Do czego służą kartoteki przewoźników w systemie VSS.net?
Kartoteki przewoźników w systemie VSS.net to funkcja umożliwiająca gromadzenie i zarządzanie danymi firm transportowych współpracujących z przedsiębiorstwem. To praktyczne narzędzie, które usprawnia proces tworzenia awizacji, ułatwia identyfikację partnerów logistycznych i pozwala zachować porządek w dokumentacji. Dzięki kartotekom przewoźników logistyka zyskuje szybki dostęp do danych operacyjnych i kontaktowych.
Każda kartoteka zawiera kluczowe informacje o przewoźniku – nazwę firmy, numer NIP, dane teleadresowe, osoby kontaktowe, adres e-mail i numer telefonu. Można również dodać informacje o typach obsługiwanych transportów, dostępnych pojazdach, obszarach działalności oraz dokumentach (np. licencjach, polisach OC). System pozwala także oznaczyć przewoźników jako aktywnych lub nieaktywnych, co ułatwia filtrowanie listy partnerów.
Kartoteki przewoźników są bezpośrednio wykorzystywane podczas tworzenia awizacji – użytkownik wybiera z listy właściwego partnera, a dane są automatycznie uzupełniane w formularzu. Umożliwia to szybką rejestrację transportu bez ryzyka pomyłki. System zapisuje również historię współpracy z przewoźnikiem: ilość i terminowość awizacji, opóźnienia, komentarze oraz zgłoszone problemy. Te dane są cennym źródłem wiedzy dla działu logistyki przy ocenie jakości współpracy.
Dzięki dobrze prowadzonej kartotece przewoźników system VSS.net wspiera przejrzystość i efektywność w organizacji transportów. Eliminuje konieczność wielokrotnego wprowadzania tych samych informacji, pozwala szybko reagować na zmiany i ułatwia analizę relacji z firmami transportowymi. To fundament nowoczesnego i uporządkowanego zarządzania logistyką przychodzącą i wychodzącą.
Kartoteki przewoźników
Pozycja menu „Przewoźnicy” znajduje się w sekcji „KARTOTEKI”. Wybór tej pozycji menu pozwala na wyświetlenie zestawienia przewoźników z informacjami o nich. Przewoźnicy to osoby lub firmy, które świadczą usługi transportowe.
Z poziomu zestawienia kartotek przewoźników użytkownik ma dostępne następujące polecenia:
Dopisz
Pozwala na dodanie nowego przewoźnika do zestawienia. Klikając na to polecenie, użytkownik może wprowadzić dane nowego przewoźnika i zapisać je w systemie.
Edycja
Umożliwia edycję danych istniejącego przewoźnika. Po wybraniu tego polecenia, użytkownik może dokonać zmian w informacjach dotyczących danego przewoźnika, a następnie zapisać wprowadzone modyfikacje.
Awizacje
Ten element menu pozwala na zarządzanie awizacjami związanymi z danym przewoźnikiem. Awizacje to zazwyczaj powiadomienia o planowanych dostawach lub odbiorach towarów.
Historia
To polecenie pozwala na przeglądanie historii zmian danych przewoźnika. Użytkownik może zobaczyć wcześniejsze wersje informacji oraz daty i osoby odpowiedzialne za wprowadzone zmiany.
Wyślij mail
Pozwala na wysłanie wiadomości e-mail bezpośrednio związanej z danym przewoźnikiem. Użytkownik może skorzystać z tej opcji, aby komunikować się z przewoźnikiem w sprawach logistycznych lub innych związanych z transportem.
Wszystkie te polecenia pomagają w zarządzaniu danymi przewoźników w systemie, umożliwiając dodawanie nowych, edycję istniejących informacji, śledzenie historii zmian oraz komunikację z nimi poprzez e-mail.
Kolumny w tabeli
| Funkcjonalność | Szerokość (px) | Opis |
|---|---|---|
| Aktywne (CheckBox) | 100 | To pole typu wyboru (checkbox), które pozwala określić, czy dany przewoźnik jest aktywny lub nie. Jeśli pole jest zaznaczone (true), oznacza to, że przewoźnik jest aktywny, w przeciwnym przypadku (false) jest nieaktywny. |
| Nazwa (Text) | 200 | To pole tekstowe, w którym znajduje się nazwa przewoźnika. Przechowywane są tu dane dotyczące identyfikacji przewoźnika poprzez jego nazwę. |
| Nr SAP (Text) | 150 | Pole tekstowe zawierające numer SAP przewoźnika. Numer SAP to unikalny identyfikator przypisany w systemie ERP (Enterprise Resource Planning). |
| Kod pocztowy (Text) | 100 | To pole przechowuje kod pocztowy adresu przewoźnika, jest to ciąg znaków używany do identyfikacji określonego obszaru pocztowego. |
| Miejscowość (Text) | 150 | W tym polu znajduje się informacja o miejscowości, w której znajduje się siedziba lub centrala przewoźnika. |
| Ulica (Text) | 200 | Pole zawiera nazwę ulicy, na której znajduje się siedziba przewoźnika. |
| Telefon (Text) | 150 | To pole przechowuje numer telefonu kontaktowego przewoźnika, który może być wykorzystywany w celu komunikacji z nim. |
| E-mail (Text) | 200 | Pole przechowuje adres e-mail przewoźnika, który może być wykorzystywany do korespondencji elektronicznej. |
| Język komunikacji (Text) | 150 | W tym polu znajduje się informacja o preferowanym języku komunikacji z przewoźnikiem. |
| NIP (Text) | 150 | Pole przechowuje numer NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej) przewoźnika, który jest używany do celów podatkowych i identyfikacyjnych. |
| Zapisał (Text) | 100 | To pole zawiera informację o osobie, która dokonała zapisu danych przewoźnika do systemu. |
| Data zapisu (Date) | 100 | W tym polu znajduje się data, kiedy dane przewoźnika zostały zapisane w systemie. |
| KOLOR (Text) | 100 | Pole przechowuje informacje o kolorze przewoźnika lub inną informację kategoryzacyjną. |
| Nr referencyjny (Text) | 200 | To pole pozwala na wpisanie numeru referencyjnego związanego z przewoźnikiem, który może być używany do celów wewnętrznych lub jako odnośnik. |
Funkcje standardowe
Funkcje standardowe tabeli są dostępne zarówno w pasku narzędziowym ukrytym pod ikoną "hamburgera", jak i w menu kontekstowym, które jest wywoływane przez kliknięcie prawym przyciskiem myszy na tabeli.
Kopiuj tekst zaznaczonej komórki tabeli
Pozwala na skopiowanie zawartości zaznaczonej komórki tabeli i umieszczenie jej w schowku. Skopiowany tekst można następnie wkleić w innym miejscu.
Filtruj i sortuj
Filtruj dane w tabeli według wartości zaznaczonej komórki. Umożliwia filtrowanie danych w tabeli na podstawie wartości zaznaczonej komórki. Po wybraniu tej funkcji, tabela zostanie przefiltrowana, wyświetlając tylko wiersze zawierające wartość zaznaczonej komórki. Sortowanie natomiast pozwala na uporządkowanie danych według określonych kolumn w kolejności rosnącej lub malejącej, ułatwiając porządkowanie danych i znalezienie potrzebnych informacji.
Eksport danych do Excela
Pozwala na wyeksportowanie danych z tabeli do pliku Excel. Ten przycisk uruchamia proces eksportu, który umożliwia zapisanie danych tabeli w formacie XLSX lub XLS obsługiwanym przez program MS Excel.
Notatki (uwagi) do dokumentu
Dodawanie notatek jest przydatną funkcją, która umożliwia dodawanie dodatkowych informacji, komentarzy lub wyjaśnień do dokumentów magazynowych. Uwagi mogą być wykorzystywane do zapisywania istotnych informacji, wskazywania szczegółów lub udzielania wskazówek, co ułatwia zarządzanie danymi i zapamiętywanie istotnych informacji. Informacje te dostępne są w programie dla wszystkich użytkowników i mogą być wyświetlane na mobilnych kolektorach danych (skanerach). W ten sposób użytkownicy komunikują sobie ważne treści dotyczące operacji magazynowych i procesów przyjęcia, wydania, składowania czy inwentaryzacji.
Pliki
Dodawanie plików dokumentów pozwala na dołączanie plików, takich jak zdjęcia, dokumenty PDF, arkusze kalkulacyjne, itp., bezpośrednio do odpowiednich rekordów w programie. Ta funkcja umożliwia przechowywanie i udostępnianie dodatkowych materiałów związanych z danymi, co ułatwia organizację dokumentów w postaci drzewa katalogów. Fizycznie dla każdego dokumentu tworzony jest podkatalog (folder) gdzie gromadzone są pliki. Użytkownik może samodzielnie dodawać własne foldery gdzie zapisuje dowolne pliki skojarzone z danym dokumentem magazynowym.
Załączniki
Dodawanie załączników do dokumentów pozwala na dołączanie plików, takich jak zdjęcia, dokumenty PDF, arkusze kalkulacyjne, itp., bezpośrednio do odpowiednich rekordów w programie. Ta funkcja umożliwia przechowywanie i udostępnianie dodatkowych materiałów związanych z danymi, co ułatwia organizację dokumentów i zapewnia kompletność informacji w programie. W przeciwieństwie do funkcji PLIKI tutaj załączniki nie są organizowane w dodatkowe foldery, za to użytkownik może dodawać szybko załączniki metodą drag&drop.
Zdjęcia
Dodawanie zdjęć do dokumentów magazynowych umożliwia dołączanie obrazów bezpośrednio do rekordów w programie. Może to być przydatne na przykład w przypadku kartotek produktów, gdzie można przedstawiać zdjęcia produktów, wizualnie ułatwiając identyfikację i rozpoznawanie przedmiotów. Ponadto załączone zdjęcia do dokumentów mogą dokumentować sposób pakowania towaru, jakość otrzymanych dostaw itp.
Historia
Wyświetla zdarzenia zapisane w bazie danych pokazując skojarzone zapisy zmian dotyczące bieżące rekordu, dokumentu czy kartoteki. Może być to historia obrotów asortymentu, kontrahenta czy tez historia zmian danych w bazie.
Rola Działu Logistyki i Transportu w VSS.net
Dział logistyki i transportu pełni bardzo ważną funkcję w codziennej pracy z systemem VSS.net, ponieważ odpowiada za kompleksowe zarządzanie procesami dostaw i załadunków. Pracownicy tego działu zajmują się planowaniem, koordynacją oraz nadzorowaniem przepływu towarów i pojazdów na terenie firmy. Dzięki platformie VSS.net, logistycy zyskują pełny wgląd w aktualne harmonogramy transportów oraz dostępność ramp. W rezultacie, mogą efektywnie zarządzać operacjami logistycznymi i optymalizować wykorzystanie zasobów.
System VSS.net dostarcza działowi logistyki szereg praktycznych narzędzi do zarządzania awizacjami, czyli elektronicznymi zgłoszeniami transportów. Użytkownicy mogą samodzielnie akceptować lub odrzucać awizacje, modyfikować terminy dostaw oraz przypisywać pojazdy do odpowiednich ramp czy doków przeładunkowych. Co więcej, oprogramowanie oferuje funkcje kalendarzy i okien czasowych, które ułatwiają planowanie i unikanie zatorów. System umożliwia również definiowanie standardowych danych, takich jak rodzaje transportów czy przewoźników, poprzez moduł skorowidzów, co zapewnia spójność informacji.
Zaawansowane funkcje VSS.net znacząco wspierają pracę działu logistyki. Moduł YMS (Yard Management System) pozwala na efektywne zarządzanie placem manewrowym i ruchem pojazdów, a funkcja Gate Assistant usprawnia obsługę ramp. Dodatkowo, integracja z technologią LPR (rozpoznawanie tablic rejestracyjnych) automatyzuje identyfikację pojazdów, zwiększając bezpieczeństwo. System udostępnia również narzędzia analityczne i zestawienia, które pozwalają monitorować wydajność i identyfikować obszary do poprawy. Korzystając z VSS.net, Dział logistyki i transportu zyskuje lepszą kontrolę nad łańcuchem dostaw i podnosi jakość obsługi.
Zarządzanie Danymi Podstawowymi w Sekcji Kartoteki VSS.net
Sekcja „Kartoteki” w systemie VSS.net stanowi centralne miejsce do zarządzania kluczowymi danymi wykorzystywanymi w procesach logistycznych. Umożliwia ona gromadzenie i porządkowanie informacji o różnych elementach systemu, takich jak partnerzy biznesowi czy zasoby firmy. W rezultacie, użytkownicy zyskują spójny i uporządkowany dostęp do fundamentalnych danych operacyjnych. Jest to niezastąpione narzędzie dla działu logistyki i transportu, które dba o poprawność i aktualność informacji.
W ramach tej sekcji użytkownicy mogą zarządzać różnorodnymi kartotekami, które obejmują między innymi kontrahentów (dostawców i odbiorców), przewoźników oraz asortyment towarów. Ponadto, system pozwala na definiowanie i edycję danych dotyczących obiektów logistycznych, magazynów oraz bram wjazdowych. Dzięki temu możliwe jest precyzyjne odwzorowanie infrastruktury firmy w systemie. Co więcej, każda kartoteka posiada dedykowane funkcje do przeglądania, dodawania i modyfikowania zapisanych informacji.
Szczególnie użyteczne w codziennej pracy są kartoteki Kalendarzy i Skorowidzów. Kalendarze awizacji pomagają w efektywnym planowaniu dostaw i monitorowaniu operacji logistycznych. Z kolei Kartoteki Skorowidzów umożliwiają użytkownikom samodzielne zarządzanie listami wyboru, na przykład rodzajami transportu czy statusami awizacji, bez konieczności angażowania administratora. Takie rozwiązanie zwiększa elastyczność systemu i pozwala lepiej dostosować go do specyficznych potrzeb przedsiębiorstwa, co przekłada się na płynniejsze zarządzanie logistyką.
Zarządzanie Danymi Przewoźników w VSS.net
System Studio VSS.net udostępnia moduł „Przewoźnicy” w sekcji „Kartoteki”, który stanowi istotne narzędzie dla działów logistyki. Umożliwia on centralne gromadzenie i efektywne zarządzanie informacjami o firmach transportowych współpracujących z przedsiębiorstwem. W rezultacie, pracownicy mają łatwy dostęp do uporządkowanej bazy danych o przewoźnikach, co jest niezbędne dla płynnego planowania operacji. Co więcej, utrzymanie aktualnych danych w tym miejscu poprawia komunikację i koordynację działań transportowych.
W ramach tego modułu, użytkownicy mogą wykonywać różne operacje na danych przewoźników. Za pomocą polecenia „Dopisz” mogą dodawać nowe firmy transportowe do systemu, wprowadzając ich podstawowe dane. Następnie, opcja „Edycja” pozwala na modyfikowanie istniejących informacji, na przykład w przypadku zmiany adresu czy numeru telefonu przewoźnika. System oferuje również wgląd w historię zmian danych („Historia”) oraz zarządzanie powiązanymi zgłoszeniami transportowymi („Awizacje”).
Szczegółowe informacje przechowywane dla każdego przewoźnika obejmują szeroki zakres danych, takich jak pełna nazwa, numery identyfikacyjne (SAP, NIP), dane adresowe (kod pocztowy, miejscowość, ulica) oraz kontaktowe (telefon, e-mail). Dodatkowo, system pozwala określić status aktywności firmy, preferowany język komunikacji czy nawet przypisać kolorowe oznaczenia dla lepszej organizacji. Funkcja „Wyślij mail” ułatwia bezpośrednią komunikację. Dostęp do tak kompletnych danych w module Kartoteki Przewoźnicy jest fundamentalny dla sprawnego zarządzania transportem i dostawami.