Kiosk kierowcy
Samoobsługowy terminal przy bramie - kierowca skanuje kod QR z awizacji i odbiera przepustkę bez angażowania pracownika ochrony.
W skrócie: Studio VSS.net pozwala przewoźnikowi zgłosić awizację online przez przeglądarkę w trzech krokach: wybór lokalizacji i okna, dane pojazdu i ładunku, zatwierdzenie z kodem QR. Potwierdzenie trafia SMS-em do kierowcy. Status awizacji można śledzić przez link lub konto w portalu.
Portal awizacyjny - dostęp bez instalacji i bez konta wewnętrznego
Jak zgłosić awizację online to pytanie, które słyszą logistycy od każdego nowego przewoźnika. Studio VSS.net odpowiada na nie prosto: wystarczy przeglądarka internetowa na komputerze, tablecie lub smartfonie. Przewoźnik nie instaluje żadnej aplikacji, nie potrzebuje konta w wewnętrznych systemach firmy przyjmującej i nie wymaga szkolenia - formularz awizacji jest intuicyjny i prowadzi użytkownika krok po kroku przez cały proces zgłoszenia.
Portal awizacyjny VSS.net jest dostępny pod adresem udostępnionym przez magazyn lub centrum dystrybucji. Adres URL jest publiczny - przewoźnik może go zakładać do zakładek przeglądarki i wracać do niego przy każdej kolejnej dostawie. Strona portalu jest responsywna i działa poprawnie zarówno na ekranie laptopa, jak i na ekranie smartfonu kierowcy, który musi szybko dokonać zgłoszenia będąc już w drodze.
Krok 1 - wybór lokalizacji i daty dostawy
Pierwszym krokiem formularza awizacji jest wybór lokalizacji dostawy. Jeśli firma przyjmująca posiada kilka magazynów lub hal produkcyjnych, przewoźnik wybiera konkretny obiekt z listy. Każda lokalizacja ma własny kalendarz dostępności - godziny pracy, dostępne rampy i aktualne wolne okna. Po wybraniu lokalizacji przewoźnik przechodzi do wyboru daty dostawy, gdzie system wyświetla kalendarz z zaznaczonymi dniami dostępnymi i zablokowanymi (np. dni ustawowo wolne lub zamknięcia serwisowe).
Po wybraniu daty system wyświetla listę dostępnych okien czasowych na ten dzień - z informacją o długości okna (np. 30 lub 60 minut) i rampie, do której zostanie skierowany pojazd. Okna już zajęte lub przekraczające dzienny limit załadunków nie są wyświetlane. Przewoźnik widzi tylko te sloty, które rzeczywiście może zarezerwować w danym momencie.
Krok 2 - dane pojazdu, kierowcy i ładunku
Po wybraniu okna czasowego formularz przechodzi do sekcji danych operacyjnych. Przewoźnik wpisuje numer rejestracyjny pojazdu (ciągnik i naczepa oddzielnie), imię i nazwisko kierowcy oraz numer jego dokumentu tożsamości lub karty kierowcy. Następnie uzupełnia dane ładunku: rodzaj transportu (FTL, LTL, drobnica), liczbę palet lub jednostek, orientacyjną wagę, rodzaj towaru i ewentualne wymagania specjalne - transport ADR, wymagania temperaturowe lub deklarację towaru niebezpiecznego.
Pola formularza, których wypełnienie jest wymagane przez magazyn, są oznaczone i zablokowana jest możliwość przesłania zgłoszenia bez ich uzupełnienia. Jeśli przewoźnik ma konto w portalu, dane pojazdów i kierowców mogą być zapamiętane i uzupełniane automatycznie przy kolejnych awizacjach, co znacząco skraca czas rejestracji dla stałych partnerów.
Krok 3 - potwierdzenie i powiadomienia po zgłoszeniu awizacji
Po wypełnieniu formularza i kliknięciu przycisku zatwierdzenia system VSS.net weryfikuje dane i wyświetla podsumowanie awizacji z numerem rezerwacji. Przewoźnik może wydrukować lub zapisać potwierdzenie z kodem QR jako plik PDF. W tym samym momencie system wysyła SMS z numerem awizacji i kodem QR na numer telefonu kierowcy - kierowca pokazuje kod QR przy bramie, gdzie czytnik kiosku weryfikuje rezerwację w kilka sekund.
Równolegle powiadomienie o nowej awizacji trafia do dyspozytora magazynu, który widzi nowe zgłoszenie w kalendarzu VSS.net z pełnymi danymi pojazdu i ładunku. Jeśli awizacja wymaga ręcznej akceptacji (tryb moderowany), dyspozytor potwierdza lub odrzuca zgłoszenie przez panel, a przewoźnik otrzymuje SMS z wynikiem weryfikacji. W trybie automatycznym akceptacja jest natychmiastowa i nie wymaga interwencji dyspozytora.
- Bez instalacji - portal awizacyjny działa w przeglądarce na komputerze, tablecie i smartfonie, bez instalowania żadnej aplikacji.
- Bez konta firmowego - przewoźnik nie potrzebuje dostępu do wewnętrznych systemów firmy przyjmującej, tylko unikalnego adresu portalu.
- Krok po kroku - formularz prowadzi przez wybór lokalizacji, daty, okna, danych pojazdu i ładunku bez możliwości pominięcia wymaganych pól.
- Natychmiastowe potwierdzenie - kod QR awizacji trafia SMS-em do kierowcy zaraz po zatwierdzeniu formularza.
- Monitoring statusu - przewoźnik może śledzić status awizacji (oczekuje, potwierdzona, w obsłudze, zamknięta) przez link z SMS lub konto w portalu.
Monitorowanie statusu awizacji po zgłoszeniu
Po złożeniu awizacji przewoźnik może śledzić jej status przez unikalny link z wiadomości SMS lub przez swoje konto w portalu VSS.net. System wyświetla aktualny status awizacji: oczekuje na potwierdzenie, potwierdzona, pojazd na placu, w obsłudze, zamknięta. Każda zmiana statusu generuje opcjonalne powiadomienie SMS do kierowcy i koordynatora transportu po stronie przewoźnika. Dzięki temu koordynator wie, kiedy kierowca dotarł do magazynu, kiedy trwa rozładunek i kiedy wizyta została zamknięta - bez konieczności dzwonienia na bramę.
Sprawdź Studio VSS.net w działaniu
Bezpłatne demo, wycena i kalkulator ROI - bez zobowiązań.
Najczęstsze pytania o zgłaszanie awizacji online
Czy przewoźnik musi zakładać konto, żeby zgłosić awizację w VSS.net?
Nie - Studio VSS.net oferuje dwa tryby rejestracji. Przewoźnik może zgłosić awizację jako gość, wpisując jedynie numer rejestracyjny pojazdu, dane kierowcy i wybierając okno czasowe. Dla stałych partnerów dostępna jest rejestracja konta z historią awizacji, zapisanymi danymi pojazdów i możliwością zarządzania kilkoma rezerwacjami jednocześnie. O wyborze trybu decyduje magazyn w ustawieniach portalu - niektóre obiekty wymagają konta dla wszystkich dostawców, inne dopuszczają rezerwacje gościnne dla jednorazowych transportów.
Jak długo przed dostawą trzeba zgłosić awizację online?
Minimalny czas wyprzedzenia dla awizacji jest konfigurowany przez administratora systemu VSS.net osobno dla każdej lokalizacji i grupy towarów. Typowe ustawienie to 4-24 godziny przed planowaną dostawą, choć magazyny obsługujące dostawy just-in-time mogą skrócić ten czas do 1-2 godzin. Maksymalny horyzont awizacji wynosi zwykle 14-30 dni. Przewoźnik widzący w portalu dostępne okna automatycznie widzi tylko te, które mieszczą się w dopuszczalnym przedziale. System blokuje próby rezerwacji poza zdefiniowanym oknem czasowym.
Co się dzieje z awizacją, jeśli przewoźnik spóźni się na zarezerwowane okno?
Studio VSS.net obsługuje trzy scenariusze spóźnienia. Jeśli opóźnienie jest krótkie (domyślnie do 15-30 minut od końca okna, parametr konfigurowalny), pojazd może być przyjęty przez dyspozytora bez konieczności przeprowadzania nowej awizacji - dyspozytor decyduje o przyjęciu na podstawie aktualnej zajętości ramp. Przy dłuższym opóźnieniu system automatycznie prosi o potwierdzenie nowego okna przez SMS. W przypadku braku odpowiedzi i zajętości wszystkich ramp awizacja jest anulowana z odnotowaniem przyczyny w historii dostawcy.