystawiającego i datę wystawienia oraz cel wizyty. Kod QR w prawym górnym rogu umożliwia błyskawiczną weryfikację przepustki przez skanowanie na terenie zakładu - bez konieczności ponownego sprawdzania dokumentów. Na dole dokumentu znajdują się miejsca na podpis pracownika i potwierdzenie.
Zezwolenie na wjazd i przypisanie rampy rozładunkowej
Ostatnim krokiem odprawy jest wystawienie zezwolenia na wjazd. Pracownik bramy wybiera akcję Zezwolenie na wjazd, a system otwiera formularz Wjazd na teren zakładu - przypisanie rampy. Pola są automatycznie uzupełnione z awizacji: numer Load Plan, kontrahent, przewoźnik, dane kierowcy z numerem dokumentu, numer auta, numer naczepy, asortyment i termin. Pracownik wskazuje rampę rozładunkową i opcjonalnie dodaje komentarz w polu Uwagi.
Dwa checkboxy sterują automatycznym wysyłaniem powiadomień po zatwierdzeniu: Powiadom e-mail i Powiadom SMS wysyłają wiadomość do kontrahenta i kierowcy z numerem rampy i potwierdzeniem przyjazdu. Po zatwierdzeniu status awizacji zmienia się na W realizacji i staje się widoczny dla magazynierów przy rampie. Całość obsługi przejazdu - od przyjazdu do opuszczenia terenu - jest rejestrowana w historii, która służy jako pełen audyt ruchu pojazdów. Zarządzanie pojemnością bram i ramp opisuje artykuł jak Studio VSS.net zarządza konsumpcją pojemności bram.
Identyfikacja pojazdu przez kamery LPR przy wjeździe i wyjeździe
Studio VSS.net w wersji RS integruje się z kamerami ANPR/LPR producentów BCS, Bosch, Dahua i Hikvision. Kamera zainstalowana przy bramie wjazdowej odczytuje tablicę rejestracyjną pojazdu i automatycznie wyszukuje powiązaną awizację. Pojazd z aktywną awizacją pojawia się na liście oczekujących bez jakiejkolwiek interwencji kierowcy czy pracownika bramy. Zdjęcie tablicy wykonane podczas wjazdu jest zapisywane jako dowód fotograficzny w rekordzie awizacji.
Moduł LPR rejestruje również wyjazdy - kamera przy bramie wyjazdowej odczytuje tablicę przy opuszczaniu terenu i automatycznie zamyka wizytę w systemie. Historia wjazdów i wyjazdów dla każdego pojazdu jest archiwizowana i dostępna do filtrowania po numerze rejestracyjnym, dacie, kierowcy lub kontrahencie. Dostęp do pełnego archiwum ruchu pojazdów zapewnia moduł Yard Management System w Studio VSS.net.
Jak przebiega odprawa kierowcy krok po kroku
Poniżej opisano standardowy przebieg odprawy kierowcy przy bramie wjazdowej w systemie Studio VSS.net - od przyjazdu do uzyskania zezwolenia na wjazd.
- Przyjazd w zarezerwowanym oknie czasowym. Kierowca przyjeżdża na bramę w godzinie wskazanej w potwierdzeniu awizacji. Kamera LPR odczytuje tablicę rejestracyjną i wyszukuje awizację. Pojazd pojawia się na liście oczekujących u pracownika bramy.
- Weryfikacja awizacji przez pracownika bramy. Pracownik ochrony otwiera moduł Oczekujące Brama i widzi pełne dane awizacji: numer Load Plan, kontrahenta, przewoźnika, numer rejestracyjny, dane kierowcy i miniaturę zdjęcia z LPR. W razie potrzeby otwiera podgląd kompletnego dokumentu.
- Pobranie podpisu elektronicznego kierowcy. Pracownik wybiera akcję Podpis. Kierowca składa odręczny podpis na ekranie dotykowym tabletu. Podpis jest zapisywany i trwale powiązany z dokumentem awizacji.
- Wydruk przepustki jednorazowej. Pracownik generuje przepustkę jednorazową z kodem QR, danymi kierowcy i numerem Load Plan. Przepustka jest drukowana lub przekazywana elektronicznie.
- Zezwolenie na wjazd i przypisanie rampy. Pracownik wskazuje rampę rozładunkową i zatwierdza wjazd. System wysyła opcjonalnie SMS do kierowcy z numerem rampy. Status awizacji zmienia się na W realizacji - magazyn widzi przybycie pojazdu.
Najczęstsze pytania o awizację kierowcy w Studio VSS.net
Czy kierowca musi mieć konto w systemie VSS.net?
Nie. Kierowca nie loguje się do systemu VSS.net i nie potrzebuje własnego konta. Awizację w jego imieniu zakłada przewoźnik lub dyspozytor przez portal dostawcy. Kierowca jest identyfikowany po numerze rejestracyjnym pojazdu oraz danych wpisanych w formularzu awizacji - nr dokumentu tożsamości, imię, nazwisko, telefon.
Jak kierowca dowiaduje się o przyznanym oknie czasowym?
Po zapisaniu awizacji system automatycznie wysyła potwierdzenie SMS i e-mail na dane kontaktowe wpisane w formularzu. Wiadomość e-mail zawiera datę, godzinę, numer rampy i kod QR umożliwiający weryfikację przy bramie. Treść powiadomień jest konfigurowana przez administratora w szablonach w sekcji Skorowidze.
Czy kierowca może przyjechać bez awizacji?
W wersji RS systemu Studio VSS.net kierowca może zarejestrować swój przyjazd samodzielnie przy kiosku samoobsługowym zainstalowanym przy bramie. Kiosk umożliwia wpisanie numeru rejestracyjnego i wybór wolnego okna czasowego bez angażowania pracownika ochrony. Bez kiosku - pracownik bramy może ręcznie zarejestrować pojazd w systemie.
Jak działa kiosk samoobsługowy dla kierowców?
Kiosk samoobsługowy to tablet lub panel dotykowy przy bramie wjazdowej z uproszczonym interfejsem przeglądarkowym. Kierowca wpisuje numer rejestracyjny lub skanuje kod QR z potwierdzenia awizacji. System odszukuje istniejącą awizację i zmienia jej status na Przyjechał. Cała operacja trwa kilkanaście sekund. Kiosk dostępny jest w wersji RS systemu Studio VSS.net.
Co zawiera przepustka jednorazowa wydrukowana przy bramie?
Przepustka zawiera: datę i godzinę ważności, numer rejestracyjny pojazdu, numer dokumentu tożsamości kierowcy, imię i nazwisko, numer telefonu, firmę, numer Load Plan, login i datę wystawienia oraz cel wizyty. Kod QR umożliwia weryfikację na terenie zakładu przez skanowanie. Na dole dokumentu są miejsca na podpis pracownika i potwierdzenie wjazdu.
Czy system LPR może automatycznie zidentyfikować pojazd na bramie?
Tak. Studio VSS.net w wersji RS integruje się z kamerami ANPR/LPR producentów BCS, Bosch, Dahua i Hikvision. Kamera odczytuje tablicę rejestracyjną i automatycznie wyszukuje awizację w systemie. Pojazd pojawia się na liście oczekujących u pracownika bramy bez żadnej interwencji. Zdjęcie pojazdu jest zapisywane w rekordzie awizacji jako dowód fotograficzny.
Jak długo trwa odprawa kierowcy przy bramie z systemem VSS.net?
Odprawa przy bramie z użyciem systemu i kamer LPR trwa od kilkunastu sekund do ok. 2 minut. Automatyczna identyfikacja tablicy eliminuje ręczne sprawdzanie dokumentów. Pracownik ochrony widzi gotową awizację, pobiera podpis elektroniczny i generuje przepustkę jednym kliknięciem. Bez systemu ręczna weryfikacja mogła zajmować 10-15 minut na pojazd.
Co się dzieje po złożeniu podpisu elektronicznego przez kierowcę?
Podpis jest zapisywany w rekordzie awizacji. System zmienia status na oczekującą wjazd. Pracownik bramy generuje przepustkę jednorazową z kodem QR, a następnie wystawia zezwolenie na wjazd z przypisaną rampą. Kierowca jest informowany o numerze rampy - opcjonalnie przez SMS. Magazyn widzi przyjazd pojazdu i może przygotować stanowisko rozładunku.
Czy kierowca dostaje powiadomienie SMS przy wjeździe na teren zakładu?
Tak, system może automatycznie wysłać SMS do kierowcy przy zatwierdzeniu zezwolenia na wjazd. Wiadomość zawiera numer rampy i potwierdzenie godziny wjazdu. Szablony SMS konfiguruje administrator w sekcji Skorowidze - można je dostosować do specyfiki obiektu i języka kierowcy.