Studio RMA.net to webowy system reklamacji dla firm produkcyjnych - zgłoszenia prowadzone przez pięć stanów i statusy zależne od stanu, import kartotek z arkusza Excel, raporty PDF oraz wdrożenie w modelu SaaS lub on-premise w 4-8 tygodni.
Przegląd zagadnień
| Zagadnienie | W skrócie |
|---|---|
| Czym jest system RMA dla produkcji | System RMA (Return Merchandise Authorization) prowadzi zgłoszenie od rejestracji przez klienta lub pracownika, przez realizację w serwisie, po decyzję i zamknięcie sprawy. |
| Rejestracja i przepływ zgłoszenia | Zgłoszenie z formularza na stronie trafia do rejestru Oczekujące RMA i czeka na weryfikację, a dalej przechodzi przez stany Nowa, W realizacji, Rozpatrzona i Zamknięta. |
| Praca w przeglądarce i raporty | Studio RMA.net działa w przeglądarce na komputerze, tablecie i telefonie, a raporty są dokumentami PDF generowanymi na serwerze. |
| Kartoteka asortymentu | Reklamowany artykuł pochodzi z kartoteki z indeksem, grupą produktową, czasem gwarancji, dostawcą i producentem. |
| Import z Excela i integracje | Kartoteki można wczytać z arkusza Excel; połączenie z systemem ERP nie jest częścią wersji demonstracyjnej. |
| Model SaaS i on-premise | Studio RMA.net jest dostępne w modelu subskrypcji miesięcznej (SaaS) lub jako instalacja na własnej infrastrukturze klienta (on-premise). |
Firmy produkcyjne i handlowe tracą czas i pieniądze na obsługę reklamacji prowadzoną w arkuszach kalkulacyjnych, skrzynkach e-mail i zeszytach. Brak centralnego rejestru zgłoszeń to codzienny problem działów serwisu i jakości. Studio RMA.net zbiera zgłoszenia w jednym rejestrze i prowadzi je przez zdefiniowane stany od rejestracji po decyzję o rozwiązaniu.
Czym jest system RMA dla produkcji
System RMA (Return Merchandise Authorization) obsługuje pełen cykl życia zgłoszenia: od rejestracji przez klienta lub pracownika, przez weryfikację i realizację w serwisie, aż po zapisanie decyzji i zamknięcie sprawy. Każde zgłoszenie jest jednym rekordem z numerem RMA, stanem i statusem, a osobę odpowiedzialną wskazuje użytkownik, więc zgłoszenie nie ginie między działami.
Reklamacje w produkcji dotyczą konkretnych wyrobów, a nie ogólnych kategorii. W Studio RMA.net reklamowany artykuł wybiera się z kartoteki asortymentu, a przyczynę reklamacji, opis wady i numer seryjny zapisuje się przy zgłoszeniu. Przyczyna jest polem tekstowym, więc jej nazewnictwo ustala firma.
Rejestracja i przepływ zgłoszenia
Zgłoszenie z formularza na stronie trafia do rejestru Oczekujące RMA, gdzie pracownik sprawdza je wstępnie i anuluje, odrzuca albo przekazuje do dalszej obsługi; zgłoszenia dopisane przez pracownika trafiają, według pomocy programu, do rejestru Nowe. W stanie W realizacji serwis prowadzi sprawę (statusy Naprawa, Opinia sklepu, Rzeczoznawca i inne), w stanie Rozpatrzona decyzję zapisuje się jako status Uznana, Nieuznana albo Upust cenowy, a stan Zamknięta kończy proces. Stan i status zmienia pracownik w oknie Status.
Formularz Dodawanie reklamacji ma cztery sekcje: Reklamujący, Sposób powiadomienia, Reklamowany produkt i Dane zgłoszenia. Firmę i asortyment wybiera się z list zasilanych kartotekami, a w sekcji Dane zgłoszenia podaje się numer dokumentu zakupu, daty zakupu i powstania wady, przyczynę reklamacji oraz żądanie klienta.
Praca w przeglądarce i raporty
Studio RMA.net działa jako aplikacja webowa dostępna przez przeglądarkę na komputerach, tabletach i telefonach. Rejestry na małym ekranie przewija się poziomo, a pulpit z wykresami wymaga szerokiego okna przeglądarki. Gdy użytkownik otwiera zgłoszenie do edycji, program blokuje rekord: w kolumnie Edytowany pojawia się ikona z loginem osoby edytującej, więc dwie osoby nie zmieniają tego samego zgłoszenia jednocześnie.
Raporty są dokumentami PDF generowanymi na serwerze i można je pobrać jako Word, Excel, TIF albo PDF. Zestawiają zgłoszenia według artykułu, żądania, dostawcy, statusu i pracownika; dwa raporty (Matrix wg artykułu i Matrix wg żądania reklamującego) układają je według miesięcy. Część raportów ma pola Data od i Data do, a raporty według dostawców i statusów obejmują cały okres danych. Rejestry i zestawienia można też wyeksportować do Excela.
Kartoteka asortymentu
Kartoteka asortymentu zawiera indeks, numer katalogowy, nazwę, grupę produktową, czas gwarancji, dostawcę i producenta, a także jedno pole tekstowe Cecha na dodatkową cechę artykułu. Przycisk Rewizja zmian w kartotece otwiera zestawienie wszystkich reklamacji wybranego artykułu. Powiązania wyrobów z komponentami, wariantami i partiami nie są częścią wersji demonstracyjnej; czy i jak je odwzorować, ustalamy przed wyceną.
Raport Reklamacje wg dostawców zestawia zgłoszenia według dostawców, a zestawienie Rozliczenie kosztów reklamacji pokazuje wartość usług i cenę zakupu przy reklamacjach zamkniętych i rozliczonych. Raporty programu nie podają czasu obsługi zgłoszenia.
Import z Excela i integracje
Kartoteki asortymentu, kontrahentów, pracowników i usług można wpisać w programie albo wczytać z arkusza Excel w oknie Import: wskazuje się arkusz, wiersz nagłówkowy i pierwszą kolumnę. Handlowiec rejestrujący reklamację wybiera klienta z listy kontrahentów zamiast wpisywać jego nazwę przy każdym zgłoszeniu.
Połączenie z systemem ERP nie jest częścią wersji demonstracyjnej. Czy i jak dane z reklamacji mają wymieniać się z ERP Twojej firmy, ustalamy przed wyceną - zakres integracji jest jednym z parametrów oferty.
Model SaaS i on-premise
Studio RMA.net jest dostępne w modelu subskrypcji miesięcznej (SaaS) lub jako instalacja na własnej infrastrukturze klienta (on-premise). Model SaaS pozwala uruchomić system bez inwestycji w serwery i bez angażowania własnego działu IT - aktualizacje, kopie zapasowe i bezpieczeństwo danych są po stronie dostawcy. Model on-premise sprawdza się tam, gdzie polityka bezpieczeństwa wymaga przechowywania danych wyłącznie na własnej infrastrukturze.
Oba modele obsługują te same funkcje - różnica dotyczy wyłącznie lokalizacji serwera aplikacji i bazy danych. Podstawowe wdrożenie zajmuje 4-8 tygodni i obejmuje analizę procesu, konfigurację środowiska, import danych słownikowych i szkolenie użytkowników.
Słownik pojęć
- SSystem RMA
- Oprogramowanie prowadzące rejestr reklamacji i zwrotów towarów od przyjęcia zgłoszenia do zamknięcia sprawy.
- SStany i statusy
- Pięć stanów zgłoszenia (Nowa, W realizacji, Rozpatrzona, Zamknięta, Anulowana) i statusy zależne od stanu, ustawiane przez pracownika w oknie Status.
- IImport z Excela
- Wczytanie kartoteki asortymentu, kontrahentów, pracowników albo usług z arkusza xlsx lub xls w oknie Import.
- KKartoteka asortymentu
- Lista reklamowanych artykułów z indeksem, numerem katalogowym, grupą produktową, czasem gwarancji, dostawcą i producentem; zgłoszenie odwołuje się do niej przy wyborze produktu.
- MModel SaaS i on-premise
- Dwa warianty dostępu do oprogramowania - w chmurze w formie subskrypcji lub instalacji na infrastrukturze klienta.