Strona wyjaśnia, jak elektroniczny obieg dokumentów w Studio WMS.net zastępuje papierowe dokumenty magazynowe: od tworzenia i zatwierdzania PZ, WZ i zleceń kompletacji przez system, przez elektroniczne potwierdzenie odbioru przez kierowcę na terminalu mobilnym, po archiwizację i dostępność dokumentów z każdego urządzenia z dostępem do sieci.
W skrócie: Elektroniczny obieg dokumentów w Studio WMS.net obejmuje wszystkie typy dokumentów magazynowych: PZ, WZ, PW, RW, MM, zlecenia kompletacji i dokumenty zwrotów. Dokumenty są tworzone automatycznie przez system, zatwierdzane elektronicznie przez uprawnionych pracowników, archiwizowane w bazie danych z pełną historią zmian i dostępne na terminalach mobilnych, komputerach stacjonarnych i przez przeglądarkę. Odbiór towaru jest potwierdzany elektronicznie przez podpis na ekranie dotykowym lub kod QR - bez drukowania papierowych kwitów. Cały obieg jest audytowalny i zgodny z wymaganiami rachunkowych i podatkowych.
Papierowy obieg dokumentów magazynowych to jeden z największych generatorów błędów i nieefektywności w logistyce. Kwity przyjęcia są gubione, dokumenty wydania czekają na podpis kierownika przez kilka godzin, archiwum papierowe zajmuje coraz więcej miejsca, a odszukanie dokumentu sprzed sześciu miesięcy trwa pół dnia. Elektroniczny obieg dokumentów w Studio WMS.net od SoftwareStudio eliminuje te problemy przez digitalizację całego cyklu życia dokumentu: od automatycznego tworzenia przez system, przez wielopoziomowe zatwierdzanie elektroniczne, po archiwizację i natychmiastowe wyszukiwanie. Operatorzy pracują z dokumentami na terminalach mobilnych, kierownicy zatwierdzają na komputerze lub tablecie, a dokumenty są dostępne z każdego miejsca w sieci w dowolnym momencie.
Studio WMS.net zarządza elektronicznym obiegiem dokumentów dla wszystkich typów operacji magazynowych. Dokumenty przychodów obejmują PZ (przyjęcie zewnętrzne od dostawcy) i PW (przyjęcie wewnętrzne z produkcji lub innego magazynu). Dokumenty rozchodów to WZ (wydanie zewnętrzne do odbiorcy) i RW (rozchód wewnętrzny do produkcji lub zużycia). Przesunięcia wewnętrzne obsługiwane są przez dokument MM, który rejestruje przemieszczenie towaru między lokalizacjami, strefami lub magazynami w obrębie jednej firmy. Każde zlecenie kompletacji i każde zadanie inwentaryzacyjne jest też dokumentem w systemie z pełną historią etapów realizacji.
Elektroniczny obieg dokumentów w WMS obejmuje też dokumenty zewnętrzne powiązane z operacjami magazynowymi: awizacje dostaw od dostawców, dokumenty CMR i WDT dla transportów eksportowych, świadectwa jakości i atesty materiałowe (przechowywane jako załączniki PDF do dokumentów przyjęcia), etykiety SSCC generowane przy przyjęciu i deklaracje wartości celnej dla przesyłek importowanych. System WMS jest centralnym repozytorium dla wszystkich tych dokumentów - powiązanych z konkretnymi partiami towaru, dostawami i zamówieniami, co pozwala błyskawicznie znaleźć każdy dokument przez wyszukiwanie po numerze dostawy, nazwie kontrahenta lub numerze artykułu.
Sprawdź Studio WMS.net w działaniu
Bezpłatne demo, wycena i kalkulator ROI - bez zobowiązań.
Szczególnie wartościową funkcją jest możliwość dołączania zdjęć i dokumentów PDF do rekordów w WMS. Operator przyjmujący dostawę może sfotografować tabletem lub terminalem mobilnym uszkodzone opakowanie, niezgodność towaru lub dokumentację dostawcy i dołączyć zdjęcia bezpośrednio do dokumentu PZ. Zdjęcia są przechowywane w systemie powiązane z konkretną pozycją przyjęcia i dostępne dla kierownika reklamacji lub działu zakupów bez potrzeby przekazywania fizycznych dokumentów. Elektroniczny obieg dokumentów WMS w połączeniu z rejestracją zdjęć tworzy kompletny dowód stanu towaru przy przyjęciu.
Elektroniczny obieg dokumentów w WMS jest szczególnie wartościowy, gdy dokumenty wymagają wielopoziomowego zatwierdzenia przez różnych pracowników. Studio WMS.net pozwala definiować ścieżki zatwierdzania (workflow) dla każdego typu dokumentu: na przykład PZ powyżej określonej wartości wymaga zatwierdzenia przez kierownika magazynu i dział księgowości, natomiast PZ poniżej progu jest zatwierdzana automatycznie przez operatora przyjęcia. Każdy etap ścieżki jest widoczny w historii dokumentu, a system może wysyłać powiadomienia e-mail lub SMS do osób oczekujących na zatwierdzenie dokumentu.
Dokumenty oczekujące na zatwierdzenie są wyświetlane w dedykowanej kolejce dla każdego użytkownika - podobnie jak skrzynka e-mail z niezałatwionymi sprawami. Kierownik widzi listę dokumentów wymagających jego uwagi i może je przeglądać i zatwierdzać jednym kliknięciem lub odrzucać z komentarzem wyjaśniającym przyczyny odrzucenia. Odrzucony dokument wraca do osoby, która go stworzyła, z informacją o powodzie odrzucenia i możliwością korekty. Pełna historia każdego zatwierdzenia, odrzucenia i korekty jest nieusuwalna i stanowi dowód prawidłowości procesu zarządczego.
Jednym z najtrudniejszych elementów przejścia na paperless w magazynie jest zastąpienie papierowego kwitu wydania podpisanego przez kierowcę lub odbiorcę. Studio WMS.net obsługuje kilka metod elektronicznego potwierdzenia odbioru. Najprostszą jest podpis odręczny na ekranie dotykowym terminala mobilnego lub tabletu - podobnie jak na urządzeniu kuriera. Podpis jest zapisywany jako część cyfrowego dokumentu WZ i jest niemodyfikowalny po złożeniu.
Dla środowisk z dużą rotacją kierowców lub odbiorców zewnętrznych, którzy nie mają dostępu do terminali WMS, system obsługuje potwierdzenie przez kod QR: po załadunku system generuje jednorazowy QR, który kierowca skanuje swoim telefonem. Link prowadzi do prostej strony mobilnej, gdzie kierowca widzi listę wydanych pozycji i potwierdza odbiór klikając przycisk - bez logowania i bez aplikacji. Elektroniczny obieg dokumentów WMS w tym wariancie nie wymaga żadnego dodatkowego sprzętu u odbiorcy, a potwierdzenie jest tak samo prawnie wiążące jak papierowy podpis.
Elektroniczny obieg dokumentów WMS rozwiązuje też problem archiwizacji - wszystkie dokumenty są przechowywane w bazie danych przez zdefiniowany okres (zazwyczaj minimum 5 lat zgodnie z wymaganiami podatkowymi), a wyszukiwanie zajmuje sekundy zamiast godzin. Wyszukiwarka dokumentów w Studio WMS.net pozwala filtrować po dacie, typie dokumentu, numerze, kontrahencie, nazwie artykułu, numerze partii, operatorze i dziesiątkach innych kryteriów. Kombinacja filtrów pozwala w kilka sekund znaleźć konkretny dokument wydania z sześciu miesięcy temu dla określonego klienta i artykułu.
Dostęp do dokumentów jest kontrolowany przez uprawnienia - pracownik magazynu widzi dokumenty swojej zmiany i strefy, kierownik widzi wszystkie dokumenty swojego działu, a dyrektor finansowy może przeglądać dokumenty z dowolnego okresu. Dokumenty mogą być eksportowane do PDF lub przekazywane przez e-mail bezpośrednio z systemu - na przykład wysłanie dokumentu WZ do kontrahenta po wydaniu towaru zajmuje jedno kliknięcie i nie wymaga drukowania ani skanowania. Elektroniczny obieg dokumentów WMS w połączeniu z zarządzaniem uprawnieniami tworzy bezpieczne i audytowalne środowisko dla całej dokumentacji magazynowej.
Studio WMS.net obsługuje elektroniczny obieg dokumentów dla wszystkich typów: PZ, WZ, PW, RW, MM, zlecenia kompletacji, awizacje dostaw, dokumenty zwrotów i korekt. Dokumenty są tworzone, zatwierdzane i archiwizowane wyłącznie elektronicznie, z możliwością dołączania załączników PDF i zdjęć. Podpisy zastąpione są potwierdzeniami elektronicznymi z pełną ścieżką audytową.
Studio WMS.net obsługuje podpis elektroniczny na ekranie dotykowym terminala mobilnego lub potwierdzenie przez kod QR na telefonie odbiorcy. Potwierdzenie jest rejestrowane z datą, godziną i danymi odbiorcy, tworząc prawnie wiążący dowód odbioru bez papierowego kwitu.
Elektroniczny obieg dokumentów w Studio WMS.net zapewnia integralność, niezmienność i długoterminową archiwizację dokumentów zgodnie z wymaganiami ustawy o rachunkowości. System przechowuje pełną historię każdego dokumentu z informacją o twórcach i zatwierdzających. Szczegóły należy skonsultować z doradcą podatkowym w zakresie specyficznych wymogów branżowych.