Integracja VSS.net z SAP, Comarch i Dynamics - awizacje połączone z systemem ERP

Dlaczego ERP nie zastępuje systemu awizacji

Systemy ERP klasy SAP, Comarch ERP czy Microsoft Dynamics są zaprojektowane do zarządzania procesami biznesowymi: zakupami, sprzedażą, finansami i produkcją. Nie posiadają natomiast funkcjonalności zarządzania ruchem pojazdów na placu magazynowym, rezerwacji okien czasowych i automatycznego przydziału ramp. Próba realizacji tych funkcji w ERP kończyłaby się albo rozbudowanymi modyfikacjami systemu, albo manualnym zarządzaniem harmonogramem dostaw przez dyspozytora telefonicznie i e-mailowo.

Skutek braku integracji między ERP a systemem awizacyjnym jest zawsze ten sam: dostawca awizuje dostawę przez e-mail lub telefon, dyspozytor ręcznie sprawdza w ERP, czy zamówienie jest aktywne i czy dostawca jest zarejestrowany. Ten samorzutny proces to strata 3-8 minut czasu dyspozytora przy każdej awizacji. W obiekcie z 40-60 awizacjami dziennie przekracza to połowę etatu pracownika.

Integracja VSS.net z ERP rozwiązuje ten problem systemowo. Weryfikacja dostawcy, sprawdzenie aktywności zamówienia i pobranie danych towaru odbywają się automatycznie w momencie rejestracji awizacji przez dostawcę w portalu. Dyspozytor nie musi otwierać ERP - system dostarczy mu gotowe, zweryfikowane dane w interfejsie VSS.net.

Architektura REST API - jak VSS.net łączy się z ERP

Studio VSS.net działa w roli klienta API względem systemu ERP. Oznacza to, że VSS.net inicjuje zapytania do ERP i odbiera odpowiedzi - ERP nie musi wiedzieć o istnieniu VSS.net, dopóki nie skonfigurujemy webhooka lub callbacku dla zdarzeń dwukierunkowych. Komunikacja odbywa się przez HTTPS z autoryzacją Bearer Token lub OAuth 2.0 w zależności od możliwości systemu ERP.

Dla SAP S/4HANA VSS.net korzysta z interfejsów OData v4, które są częścią standardowej instalacji SAP i nie wymagają żadnych modyfikacji systemu. Dla Comarch ERP XL dostępne jest REST API dokumentowane przez producenta - VSS.net używa endpointów zamówień zakupowych, kartoteki dostawców i dokumentów magazynowych. Dla enova365 komunikacja odbywa się przez enova365 Web API. Dla Microsoft Dynamics 365 Business Central i Finance & Operations dostępne są natywne konektory OData.

W każdym przypadku konfiguracja po stronie ERP ogranicza się do: utworzenia konta technicznego dla VSS.net, przyznania mu uprawnień do odczytu zamówień i dostawców oraz - jeśli wymagana jest dwukierunkowa wymiana - do zapisu dokumentów PZ. Żadne customizacje programistyczne w ERP nie są niezbędne.

Scenariusze wymiany danych między YMS a ERP

Integracja VSS.net z ERP obejmuje trzy podstawowe scenariusze wymiany danych, które można wdrożyć razem lub selektywnie w zależności od potrzeb operacyjnych klienta.

Pierwszy scenariusz to weryfikacja dostawcy i zamówienia podczas rejestracji awizacji. Gdy dostawca wypełnia formularz awizacji w portalu VSS.net i podaje swój identyfikator oraz numer zamówienia, system wysyła zapytanie do ERP. ERP odpowiada danymi dostawcy - nazwa, NIP, status aktywności, ewentualne blokady - i danymi zamówienia: pozycje, ilości, daty dostawy. VSS.net prezentuje te dane w formularzu i - jeśli zamówienie nie istnieje lub dostawca ma blokadę - wyświetla komunikat uniemożliwiający złożenie awizacji bez kontaktu z działem zakupów.

Drugi scenariusz to synchronizacja zamówień zakupowych. ERP może aktywnie przekazywać do VSS.net listę oczekiwanych zamówień z harmonogramem dostaw, pozwalając systemowi awizacyjnemu wstępnie przygotować sloty i powiadomić dostawców o oczekiwanym oknie czasowym. Ten scenariusz jest użyteczny w przypadku dostawców o regularnych harmonogramach dostaw, dla których awizacja jest formalnością, a nie wyraźnym zgłoszeniem.

Trzeci scenariusz to przekazanie dokumentu PZ po zakończeniu przyjęcia towaru. Po zamknięciu wizyty w VSS.net system przesyła do ERP informacje o rzeczywistej ilości przyjętego towaru, numerze dokumentu wewnętrznego i godzinie zamknięcia. ERP może na tej podstawie automatycznie zamknąć lub częściowo zamknąć zamówienie zakupowe i wygenerować fakturę kosztową. Eliminuje to opóźnienia między fizycznym przyjęciem towaru a jego zaksięgowaniem w systemie finansowym.

Weryfikacja dostawców i blokady - jak YMS chroni magazyn przed nieautoryzowanymi dostawami

Jednym z ważnych efektów integracji VSS.net z ERP jest automatyczna kontrola dostępu na poziomie awizacji. System sprawdza przy każdej rejestracji awizacji, czy dostawca jest aktywny w kartotece ERP i czy nie ma blokady płatniczej lub handlowej. Dzięki temu pojazdy od dostawców z zawieszoną współpracą nie uzyskają slotu - problem jest wykrywany na etapie awizacji, a nie dopiero na bramie po przyjeździe kierowcy.

Podobnie działają blokady zamówień. Jeżeli zamówienie zakupowe zostało anulowane lub wstrzymane w ERP po tym, jak dostawca zorganizował transport, system awizacyjny poinformuje o tym podczas próby złożenia awizacji - lub, w przypadku gdy awizacja została złożona wcześniej, wyświetli alert dla dyspozytora na liście zaplanowanych dostaw. Dyspozytor może skontaktować się z dostawcą z wyprzedzeniem i zapobiec bezcelowemu kursowi pojazdu.

Wymagania techniczne i czas wdrożenia integracji

Wdrożenie integracji VSS.net z systemem ERP przebiega w czterech etapach. Analiza i mapowanie danych zajmuje 3-5 dni roboczych: konsultant ustala zakres integracji, mapuje pola danych i konfiguruje reguły transformacji. Konfiguracja i testy na środowisku UAT trwają 5-10 dni roboczych. Testy akceptacyjne z użytkownikami - 2-3 dni. Uruchomienie produkcyjne z asystentem - 1-2 dni.

• Brak potrzeby modyfikacji ERP - VSS.net korzysta ze standardowych interfejsów API.
• Autoryzacja przez Bearer Token lub OAuth 2.0 - bezpieczna komunikacja przez HTTPS.
• Obsługa SAP S/4HANA (OData v4), Comarch ERP XL (REST API), enova365 (Web API), Dynamics 365 (OData).
• Możliwość konfiguracji zakresu integracji - od samej weryfikacji dostawcy po pełną synchronizację zamówień i dokumentów PZ.
• Producent dostarcza dokumentację API i współpracuje z zespołem IT klienta podczas wdrożenia.

Łączny czas wdrożenia wynosi od 2 do 4 tygodni w zależności od złożoności zakresu i dostępności zasobów IT klienta. Integracja z SAP i Dynamics 365 jest zwykle szybsza ze względu na dobrze udokumentowane API tych systemów. Integracja z systemami ERP starszej generacji może trwać nieco dłużej ze względu na konieczność przygotowania dedykowanych endpointów po stronie ERP.