Zgodność licencyjna to relacja między liczbą licencji, które firma posiada, a liczbą licencji, które faktycznie zużywa według metryki z umowy producenta. Bilans ujemny oznacza niedobór i ryzyko roszczenia, dodatni oznacza nadwyżkę, czyli pieniądze do odzyskania. W ewidIT zużycie liczy się z przydziałów oraz z instalacji, które agenty wykrywają na stacjach roboczych.
Audyt producenta nie sprawdza intencji, tylko dowody: ile instalacji działa, ile licencji kupiono i czy da się to pokazać dokumentami. Poniżej opisano, jak liczy się zgodność dla trzech podstawowych metryk, jak wygląda rejestr licencji w systemie ewidencji sprzętu IT ewidIT i które dane trzeba mieć, zanim przyjdzie pismo z żądaniem weryfikacji.
Dlaczego audyt licencji bywa kosztowny
Producenci oprogramowania, w tym Microsoft, Adobe, Autodesk i Oracle, zastrzegają w umowach prawo do weryfikacji zgodności. Zakres audytu, termin odpowiedzi i skutki niedoboru zależą od postanowień konkretnej umowy, więc nie da się podać jednej stawki. Wspólny jest mechanizm: jeśli liczba instalacji przekracza liczbę licencji, brakujące sztuki trzeba nabyć, a firma musi udowodnić, które z posiadanych licencji obejmują które instalacje.
Koszt nie wynika więc tylko z niedoboru. Wynika też z braku dokumentów: nie ma faktury, nie wiadomo, czy licencja OEM została przypisana do urządzenia, które już zlikwidowano, albo ktoś nie pamięta, że subskrypcja wygasła w zeszłym miesiącu. Dlatego zarządzanie licencjami opiera się na dwóch rejestrach, które się porównuje: rejestrze zakupów i rejestrze zużycia. Dopiero ich zestawienie pokazuje rozjazd, którego nie widać, gdy każdy rejestr żyje osobno, na przykład w arkuszu działu zakupów i w głowie administratora.
Metryki licencyjne i sposób liczenia zużycia
Metryka określa, co producent liczy jako jedną jednostkę licencji. W ewidIT każda licencja ma metrykę, a zużycie produktu wylicza się inaczej dla każdej z nich:
| Metryka | Symbol | Zużycie liczone jako |
|---|---|---|
| Użytkownik | U | liczba aktywnych osób z przydziałem licencji |
| Urządzenie | D | liczba urządzeń z przydziałem razem z urządzeniami, na których agent wykrył instalację (każde urządzenie raz) |
| Rdzeń | C | suma rdzeni urządzeń z wykrytą instalacją, z minimum na urządzenie |
| Jednoczesne | R | liczba osób z przydziałem |
| Cała firma | S | równe liczbie posiadanych licencji, bilans jest zawsze zgodny |
Metryka rdzeniowa ma najwięcej pułapek. Producenci stosują minimalną liczbę licencji na serwer albo procesor, więc serwer z ośmioma rdzeniami bywa licencjonowany jak serwer z szesnastoma. Dla Windows Server minimum wynosi 8 licencji rdzeniowych na procesor i 16 na serwer, a dla SQL Server 4 licencje rdzeniowe na procesor (zob. opis zasad licencjonowania, który cytuje przewodniki Microsoft). Wartości zawsze trzeba sprawdzić w aktualnych warunkach producenta. W ewidIT minimum na serwer ustawia się w karcie licencji i domyślnie wynosi 16 rdzeni.
Bilans produktu i jego wartość pieniężną liczy się tak:
B = P - Z
Ryzyko = max(0, Z - P) × c
Nadwyżka = max(0, P - Z) × cgdzie P to liczba posiadanych licencji aktywnych w dniu obliczenia, Z to zużycie według metryki, a c to cena jednostkowa licencji. Trzy przykłady z założeniami modelu (nie z wdrożenia):
| Produkt | Metryka | P | Z | Bilans | Wynik |
|---|---|---|---|---|---|
| Program A | urządzenie | 120 | 134 | -14 | ryzyko 6 720 zł przy cenie 480 zł |
| Program B | użytkownik | 200 | 171 | +29 | nadwyżka 2 755 zł przy cenie 95 zł |
| Serwer bazodanowy | rdzeń | 32 | 32 | 0 | dwa serwery po 8 i 12 rdzeni liczą się po 16 |
Ostatni wiersz pokazuje działanie minimum: fizycznie jest 20 rdzeni, a zużycie wynosi 32, bo każdy z dwóch serwerów liczy się przynajmniej jako 16.
Rejestr licencji w ewidIT
Licencja ma typ (OEM, BOX, zbiorcza MOLP, subskrypcja SUB albo umowa EA), metrykę, ilość, okres obowiązywania i cenę jednostkową. Do licencji dołącza się dowody zakupu: numer faktury, numer KSeF, numer umowy i załączniki. System zapisuje też prawo do niższej wersji i powiązanie z licencją nadrzędną, na przykład z Software Assurance.
Produkt, którego dotyczy licencja, ma wzorce nazwy i wydawcy, według których system rozpoznaje instalacje z raportów agentów. Produkt oznaczony jako niewymagający licencji, na przykład program bezpłatny albo sterownik, nie trafia do bilansu. Licencja OEM jest przypisana na stałe do jednego urządzenia i wygasa razem z nim: utylizacja albo sprzedaż urządzenia dezaktywuje licencję.
Klucze licencyjne są maskowane na listach. Pełny klucz widzi tylko administrator firmy, a każdy odczyt zapisuje się w rejestrze zmian. Dzięki temu klucz nie krąży w arkuszach, a wiadomo, kto go oglądał.
Ekran Zgodność licencji
Ekran Zgodność zestawia dla każdego produktu licencje posiadane i zużyte, bilans, liczbę instalacji, ryzyko i nadwyżkę w złotych oraz stan: niedobór, nadwyżka albo zgodne. U góry są kafle: liczba produktów, liczba produktów z niedoborem, łączne ryzyko, łączna nadwyżka i pokrycie agentami. Lista sortuje się od niedoborów o największym ryzyku, a eksport CSV przekazuje dane księgowości.
Pokrycie agentami ma znaczenie dla wiarygodności całego bilansu. To odsetek urządzeń, które powinny raportować, a przysłały raport w ostatnich 30 dniach. Gdy pokrycie wynosi 70%, to zużycie jest policzone dla siedmiu urządzeń na dziesięć, a pozostałe widać tylko w przydziałach. Lupa przy produkcie otwiera listę instalacji z urządzeniem, hostem, osobą, wersją i informacją, czy instalacja ma przydział licencji.
Odzyskiwanie licencji, które nie są używane
Nadwyżka ma sens, gdy da się ją odzyskać. Raport Licencje do odzyskania wskazuje przydziały osób nieaktywnych oraz przydziały urządzeń, które nie przysłały raportu od 90 dni. Licencje OEM są pominięte, bo nie przechodzą na inne urządzenie. Odejście pracownika zwalnia licencje w protokole zwrotu, a likwidacja urządzenia zwalnia jego przydziały. Licencje czasowe (subskrypcje, umowy EA i zbiorcze) wchodzą do wspólnego silnika terminów, który ostrzega przed końcem okresu w progach 90, 60, 30 i 7 dni.
Czego bilans nie robi
Rozwiązanie ma zakres, który warto znać, zanim zacznie się mu ufać. System nie robi czterech rzeczy:
- nie interpretuje warunków umowy, na przykład praw do użytkowania w środowisku wirtualnym,
- nie odczytuje subskrypcji z konsoli dostawcy, więc przydziały licencji chmurowych wprowadza się ręcznie,
- nie widzi instalacji na urządzeniach bez agenta ani raportu,
- nie zastępuje audytu ani opinii prawnika o zgodności.
Bilans pokazuje, gdzie ryzyko jest największe i w jakich dokumentach szukać dowodu. Decyzja o zakupie albo rezygnacji zostaje po stronie osoby odpowiedzialnej za licencje.
Słownik pojęć
- MMetryka licencji
- Jednostka, którą producent liczy jako jedną licencję: użytkownik, urządzenie, rdzeń, użytkownik jednoczesny albo cała firma.
- BBilans licencji
- Różnica między licencjami posiadanymi a zużytymi. Wartość ujemna to niedobór, dodatnia to nadwyżka.
- NNiedobór
- Sytuacja, w której zużycie przekracza liczbę posiadanych licencji. Ryzyko liczy się jako niedobór pomnożony przez cenę jednostkową.
- LLicencja OEM
- Licencja przypisana na stałe do jednego urządzenia. Wygasa razem z nim po utylizacji albo sprzedaży.
- MMinimum rdzeni
- Producencka dolna granica licencji rdzeniowych na serwer albo procesor, stosowana także wtedy, gdy fizycznych rdzeni jest mniej.
- PPokrycie agentami
- Odsetek urządzeń, które powinny raportować, a przysłały raport w ostatnich 30 dniach. Określa wiarygodność bilansu.