Likwidacja sprzętu IT to formalne wycofanie urządzenia z użytkowania na podstawie protokołu komisji, a utylizacja to przekazanie go odbiorcy odpadów po tym, jak zniszczono zapisane na nim dane. W ewidIT oba etapy są osobnymi dokumentami, a system nie pozwoli zutylizować ani sprzedać urządzenia z nośnikiem danych, dopóki zniszczenie nośnika nie zostanie potwierdzone.
Stary laptop z niezabezpieczonym dyskiem jest dla firmy większym ryzykiem niż jego wartość złomowa. Poniżej opisano kolejność czynności, reguły, które system wymusza, i to, jakie dane trzeba zebrać, żeby partia utylizacji przeszła z numerem BDO, kodem odpadu i certyfikatem. Procedura jest częścią systemu ewidencji sprzętu IT ewidIT w Studio TCS.net, a tekst nie zastępuje opinii prawnej o obowiązkach z zakresu gospodarki odpadami.
Dwa etapy i reguły przejść
Sprzęt przechodzi dwa kolejne przejścia, a każde robi dokument:
| Etap | Dokument | Warunek | Skutek |
|---|---|---|---|
| Likwidacja | protokół likwidacji | sprzęt nie jest u osoby ani w serwisie | status „do likwidacji”, powrót do magazynu IT |
| Utylizacja | partia utylizacji | status „do likwidacji”, potwierdzony nośnik, odbiorca z numerem BDO, kod odpadu i numer KPO | status „zlikwidowany”, sprzęt u podmiotu zewnętrznego |
| Sprzedaż lub darowizna | partia sprzedaży | status „do likwidacji”, potwierdzony nośnik | status „sprzedany” |
Likwidację wystawia operator IT, ale protokół zatwierdza członek komisji, którym musi być inny operator niż wystawiający. Likwidacja wymaga podania powodu. Sprzęt przypisany osobie trzeba najpierw zwrócić, a urządzenie w serwisie wrócić z serwisu, więc nie da się zlikwidować komputera, który formalnie ma pracownik.
Zniszczenie nośników danych
Sprzęt z nośnikiem danych, takim jak laptop, serwer albo telefon, ma w kategorii oznaczenie nośnika. Dla takiego sprzętu potwierdza się zniszczenie nośnika dopiero po likwidacji, gdy ma status „do likwidacji”. Operator wybiera metodę i, jeśli ją stosuje, poziom według DIN 66399, a system zapisuje metodę, poziom, wynik (pozytywny albo negatywny), osobę i czas.
Metody odpowiadają trzem poziomom oczyszczania nośników z wytycznych NIST SP 800-88 Rev. 1 (dokument NIST):
| Metoda w ewidIT | Poziom NIST | Na czym polega |
|---|---|---|
| NIST 800-88 Clear | Clear | logiczne nadpisanie danych poleceniami zapisu |
| NIST 800-88 Purge | Purge | techniki, które uniemożliwiają odzyskanie danych metodami laboratoryjnymi, na przykład kasowanie kryptograficzne |
| Demagnetyzacja | Purge | rozmagnesowanie nośnika magnetycznego |
| Zniszczenie fizyczne | Destroy | rozdrobnienie, rozproszenie albo spalenie nośnika |
Wybór metody zależy od rodzaju nośnika, wrażliwości danych i tego, czy nośnik opuszcza kontrolę firmy. DIN 66399 dzieli nośniki na kategorie (litera H oznacza dyski twarde) i poziomy bezpieczeństwa; operator wpisuje je jako opis, na przykład H-5, a system ich nie weryfikuje. Wpis o negatywnym wyniku nie spełnia reguły: do utylizacji potrzebny jest co najmniej jeden wpis z wynikiem pozytywnym.
Dzięki temu urządzenie z dyskiem, którego nikt nie potwierdził jako zniszczonego, nie opuści firmy w partii utylizacji. System zatrzyma zatwierdzenie z komunikatem „brak potwierdzonego zniszczenia nośnika danych”.
Metody można łączyć w zależności od przeznaczenia sprzętu. Dysk laptopa, który ma zostać sprzedany albo przekazany w darowiźnie, przechodzi zwykle Clear albo Purge, a dysk serwera z wrażliwymi danymi trafia do zniszczenia fizycznego. Wybór należy do operatora; system pilnuje tylko tego, by wynik był zapisany i pozytywny.
Partia utylizacji i jej dane
Partia utylizacji obejmuje zaznaczone urządzenia ze statusem „do likwidacji”. Przed zatwierdzeniem system sprawdza cztery rzeczy:
- odbiorca odpadów musi mieć w kartotece numer rejestrowy BDO,
- trzeba podać kod odpadu i numer karty przekazania odpadu (KPO) z BDO,
- każdy sprzęt z nośnikiem musi mieć potwierdzone zniszczenie,
- każde urządzenie musi mieć status „do likwidacji”.
Kod odpadu wybiera posiadacz odpadu na podstawie rozporządzenia w sprawie katalogu odpadów (Dz.U. 2020 poz. 10). Domyślnie pole zawiera 16 02 14, czyli zużyte urządzenia inne niż wymienione w kodach 16 02 09 do 16 02 13, do których zwykle zalicza się komputery, laptopy i drukarki. Kod 16 02 13* dotyczy zużytych urządzeń z niebezpiecznymi elementami. W razie wątpliwości kod potwierdza odbiorca odpadów.
Dowodem zniszczenia dla odbiorcy i dla audytora jest certyfikat. System zapisuje jego numer i nazwę pliku, a w przeglądarce liczy skrót SHA-256 samego pliku, więc późniejsza podmiana skanu wyjdzie na jaw. Plik certyfikatu dołącza się w oknie załączników. Zamiast utylizacji można wybrać sprzedaż albo darowiznę: wtedy nie potrzeba numeru BDO ani KPO, ale nośnik nadal musi być potwierdzony.
System zapisuje numer KPO, ale nie wystawia karty w BDO. Kartę przekazania wystawia się w portalu BDO, a numer przenosi do ewidIT.
Kolejność czynności w praktyce
Przebieg dla jednego laptopa z dyskiem wygląda następująco. Osoba zwraca urządzenie dokumentem zwrotu, więc sprzęt wraca do magazynu IT i przestaje być przypisany. Operator IT wystawia protokół likwidacji z podaniem powodu, a drugi operator wchodzący w skład komisji go zatwierdza. Urządzenie dostaje status „do likwidacji”. Dopiero teraz system pozwala wpisać zniszczenie nośnika: operator wybiera metodę, na przykład Purge, i zapisuje wynik pozytywny.
Na końcu operator zakłada partię utylizacji: zaznacza urządzenia, wybiera odbiorcę z numerem BDO, wpisuje kod odpadu i numer KPO, dołącza certyfikat od firmy niszczącej i zatwierdza partię. Urządzenie dostaje status „zlikwidowany” i trafia do podmiotu zewnętrznego. Kolejność wymusza system, więc nie da się jej obejść, na przykład zatwierdzając partię przed likwidacją.
Podział ról jest celowy: wystawiający protokół nie zatwierdza go sam, a osoba potwierdzająca zniszczenie nośnika zapisuje się w rejestrze z czasem. Audytor widzi więc nie tylko, że dane zniszczono, ale też kto to potwierdził i jaką metodą.
Skutki dla licencji i dokumentacji
Likwidacja, utylizacja i sprzedaż zwalniają przydziały licencji urządzenia. Licencja OEM, przypisana na stałe do urządzenia, wygasa razem z nim po utylizacji albo sprzedaży. Dzięki temu oprogramowanie, które nie ma już gdzie działać, przestaje liczyć się w bilansie zgodności licencji, a nadwyżka jest widoczna od razu.
Protokół likwidacji trafia do archiwum protokołów z łańcuchem skrótów SHA-256, więc to samo archiwum, które chroni protokoły wydania, chroni też dowód likwidacji. System nie prowadzi ewidencji środków trwałych, więc zdjęcie urządzenia z ksiąg odbywa się w systemie księgowym.
Słownik pojęć
- LLikwidacja
- Formalne wycofanie urządzenia z użytkowania na podstawie protokołu komisji. Sprzęt dostaje status „do likwidacji” i wraca do magazynu IT.
- UUtylizacja
- Przekazanie likwidowanego sprzętu odbiorcy odpadów z numerem BDO, z kodem odpadu, numerem KPO i certyfikatem zniszczenia.
- NNIST SP 800-88
- Wytyczne dotyczące oczyszczania nośników danych. Wyróżniają poziomy Clear, Purge i Destroy.
- DDIN 66399
- Norma dzieląca nośniki na kategorie i poziomy bezpieczeństwa niszczenia. W ewidIT poziom wpisuje się jako opis.
- KKPO
- Karta przekazania odpadu wystawiana w BDO. ewidIT zapisuje jej numer, ale nie wystawia karty.
- KKod odpadu 16 02 14
- Kod z katalogu odpadów dla zużytych urządzeń innych niż wymienione w kodach 16 02 09 do 16 02 13. Dla urządzeń z niebezpiecznymi elementami stosuje się 16 02 13*.