Silnik terminów w ewidIT zbiera w jednym oknie daty końca gwarancji sprzętu, umów serwisowych i leasingu, decyzji o wykupie, niezapłaconych rat, subskrypcji i licencji oraz terminy wpisane ręcznie, a o zbliżającym się końcu informuje w progach 90, 60, 30 i 7 dni. Jedna reguła zastępuje osobne przypomnienia dla każdego typu umowy.
Gwarancja kończy się po cichu, leasing wymaga decyzji o wykupie w określonym dniu, a subskrypcja odnawia się albo wygasa bez zgłoszenia. Poniżej opisano, skąd system bierze każdy termin, jak wyznacza próg powiadomienia, jak wygląda rejestr umów i leasingów oraz jak liczy informacyjną wartość sprzętu. Mechanizm jest częścią systemu ewidencji sprzętu IT ewidIT w Studio TCS.net.
Skąd system bierze terminy
Okno Terminy łączy siedem źródeł w jedną listę z kolumnami: termin, liczba dni do niego, rodzaj i opis. Ekran pokazuje horyzont 30, 60 albo 90 dni albo rok, a eksport CSV przekazuje listę dalej.
| Źródło | Co jest terminem | Uwaga |
|---|---|---|
| Gwarancja | koniec gwarancji urządzenia | data z modelu przy przyjęciu dostawy |
| Umowa leasingu lub najmu | koniec umowy | dotyczy umów aktywnych |
| Umowa serwisowa | koniec umowy | poziom SLA zapisany w umowie |
| Wykup | termin decyzji o wykupie | osobny termin w umowie leasingu |
| Rata | termin raty | tylko raty niezapłacone |
| Licencja | koniec subskrypcji, umowy EA albo licencji zbiorczej | licencje stałe nie mają terminu |
| Termin ręczny | data wpisana przez operatora | na przykład przegląd UPS albo klimatyzacji serwerowni |
Gwarancję system wylicza przy przyjęciu dostawy. Do daty przyjęcia dodaje liczbę miesięcy zapisaną w modelu sprzętu i przepisuje poziom gwarancji, na przykład serwis u klienta następnego dnia roboczego. Urządzenia zlikwidowane, sprzedane, zaginione i oczekujące na likwidację znikają z terminów gwarancji, bo przypomnienie o nich nie ma sensu.
Przy przyjęciu zapisuje się też numer faktury i numer KSeF, więc termin gwarancji, cena i dowód zakupu leżą w jednej karcie sprzętu. Te same pola ma rejestr licencji.
Progi i powiadomienia
Zadanie dzienne sprawdza terminy na 90 dni naprzód i dla każdego wybiera najmniejszy próg, który termin już przekroczył. Domyślne progi to 90, 60, 30 i 7 dni, a firma może je zmienić. Każdy próg zapisuje się raz, więc system nie wysyła kolejnego przypomnienia o tym samym terminie i tym samym progu.
Regułę można zapisać tak:
próg = min { p z listy progów : p ≥ liczba dni do terminu }Przykłady dla progów 90, 60, 30 i 7: termin za 100 dni nie daje powiadomienia, za 75 dni daje próg 90, za 45 dni próg 60, za 20 dni próg 30, a za 5 dni próg 7. Termin, który już minął, nie wchodzi do okna powiadomień.
W praktyce umowa leasingu kończąca się za 80 dni jest od razu widoczna w oknie Terminy, a pierwsze powiadomienie dostaje w progu 90 dni. Kolejne przychodzą po przekroczeniu progów 60, 30 i 7 dni, więc opiekun umowy ma cztery okazje, by zdecydować o przedłużeniu, wykupie albo zwrocie sprzętu.
Powiadomienie trafia do dzwonka w systemie, gdzie widzą je operatorzy IT i administrator firmy. Jeśli firma włączyła wysyłkę e-mail i podała adres powiadomień, to samo zestawienie idzie jednym mailem z kolejki wiadomości systemu. Przypomnienie dotyczy końca okresu, a nie ma być zamiennikiem decyzji: o odnowieniu umowy decyduje jej opiekun.
Umowy i leasingi
Rejestr umów obejmuje leasing, najem, umowy serwisowe i subskrypcje. Umowa ma kontrahenta z numerem NIP, numer, okres obowiązywania, wartość i walutę, a leasing także kwotę wykupu i termin decyzji o wykupie. Umowa serwisowa zapisuje poziom SLA, a każda umowa ma opiekuna, który odpowiada za jej odnowienie.
Do umowy dołącza się harmonogram rat: termin, kwota netto, VAT i status zapłaty. Status zapłaty ma charakter informacyjny, bo płatności prowadzi księgowość. Do umowy przypisuje się też zasoby objęte leasingiem albo serwisem, a z karty sprzętu widać, z jakiej umowy pochodzi. Dzięki temu pytanie „które laptopy wracają do leasingodawcy za trzy miesiące” ma odpowiedź w jednej liście.
Wartość sprzętu i amortyzacja informacyjna
Raport wartości zestawia sprzęt według kategorii: liczbę sztuk, wartość zakupu i wartość bieżącą. Kategoria ma symbol klasyfikacji środków trwałych (KŚT) i roczną stawkę amortyzacji, a raport liczy wartość bieżącą liniowo:
W = C × max( 0 ; 1 - s/100 × m/12 ) dla C > 10 000 zł
W = 0 dla C ≤ 10 000 złgdzie C to cena zakupu netto, s to roczna stawka amortyzacji w procentach z kategorii, a m to liczba miesięcy kalendarzowych między datą zakupu a dniem raportu. Przykład z założeniami modelu: serwer kupiony za 12 000 zł netto 18 miesięcy temu, przy stawce 30% ma wartość 12 000 × (1 - 0,30 × 18/12) = 12 000 × 0,55 = 6 600 zł. Laptop za 4 890 zł ma wartość 0, bo przy cenie do 10 000 zł przyjmuje się odpis jednorazowy.
Próg 10 000 zł odpowiada możliwości jednorazowego odpisu z art. 16d ustawy o CIT: podatnik może nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych, jeśli wartość początkowa środka trwałego nie przekracza tej kwoty. Stawka 30% jest zwyczajowa dla komputerów. Symbol KŚT i stawkę każda firma ustala z księgowością, bo wykaz rocznych stawek i klasyfikację stosuje się według przepisów. Raport jest informacją dla działu IT i nie zastępuje ewidencji środków trwałych w systemie księgowym.
Obok raportu wartości są dwa zestawienia dla planowania wymian: sprzęt starszy niż 4 albo 5 lat i sprzęt bez gwarancji. Trzecie, Licencje do odzyskania, wskazuje przydziały osób nieaktywnych i urządzeń bez raportu od 90 dni.
Czego silnik terminów nie robi
Zakres jest celowo wąski. System nie wykonuje czterech czynności:
- nie odnawia umów ani nie zamawia nowych licencji,
- nie rozlicza rat ani nie zastępuje księgowości,
- nie wysyła powiadomień SMS ani na komunikatory,
- nie powiadamia o terminie sprzętu zlikwidowanego, sprzedanego i zaginionego.
Jego zadaniem jest to, żeby termin był widoczny przed upływem, razem z umową, urządzeniem i opiekunem, który ma podjąć decyzję.
Słownik pojęć
- PPróg powiadomienia
- Liczba dni przed terminem, w której system wysyła przypomnienie. Domyślnie 90, 60, 30 i 7 dni, z możliwością zmiany przez firmę.
- WWykup
- Prawo odkupienia sprzętu po zakończeniu leasingu. W umowie zapisuje się kwotę wykupu i termin decyzji.
- SSLA
- Umowa o poziomie usług serwisowych, na przykład naprawa następnego dnia roboczego u klienta.
- TTermin ręczny
- Data wpisana przez operatora poza umowami i gwarancjami, na przykład przegląd UPS albo klimatyzacji serwerowni.
- AAmortyzacja informacyjna
- Wartość bieżąca sprzętu liczona liniowo według stawki z kategorii. Nie zastępuje ewidencji środków trwałych w księgach.
- KKSeF
- Krajowy System e-Faktur. Numer faktury w KSeF zapisuje się przy przyjęciu sprzętu i w rejestrze licencji.