Inwentaryzacja sprzętu IT to porównanie ewidencji z tym, co faktycznie stoi w pomieszczeniach firmy, zakończone rozliczeniem każdej różnicy dokumentem. W ewidIT spis prowadzi się na arkuszu: operator skanuje etykiety, system ocenia każdą pozycję jako zgodną, przeniesioną, brakującą albo nadmiarową, a po zakończeniu spisu zakłada dokumenty przesunięć i szkód.
Agent na komputerze potwierdza, że urządzenie żyje w sieci, ale nie mówi, w którym pokoju stoi ani czy jest w rękach właściwej osoby. Spis z natury uzupełnia ten obraz. Poniżej opisano arkusz, reguły wyników i rozliczenie oraz to, co zostaje do wyjaśnienia ręcznie. Spis jest funkcją systemu ewidencji sprzętu IT ewidIT w Studio TCS.net i nie zastępuje inwentaryzacji w księgach rachunkowych: jej zakres i terminy ustala księgowość.
Po co spis, skoro agenci raportują
Raport agenta dotyczy komputera, nie miejsca. Urządzenie może od miesięcy przysyłać raporty z innego piętra niż zapisano w ewidencji, a monitor, drukarka i telefon nie raportują w ogóle. Dlatego ewidIT oznacza zasoby jako potwierdzone zdalnie, gdy ich ostatni raport jest nie starszy niż parametr firmy (domyślnie 7 dni), ale oznaczenie ma charakter informacyjny i nie zastępuje spisu.
Spis ma też drugi cel: wyłapuje różnice, które nie zdarzają się w sieci. To sprzęt przeniesiony bez dokumentu, urządzenie bez numeru inwentarzowego, laptop zostawiony w szafie po odejściu pracownika.
Arkusz spisowy i jego zakres
Operator zakłada arkusz, wskazując lokalizację. Zakres obejmuje wskazaną lokalizację razem z podrzędnymi, więc wybór piętra obejmuje wszystkie jego pomieszczenia (struktura to firma, oddział, budynek, piętro i pomieszczenie). Arkusz ma numer, datę, nazwę i opcję trybu na ślepo, w którym ekran nie podpowiada ilości pozycji do znalezienia.
System wstawia do arkusza wszystkie zasoby z zakresu poza zlikwidowanymi, sprzedanymi i zaginionymi oraz poza komponentami zamontowanymi w urządzeniu, takimi jak karta SIM albo dysk. Każda pozycja zapamiętuje oczekiwaną lokalizację i osobę z chwili założenia arkusza, a także znacznik potwierdzenia zdalnego.
Skanowanie i wyniki pozycji
Spis prowadzi się w przeglądarce telefonu, tabletu albo komputera. Operator wybiera lokalizację, w której stoi, i skanuje kolejne etykiety, każdy skan zatwierdzając klawiszem Enter. System rozpoznaje kod w tej kolejności: numer inwentarzowy, numer seryjny, EPC z tagu RFID UHF i adres MAC. Czytnik RFID pracujący w trybie klawiatury podaje kolejne kody tak samo jak skaner kodów kreskowych. Skan z adresem QR zawierającym parametr tag też zostaje poprawnie odczytany.
Każdy skan nadaje pozycji wynik:
| Wynik | Symbol | Kiedy powstaje |
|---|---|---|
| Zgodny | ZG | zasób stoi w lokalizacji z arkusza |
| Inna lokalizacja | IL | zasób zeskanowano w innym miejscu niż w ewidencji |
| Nadwyżka | NA | zasób istnieje w ewidencji, ale spoza zakresu arkusza |
| Nieznany | NZ | kod nie pasuje do żadnego zasobu firmy |
| Brak | BR | pozycji nie zeskanowano do końca spisu |
| Inna osoba | IO | ustawiany ręcznie na pozycji, gdy sprzęt jest u kogoś innego |
Ostatni skan wygrywa: ponowne zeskanowanie pozycji zastępuje poprzedni wynik, więc pomyłkowy skan w złym pokoju poprawia się przez skan w dobrym. Operator może też zmienić wynik pozycji ręcznie (na przykład potwierdzić brak komisyjnie), a system porównuje znacznik wersji rekordu, aby dwie osoby nie nadpisały się nawzajem.
Przebieg spisu jednego piętra
Typowy spis jednego piętra prowadzi jedna osoba z telefonem. Operator zakłada arkusz dla piętra, otwiera go w przeglądarce i idzie od pokoju do pokoju. W każdym pomieszczeniu wybiera je jako bieżącą lokalizację i skanuje etykiety stojących tam urządzeń. Jeśli skan pokaże, że komputer stoi w innym pokoju niż zapisano w ewidencji, pozycja dostaje wynik IL, a gdy kod nie pasuje do żadnego zasobu firmy, wynik NZ.
Tryb na ślepo przydaje się, gdy spis ma być niezależny od ewidencji. Operator nie widzi wtedy, ile urządzeń powinno stać w pomieszczeniu, więc nie kończy skanowania w chwili, gdy „znajdzie” oczekiwaną liczbę. Po obejściu piętra kończy spis, przegląda listę braków i nadwyżek, a dopiero potem uruchamia rozliczenie.
Zakończenie spisu i rozliczenie różnic
Zakończenie spisu oznacza wszystkie niezeskanowane pozycje jako braki i zmienia status arkusza na „spis zakończony”. Dopiero wtedy można go rozliczyć. Rozliczenie tworzy dokumenty:
| Wynik | Co robi rozliczenie |
|---|---|
| IL, inna lokalizacja | dokument przesunięcia do lokalizacji ze spisu, osobny dla każdej lokalizacji |
| BR u zasobu bez osoby | dokument szkody z zaginięciem, z protokołem różnic |
| BR u zasobu przypisanego osobie | bez dokumentu, wyjaśnia się zwrotem albo szkodą z karty osoby |
| NZ, nieznany kod | przyjęcie do ewidencji dokumentem przyjęcia po spisie |
Wskaźnik zgodności arkusza liczy się jako udział pozycji zgodnych w pozycjach z zakresu:
zgodność = ZG / (ZG + IL + IO + BR) × 100%Przykład z założeniami modelu: arkusz ma 120 pozycji w zakresie, z czego 108 jest zgodnych, 6 w innej lokalizacji i 6 brakuje (4 bez osoby, 2 u osób), a spoza zakresu zeskanowano 2 zasoby (nadwyżka) i 1 nieznany kod. Zgodność wynosi 108 / 120 = 90%. Rozliczenie założy dwa dokumenty przesunięć (jeśli pozycje IL stoją w dwóch lokalizacjach) i jeden dokument szkody dla czterech braków, a dwa braki u osób zostają do wyjaśnienia, podobnie jak nieznany kod.
Protokół różnic drukuje tabelę pozycji z wynikiem innym niż zgodny: zasób, model, lokalizację w ewidencji, lokalizację w spisie, wynik i dokument rozliczenia. Pod tabelą jest miejsce na podpisy przewodniczącego i członka komisji.
Samoinwentaryzacja pracownika
Pracownik widzi w portalu swój sprzęt i licencje. Może zaznaczyć urządzenia, które ma przy sobie, i potwierdzić ich posiadanie: system zapisuje to jako zdarzenie na osi czasu, bez zmiany zasobu. Może też zgłosić problem z urządzeniem, co zakłada incydent w ewidencji dla działu IT. Samoinwentaryzacja odciąża spis w biurze, bo potwierdza sprzęt, który jest u ludzi, ale podobnie jak potwierdzenie zdalne nie zastępuje spisu z natury.
Czego spis nie robi
Zakres funkcji jest wąski i zamierzony. Spis nie wykonuje czterech czynności:
- nie rozlicza automatycznie sprzętu przypisanego osobom, bo o jego losie decyduje zwrot albo szkoda,
- nie zmienia osoby przypisanej do sprzętu na podstawie skanu, bo to robią tylko dokumenty,
- nie zastępuje inwentaryzacji w księgach rachunkowych,
- nie wymaga osobnego kolektora: działa w przeglądarce, a czytnik RFID w trybie klawiatury podaje kody jak skaner.
Słownik pojęć
- AArkusz spisowy
- Dokument spisu z zakresem lokalizacji, datą i listą pozycji do sprawdzenia. Każda pozycja zapamiętuje oczekiwaną lokalizację i osobę.
- SSpis na ślepo
- Tryb, w którym ekran nie podpowiada, ile pozycji jest do znalezienia w danej lokalizacji.
- WWynik pozycji
- Ocena po skanie lub zakończeniu spisu: zgodny (ZG), inna lokalizacja (IL), inna osoba (IO), brak (BR), nieznany (NZ) albo nadwyżka (NA).
- NNadwyżka
- Zasób, który istnieje w ewidencji, ale zeskanowano go poza zakresem arkusza.
- PProtokół różnic
- Wydruk pozycji o wyniku innym niż zgodny, z dokumentem rozliczenia i miejscem na podpisy komisji.
- EEPC
- Identyfikator zapisany w tagu RFID UHF. Czytnik w trybie klawiatury podaje go jak kod ze skanera.