Jak zgłosić awizację online - poradnik dla przewoźnika krok po kroku

Portal awizacyjny - dostęp bez instalacji i bez konta wewnętrznego

Jak zgłosić awizację online to pytanie, które słyszą logistycy od każdego nowego przewoźnika. Studio VSS.net odpowiada na nie prosto: wystarczy przeglądarka internetowa na komputerze, tablecie lub smartfonie. Przewoźnik nie instaluje żadnej aplikacji, nie potrzebuje konta w wewnętrznych systemach firmy przyjmującej i nie wymaga szkolenia - formularz awizacji jest intuicyjny i prowadzi użytkownika krok po kroku przez cały proces zgłoszenia.

Portal awizacyjny VSS.net jest dostępny pod adresem udostępnionym przez magazyn lub centrum dystrybucji. Adres URL jest publiczny - przewoźnik może go zakładać do zakładek przeglądarki i wracać do niego przy każdej kolejnej dostawie. Strona portalu jest responsywna i działa poprawnie zarówno na ekranie laptopa, jak i na ekranie smartfonu kierowcy, który musi szybko dokonać zgłoszenia będąc już w drodze.

Krok 1 - wybór lokalizacji i daty dostawy

Pierwszym krokiem formularza awizacji jest wybór lokalizacji dostawy. Jeśli firma przyjmująca posiada kilka magazynów lub hal produkcyjnych, przewoźnik wybiera konkretny obiekt z listy. Każda lokalizacja ma własny kalendarz dostępności - godziny pracy, dostępne rampy i aktualne wolne okna. Po wybraniu lokalizacji przewoźnik przechodzi do wyboru daty dostawy, gdzie system wyświetla kalendarz z zaznaczonymi dniami dostępnymi i zablokowanymi (np. dni ustawowo wolne lub zamknięcia serwisowe).

Po wybraniu daty system wyświetla listę dostępnych okien czasowych na ten dzień - z informacją o długości okna (np. 30 lub 60 minut) i rampie, do której zostanie skierowany pojazd. Okna już zajęte lub przekraczające dzienny limit załadunków nie są wyświetlane. Przewoźnik widzi tylko te sloty, które rzeczywiście może zarezerwować w danym momencie.

Krok 2 - dane pojazdu, kierowcy i ładunku

Po wybraniu okna czasowego formularz przechodzi do sekcji danych operacyjnych. Przewoźnik wpisuje numer rejestracyjny pojazdu (ciągnik i naczepa oddzielnie), imię i nazwisko kierowcy oraz numer jego dokumentu tożsamości lub karty kierowcy. Następnie uzupełnia dane ładunku: rodzaj transportu (FTL, LTL, drobnica), liczbę palet lub jednostek, orientacyjną wagę, rodzaj towaru i ewentualne wymagania specjalne - transport ADR, wymagania temperaturowe lub deklarację towaru niebezpiecznego.

Pola formularza, których wypełnienie jest wymagane przez magazyn, są oznaczone i zablokowana jest możliwość przesłania zgłoszenia bez ich uzupełnienia. Jeśli przewoźnik ma konto w portalu, dane pojazdów i kierowców mogą być zapamiętane i uzupełniane automatycznie przy kolejnych awizacjach, co znacząco skraca czas rejestracji dla stałych partnerów.

Krok 3 - potwierdzenie i powiadomienia po zgłoszeniu awizacji

Po wypełnieniu formularza i kliknięciu przycisku zatwierdzenia system VSS.net weryfikuje dane i wyświetla podsumowanie awizacji z numerem rezerwacji. Przewoźnik może wydrukować lub zapisać potwierdzenie z kodem QR jako plik PDF. W tym samym momencie system wysyła SMS z numerem awizacji i kodem QR na numer telefonu kierowcy - kierowca pokazuje kod QR przy bramie, gdzie czytnik kiosku weryfikuje rezerwację w kilka sekund.

Równolegle powiadomienie o nowej awizacji trafia do dyspozytora magazynu, który widzi nowe zgłoszenie w kalendarzu VSS.net z pełnymi danymi pojazdu i ładunku. Jeśli awizacja wymaga ręcznej akceptacji (tryb moderowany), dyspozytor potwierdza lub odrzuca zgłoszenie przez panel, a przewoźnik otrzymuje SMS z wynikiem weryfikacji. W trybie automatycznym akceptacja jest natychmiastowa i nie wymaga interwencji dyspozytora.

• Bez instalacji - portal awizacyjny działa w przeglądarce na komputerze, tablecie i smartfonie, bez instalowania żadnej aplikacji.
• Bez konta firmowego - przewoźnik nie potrzebuje dostępu do wewnętrznych systemów firmy przyjmującej, tylko unikalnego adresu portalu.
• Krok po kroku - formularz prowadzi przez wybór lokalizacji, daty, okna, danych pojazdu i ładunku bez możliwości pominięcia wymaganych pól.
• Natychmiastowe potwierdzenie - kod QR awizacji trafia SMS-em do kierowcy zaraz po zatwierdzeniu formularza.
• Monitoring statusu - przewoźnik może śledzić status awizacji (oczekuje, potwierdzona, w obsłudze, zamknięta) przez link z SMS lub konto w portalu.

Monitorowanie statusu awizacji po zgłoszeniu

Po złożeniu awizacji przewoźnik może śledzić jej status przez unikalny link z wiadomości SMS lub przez swoje konto w portalu VSS.net. System wyświetla aktualny status awizacji: oczekuje na potwierdzenie, potwierdzona, pojazd na placu, w obsłudze, zamknięta. Każda zmiana statusu generuje opcjonalne powiadomienie SMS do kierowcy i koordynatora transportu po stronie przewoźnika. Dzięki temu koordynator wie, kiedy kierowca dotarł do magazynu, kiedy trwa rozładunek i kiedy wizyta została zamknięta - bez konieczności dzwonienia na bramę.