Onboarding to wydanie nowej osobie kompletu sprzętu i licencji potrzebnych na stanowisku, a offboarding to odebranie wszystkiego przy odejściu, ze stanem każdej pozycji i zwolnieniem licencji. W ewidIT oba procesy są kreatorami: system proponuje komplet z magazynu IT, a po zatwierdzeniu zapisuje jeden dokument z podpisem pracownika.
Pierwszy dzień pracy zaczyna się od laptopa, który ktoś musi znaleźć, skonfigurować i wydać z protokołem. Ostatni dzień kończy się zwrotem, o którym przypominają sobie dział IT, kadry i księgowość, każdy z osobna. Poniżej opisano, jak działają kreatory, według jakich reguł system dobiera sprzęt, co dzieje się z licencjami i kontem oraz co widzi sam pracownik. Procesy są częścią systemu ewidencji sprzętu IT ewidIT w Studio TCS.net.
Pakiet stanowiska
Pakiet to wzorzec wyposażenia dla stanowiska, na przykład „biuro” albo „handlowiec w terenie”. Zawiera pozycje: kategorię albo konkretny model sprzętu i ilość, produkt oprogramowania, którego licencja ma zostać przydzielona, oraz opcjonalnie kartę SIM. Pakiety ustawia administrator w słownikach firmy, a kreator onboardingu korzysta z nich za każdym razem, więc komplet dla nowej osoby nie zależy od pamięci operatora.
Onboarding: propozycja i wydanie
Kreator prowadzi przez trzy kroki: wybór osoby, wybór pakietu i tabelę z propozycją. Operator wybiera osobę z kartoteki, wskazuje pakiet i naciska „Zaproponuj sprzęt i licencje”. System dla każdej pozycji pakietu szuka egzemplarza albo licencji według reguł:
| Pozycja pakietu | Reguła doboru |
|---|---|
| Sprzęt | z magazynu IT, tylko sprawny albo nowy, najpierw sprawny, w kolejności daty zakupu |
| Sprzęt na otwartym dokumencie | pomijany, jeśli jest w buforze albo czeka na podpis |
| Karta SIM | wolna karta z magazynu IT |
| Licencja | z wolnej puli licencji osobowych (użytkownik albo jednoczesne), w kolejności od najpóźniej wygasającej |
| Brak w magazynie lub brak wolnej licencji | wiersz z komunikatem, co dokupić albo zwolnić |
Propozycję można poprawić. Operator może zamienić egzemplarz, skanując inny z magazynu, albo pominąć pozycję. System odrzuci egzemplarz, który nie jest w magazynie IT gotowy do wydania. Jeśli osoba ma już licencję na dany produkt, wiersz ostrzeże, że przydział jest zbędny.
Zatwierdzenie tworzy jeden dokument wydania. Zmienia on przypisanie sprzętu, przydziela licencje i otwiera protokół do podpisu, który osoba potwierdza podpisem na ekranie, kodem SMS albo w portalu pracownika. Dokument korzysta z tych samych zabezpieczeń co każde wydanie: znacznik wersji rekordu nie pozwala wydać tego samego egzemplarza dwóm osobom, a po podpisaniu protokół trafia do archiwum ze skrótem SHA-256.
Weźmy nową osobę w dziale handlowym, której przypisano pakiet „handlowiec w terenie”: laptop, telefon z kartą SIM i dwie licencje. Operator wybiera osobę i pakiet, a system zestawia propozycję z magazynu IT. Jeśli w magazynie nie ma wolnej karty SIM, wiersz pokaże brak i operator wie, co dokupić, zanim osoba zjawi się w pracy. Jeden dokument wydania obejmuje cały komplet, więc przypisanie sprzętu, przydział licencji i protokół nie rozjeżdżają się między sobą.
Offboarding: zwrot, ocena stanu i konto
Offboarding zaczyna się od listy wszystkiego, co jest przypisane osobie: sprzętu i licencji. Na liście operator ocenia stan każdego urządzenia, a system na tej podstawie ustawia status po zwrocie:
| Stan oceniony przy zwrocie | Status po zwrocie |
|---|---|
| Sprawny | sprawny (nowy zostaje nowy), urządzenie wraca do magazynu IT |
| Uszkodzony | uszkodzony, urządzenie wraca do magazynu IT |
| Niekompletny | uszkodzony, urządzenie wraca do magazynu IT |
| Brak (zaginięcie) | zaginiony, bez lokalizacji |
Dwa przełączniki, domyślnie włączone, decydują o reszcie. Pierwszy zwalnia wszystkie licencje osoby z datą zwrotu, nawet te, których nie ma na liście sprzętu. Drugi zapisuje wniosek o blokadę konta w kolejce wyjściowej, którą obsługuje administrator katalogu użytkowników albo konektor. ewidIT nie modyfikuje katalogu samodzielnie, więc samo wciśnięcie przełącznika nie blokuje konta, tylko zostawia ślad i zlecenie.
Zwrot też zamyka protokół, który podpisują obie strony. Dzięki temu dokument zwrotu jest tak samo wiarygodny jak dokument wydania, a pytanie „czy laptop wrócił i w jakim stanie” ma odpowiedź z datą i podpisem.
Weźmy pracownika, który odchodzi z działającym laptopem i telefonem z pękniętym ekranem. Operator ocenia laptop jako sprawny, a telefon jako uszkodzony. Oba wracają do magazynu IT, ale telefon ze statusem uszkodzony, więc kreator onboardingu nie zaproponuje go następnej osobie.
Oś czasu osoby i dane po odejściu
Każde przypisanie, zwrot, podpis i incydent zapisuje się na osi zdarzeń osoby i sprzętu, więc kartę osoby można przejrzeć jak historię: co dostała, kiedy i w jakim stanie oddała. Po odejściu osoba zostaje w kartotece jako nieaktywna, ponieważ protokoły muszą mieć adresata.
Dane kontaktowe są chronione krócej niż protokoły. Zadanie dzienne anonimizuje adres e-mail, telefon, numer karty i identyfikator konta osób nieaktywnych po okresie retencji, domyślnie po 12 miesiącach od odejścia (parametr firmy). Protokoły zostają jako dowód, a z kartoteki znika to, co pozwalałoby się z osobą skontaktować. W kartotece osobowej ewidencja przechowuje minimalny zakres danych i nie wymaga numeru PESEL ani adresu domowego.
Portal pracownika
Osoba z rolą pracownika widzi tylko swoje dane: przypisane urządzenia (razem z kartami SIM zamontowanymi w telefonie), przydzielone licencje i protokoły. Protokoły czekające na podpis ma zawsze na górze listy, więc może je podpisać bez udziału operatora. Oprócz podpisu protokołów wykonuje w portalu dwie czynności:
- potwierdza, że ma przy sobie wskazane urządzenia (system zapisuje zdarzenie bez zmiany sprzętu),
- zgłasza problem z urządzeniem, co zakłada incydent dla działu IT z opisem co najmniej kilku słów.
Konto pracownika nie widzi sprzętu innych osób ani rejestrów firmy, bo każde zapytanie portalu jest ograniczone do osoby powiązanej z kontem. Po zalogowaniu pracownik trafia od razu na ekran „Mój sprzęt”.
Czego kreatory nie robią
Procesy mają jasne granice. Kreatory nie wykonują czterech czynności:
- nie modyfikują katalogu użytkowników, bo wniosek o blokadę konta idzie do kolejki,
- nie zamawiają sprzętu, gdy w magazynie go brakuje, tylko pokazują brak,
- nie wydają sprzętu, który ma otwarty dokument,
- nie przenoszą zasobów innych modułów, takich jak narzędzia czy odzież robocza.
Słownik pojęć
- OOnboarding
- Wydanie nowej osobie kompletu sprzętu i licencji potrzebnych na stanowisku, z jednym protokołem do podpisu.
- OOffboarding
- Odebranie sprzętu i licencji przy odejściu osoby, ze stanem każdej pozycji i zamknięciem protokołu.
- PPakiet stanowiska
- Wzorzec wyposażenia dla stanowiska: kategorie lub modele sprzętu, produkty licencyjne i opcjonalnie karta SIM.
- KKolejka wyjściowa
- Lista wniosków, które obsługuje administrator katalogu albo konektor. Wniosek o blokadę konta jest w niej zapisem, a nie wykonaniem.
- RRetencja
- Okres, po którym dane kontaktowe osób nieaktywnych są anonimizowane. Domyślnie 12 miesięcy, parametr firmy.
- PPortal pracownika
- Widok osoby z rolą pracownika: jej urządzenia, licencje i protokoły oraz podpis, potwierdzenie posiadania i zgłoszenie problemu.