Dane o ilościach towarów prowadzone ręcznie lub w wielu niezależnych narzędziach często nie odzwierciedlają rzeczywistych stanów, co skutkuje błędami w realizacji zamówień, brakami asortymentu lub nadmiernymi zapasami. Taka sytuacja obniża efektywność operacyjną oraz powoduje wzrost kosztów związanych z przechowywaniem towarów.
Kolejnym problemem jest niewystarczająca kontrola nad procesami magazynowymi, w tym przyjęciami, przesunięciami, kompletacją i wydaniami. W wielu przedsiębiorstwach procesy te odbywają się częściowo lub całkowicie ręcznie, a informacje nie są aktualizowane na bieżąco. W rezultacie magazyn traci przejrzystość w obiegu towarów, co prowadzi do pomyłek, opóźnień i trudności w planowaniu operacji logistycznych. Błędna lub opóźniona ewidencja uniemożliwia także szybkie reagowanie na zmiany popytu lub zmianę harmonogramów dostaw.
Fragmentaryczność danych to kolejny istotny problem – brak integracji informacji pomiędzy magazynem a innymi systemami w firmie, takimi jak system sprzedaży, ERP czy platformy e-commerce, powoduje rozbieżności i utrudnia podejmowanie trafnych decyzji biznesowych. Zespoły operacyjne muszą często korzystać z wielu źródeł informacji, co wydłuża czas potrzebny na analizę i zwiększa ryzyko błędów.
Pracownicy magazynu zmagają się także z nieefektywną organizacją pracy, ponieważ brak narzędzi wspierających ich zadania powoduje, że wiele operacji logistycznych wykonywanych jest manualnie. To z kolei wydłuża czas realizacji zadań, obniża wydajność oraz utrudnia wdrażanie standardów operacyjnych, które są niezbędne do zapewnienia spójności i jakości procesów magazynowych.