Do czego służą kartoteki kontrahentów w systemie VSS.net?
Kartoteki kontrahentów w systemie VSS.net umożliwiają przechowywanie i zarządzanie danymi firm współpracujących z przedsiębiorstwem w zakresie dostaw i odbiorów. To centralna baza informacji o partnerach biznesowych – dostawcach, odbiorcach, przewoźnikach – wykorzystywana podczas tworzenia awizacji, harmonogramów oraz analiz operacyjnych. Funkcja ta ułatwia codzienną pracę działu logistyki i poprawia komunikację z zewnętrznymi firmami.
W każdej kartotece kontrahenta znajdują się podstawowe dane identyfikacyjne, takie jak nazwa firmy, numer NIP, adres siedziby i dane kontaktowe. Możliwe jest również przypisanie do kontrahenta konkretnych ramp, lokalizacji dostaw, standardowych godzin awizacji, a nawet domyślnych przewoźników. System pozwala także dodać notatki, osoby kontaktowe, załączniki (np. umowy, instrukcje) oraz oznaczenia specjalne, które pomagają w szybszej obsłudze danego klienta lub dostawcy.
Dzięki kartotekom kontrahentów użytkownicy mogą łatwo wybierać dane podczas tworzenia nowej awizacji – bez konieczności każdorazowego wprowadzania tych samych informacji. System zapewnia spójność danych i eliminuje błędy związane z ręcznym wpisywaniem. Możliwe jest również filtrowanie awizacji według kontrahenta, generowanie raportów współpracy oraz monitorowanie częstotliwości i punktualności realizowanych transportów.
Funkcja kartotek kontrahentów w VSS.net usprawnia zarządzanie współpracą z partnerami logistycznymi, zwiększa przejrzystość danych i przyspiesza procesy planowania. To narzędzie, które wspiera zarówno codzienną operacyjność, jak i długoterminową analizę relacji biznesowych, będąc nieodłącznym elementem sprawnie działającego systemu awizacji dostaw i odbiorów.
Kartoteki kontrahentów
Sekcja „KARTOTEKI”, pozycja menu „Kontrahenci”:
Gdy wybierzesz pozycję „Kontrahenci” z menu, zostanie wyświetlone zestawienie kontrahentów zawierające informacje o zarówno dostawcach, jak i odbiorcach towarów z magazynu. W tej sekcji dostępne są różne polecenia, które umożliwiają zarządzanie danymi kontrahentów. Oto opis dostępnych poleceń:
Dopisz
To polecenie pozwala na dodanie nowego kontrahenta do zestawienia „Kontrahenci”. Gdy chcesz wprowadzić dane nowego dostawcy lub odbiorcy, możesz skorzystać z tej opcji. Podczas dodawania kontrahenta będziesz musiał wprowadzić odpowiednie informacje, takie jak nazwa firmy, dane kontaktowe, adres, itp.
Edycja
Polecenie „Edycja” umożliwia modyfikację danych istniejącego kontrahenta w zestawieniu „Kontrahenci”. Jeśli zaszły zmiany w informacjach o dostawcy lub odbiorcy, możesz je zaktualizować, korzystając z tego polecenia.
Awizacje
Wybranie opcji „Awizacje” pozwala na przeglądanie informacji dotyczących awizacji związanych z danym kontrahentem. W ten sposób można sprawdzić planowane dostawy lub odbiory towarów dla konkretnego dostawcy lub odbiorcy z magazynu.
Historia
Polecenie „Historia” pozwala na przeglądanie historii transakcji i interakcji z danym kontrahentem. Możesz śledzić wcześniejsze dostawy, odbiory, faktury i inne aktywności związane z tym kontrahentem, co ułatwia kontrolę nad historią współpracy.
Wyślij mail
To praktyczne polecenie, które umożliwia szybkie wysłanie e-maila do wybranego kontrahenta bezpośrednio z zestawienia „Kontrahenci”. Można w ten sposób szybko nawiązać kontakt lub wysłać ważne informacje.
Kolumny w tabeli
| Funkcjonalność | Szerokość (px) | Opis |
|---|---|---|
| AKTYWNE | 50 | Ta kolumna zawiera pola typu CheckBox, co oznacza, że dla każdego kontrahenta jest tu umieszczony widżet w postaci pola wyboru (np. zaznaczanie krzyżykiem). To pole pozwala oznaczyć czy dany kontrahent jest aktywny (np. jako dostawca lub odbiorca). |
| Nazwa pełna | 350 | Jest to kolumna typu Text. Zawiera pełną nazwę kontrahenta, czyli jego nazwę firmową lub osobową w przypadku osób prywatnych. |
| Nazwa | 250 | Kolumna typu Text. Zawiera krótszą wersję nazwy kontrahenta, która może być używana na potrzeby list i skrótów. |
| Nr SAP | 150 | Jest to kolumna typu Text. Przechowuje numer SAP, czyli unikalny identyfikator kontrahenta w systemie SAP. |
| Miejscowość | 200 | Kolumna typu Text. Zawiera informację o miejscowości, w której znajduje się siedziba lub lokalizacja kontrahenta. |
| Kod | 100 | Kolumna typu Text. Przechowuje kod lub skrót identyfikujący kontrahenta. |
| Ulica | 200 | Kolumna typu Text. Zawiera nazwę ulicy, na której znajduje się siedziba lub lokalizacja kontrahenta. |
| Województwo | 200 | Kolumna typu Text. Zawiera informację o województwie, w którym znajduje się siedziba lub lokalizacja kontrahenta. |
| NIP | 120 | Kolumna typu Text. Przechowuje numer NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej) kontrahenta. |
| 300 | Kolumna typu Text. Zawiera adres e-mail kontaktowy do kontrahenta. | |
| Telefon | 200 | Kolumna typu Text. Przechowuje numer telefonu kontaktowego do kontrahenta. |
| Język komunikacji | 80 | Kolumna typu Text. Określa język, w jakim prowadzona jest komunikacja z kontrahentem. |
| Zapisał | 150 | Kolumna typu Text. Informuje o osobie, która dokonała zapisu danych o kontrahencie w systemie. |
| KOLOR | 120 | Kolumna typu Text. Może zawierać informację o kodzie koloru lub innym oznaczeniu specjalnym, które jest powiązane z kontrahentem. |
| Data zapisu | 150 | Jest to kolumna typu Date. Przechowuje datę, kiedy dane o kontrahencie zostały zapisane lub zaktualizowane. |
| Nr referencyjny | 150 | Kolumna typu Text. Może zawierać numer referencyjny lub inny unikalny identyfikator przypisany do kontrahenta wewnętrznie w systemie. |
Funkcje standardowe
Funkcje standardowe tabeli są dostępne zarówno w pasku narzędziowym ukrytym pod ikoną "hamburgera", jak i w menu kontekstowym, które jest wywoływane przez kliknięcie prawym przyciskiem myszy na tabeli.
Kopiuj tekst zaznaczonej komórki tabeli
Pozwala na skopiowanie zawartości zaznaczonej komórki tabeli i umieszczenie jej w schowku. Skopiowany tekst można następnie wkleić w innym miejscu.
Filtruj i sortuj
Filtruj dane w tabeli według wartości zaznaczonej komórki. Umożliwia filtrowanie danych w tabeli na podstawie wartości zaznaczonej komórki. Po wybraniu tej funkcji, tabela zostanie przefiltrowana, wyświetlając tylko wiersze zawierające wartość zaznaczonej komórki. Sortowanie natomiast pozwala na uporządkowanie danych według określonych kolumn w kolejności rosnącej lub malejącej, ułatwiając porządkowanie danych i znalezienie potrzebnych informacji.
Eksport danych do Excela
Pozwala na wyeksportowanie danych z tabeli do pliku Excel. Ten przycisk uruchamia proces eksportu, który umożliwia zapisanie danych tabeli w formacie XLSX lub XLS obsługiwanym przez program MS Excel.
Notatki (uwagi) do dokumentu
Dodawanie notatek jest przydatną funkcją, która umożliwia dodawanie dodatkowych informacji, komentarzy lub wyjaśnień do dokumentów magazynowych. Uwagi mogą być wykorzystywane do zapisywania istotnych informacji, wskazywania szczegółów lub udzielania wskazówek, co ułatwia zarządzanie danymi i zapamiętywanie istotnych informacji. Informacje te dostępne są w programie dla wszystkich użytkowników i mogą być wyświetlane na mobilnych kolektorach danych (skanerach). W ten sposób użytkownicy komunikują sobie ważne treści dotyczące operacji magazynowych i procesów przyjęcia, wydania, składowania czy inwentaryzacji.
Pliki
Dodawanie plików dokumentów pozwala na dołączanie plików, takich jak zdjęcia, dokumenty PDF, arkusze kalkulacyjne, itp., bezpośrednio do odpowiednich rekordów w programie. Ta funkcja umożliwia przechowywanie i udostępnianie dodatkowych materiałów związanych z danymi, co ułatwia organizację dokumentów w postaci drzewa katalogów. Fizycznie dla każdego dokumentu tworzony jest podkatalog (folder) gdzie gromadzone są pliki. Użytkownik może samodzielnie dodawać własne foldery gdzie zapisuje dowolne pliki skojarzone z danym dokumentem magazynowym.
Załączniki
Dodawanie załączników do dokumentów pozwala na dołączanie plików, takich jak zdjęcia, dokumenty PDF, arkusze kalkulacyjne, itp., bezpośrednio do odpowiednich rekordów w programie. Ta funkcja umożliwia przechowywanie i udostępnianie dodatkowych materiałów związanych z danymi, co ułatwia organizację dokumentów i zapewnia kompletność informacji w programie. W przeciwieństwie do funkcji PLIKI tutaj załączniki nie są organizowane w dodatkowe foldery, za to użytkownik może dodawać szybko załączniki metodą drag&drop.
Zdjęcia
Dodawanie zdjęć do dokumentów magazynowych umożliwia dołączanie obrazów bezpośrednio do rekordów w programie. Może to być przydatne na przykład w przypadku kartotek produktów, gdzie można przedstawiać zdjęcia produktów, wizualnie ułatwiając identyfikację i rozpoznawanie przedmiotów. Ponadto załączone zdjęcia do dokumentów mogą dokumentować sposób pakowania towaru, jakość otrzymanych dostaw itp.
Historia
Wyświetla zdarzenia zapisane w bazie danych pokazując skojarzone zapisy zmian dotyczące bieżące rekordu, dokumentu czy kartoteki. Może być to historia obrotów asortymentu, kontrahenta czy tez historia zmian danych w bazie.
Rola Działu Logistyki i Transportu w VSS.net
Dział logistyki i transportu pełni bardzo ważną funkcję w codziennej pracy z systemem VSS.net, ponieważ odpowiada za kompleksowe zarządzanie procesami dostaw i załadunków. Pracownicy tego działu zajmują się planowaniem, koordynacją oraz nadzorowaniem przepływu towarów i pojazdów na terenie firmy. Dzięki platformie VSS.net, logistycy zyskują pełny wgląd w aktualne harmonogramy transportów oraz dostępność ramp. W rezultacie, mogą efektywnie zarządzać operacjami logistycznymi i optymalizować wykorzystanie zasobów.
System VSS.net dostarcza działowi logistyki szereg praktycznych narzędzi do zarządzania awizacjami, czyli elektronicznymi zgłoszeniami transportów. Użytkownicy mogą samodzielnie akceptować lub odrzucać awizacje, modyfikować terminy dostaw oraz przypisywać pojazdy do odpowiednich ramp czy doków przeładunkowych. Co więcej, oprogramowanie oferuje funkcje kalendarzy i okien czasowych, które ułatwiają planowanie i unikanie zatorów. System umożliwia również definiowanie standardowych danych, takich jak rodzaje transportów czy przewoźników, poprzez moduł skorowidzów, co zapewnia spójność informacji.
Zaawansowane funkcje VSS.net znacząco wspierają pracę działu logistyki. Moduł YMS (Yard Management System) pozwala na efektywne zarządzanie placem manewrowym i ruchem pojazdów, a funkcja Gate Assistant usprawnia obsługę ramp. Dodatkowo, integracja z technologią LPR (rozpoznawanie tablic rejestracyjnych) automatyzuje identyfikację pojazdów, zwiększając bezpieczeństwo. System udostępnia również narzędzia analityczne i zestawienia, które pozwalają monitorować wydajność i identyfikować obszary do poprawy. Korzystając z VSS.net, Dział logistyki i transportu zyskuje lepszą kontrolę nad łańcuchem dostaw i podnosi jakość obsługi.
Zarządzanie Danymi Podstawowymi w Sekcji Kartoteki VSS.net
Sekcja „Kartoteki” w systemie VSS.net stanowi centralne miejsce do zarządzania kluczowymi danymi wykorzystywanymi w procesach logistycznych. Umożliwia ona gromadzenie i porządkowanie informacji o różnych elementach systemu, takich jak partnerzy biznesowi czy zasoby firmy. W rezultacie, użytkownicy zyskują spójny i uporządkowany dostęp do fundamentalnych danych operacyjnych. Jest to niezastąpione narzędzie dla działu logistyki i transportu, które dba o poprawność i aktualność informacji.
W ramach tej sekcji użytkownicy mogą zarządzać różnorodnymi kartotekami, które obejmują między innymi kontrahentów (dostawców i odbiorców), przewoźników oraz asortyment towarów. Ponadto, system pozwala na definiowanie i edycję danych dotyczących obiektów logistycznych, magazynów oraz bram wjazdowych. Dzięki temu możliwe jest precyzyjne odwzorowanie infrastruktury firmy w systemie. Co więcej, każda kartoteka posiada dedykowane funkcje do przeglądania, dodawania i modyfikowania zapisanych informacji.
Szczególnie użyteczne w codziennej pracy są kartoteki Kalendarzy i Skorowidzów. Kalendarze awizacji pomagają w efektywnym planowaniu dostaw i monitorowaniu operacji logistycznych. Z kolei Kartoteki Skorowidzów umożliwiają użytkownikom samodzielne zarządzanie listami wyboru, na przykład rodzajami transportu czy statusami awizacji, bez konieczności angażowania administratora. Takie rozwiązanie zwiększa elastyczność systemu i pozwala lepiej dostosować go do specyficznych potrzeb przedsiębiorstwa, co przekłada się na płynniejsze zarządzanie logistyką.
Zarządzanie Danymi Kontrahentów w VSS.net
System Studio VSS.net wyposażono w moduł „Kartoteki Kontrahentów”, który jest niezwykle ważnym narzędziem dla działu logistyki i transportu. Pozwala on na scentralizowane i kompleksowe zarządzanie informacjami o wszystkich partnerach biznesowych firmy. Obejmuje to zarówno dostawców, jak i odbiorców towarów z magazynu. Dzięki temu narzędziu, pracownicy logistyki mają stały dostęp do uporządkowanej bazy danych, co jest fundamentalne dla sprawnego planowania i realizacji operacji transportowych.
W sekcji „Kontrahenci” użytkownicy mogą wykonywać szereg operacji niezbędnych do utrzymania aktualności danych. Dostępne polecenie „Dopisz” umożliwia łatwe dodawanie nowych firm do bazy, wprowadzając ich podstawowe dane, takie jak nazwa, adres czy dane kontaktowe. Z kolei opcja „Edycja” pozwala na szybką modyfikację istniejących wpisów, gdy na przykład zmienią się dane adresowe partnera. Ponadto, system oferuje możliwość przeglądania historii współpracy („Historia”) oraz planowanych dostaw („Awizacje”) powiązanych z konkretnym kontrahentem, co ułatwia śledzenie wzajemnych relacji.
Szczegółowe informacje przechowywane w tej kartotece obejmują szeroki zakres danych. Oprócz pełnej i skróconej nazwy firmy, system rejestruje numery identyfikacyjne (jak NIP czy wewnętrzny numer SAP), dane adresowe (miejscowość, ulica, województwo) oraz kontaktowe (email, telefon). Co więcej, można oznaczyć status aktywności kontrahenta, język komunikacji czy nawet przypisać specjalne oznaczenia kolorystyczne. Możliwość bezpośredniego wysłania e-maila z poziomu systemu („Wyślij mail”) dodatkowo usprawnia komunikację. Dostęp do tak kompletnych danych w ramach Kartoteki Kontrahentów jest nieoceniony dla efektywnego zarządzania łańcuchem dostaw.