|
|
Wdrożenie systemu magazynowego
|
|
Praca z komputerem składa się z czterech elementów:
wprowadzenie informacji,
przetworzenie,
przechowywanie,
udostępnianie.
Wszystkie te etapy są konieczne, niezależnie od zadań jakie stawiamy maszynom cyfrowym
w dowolnym przedsiębiorstwie.
WPROWADZANIE DANYCH
dostarczanie informacji komputerom wiąże się z odpowiednio dobranymi sposobami przetwarzania
danych (informacji) o otaczającym nas świecie. Klasycznym sposobem jest wprowadzanie
informacji przy pomocy urządzenia wejściowego, klawiatury. Znacznie jednak prostsze
jest wprowadzanie informacji przy pomocy specjalnych urządzeń rejestrujących np.
czytniki kodu kreskowego. Zastosowanie takich aparatów pozwala uniknąć (wyeliminować)
występowanie błędów powstałych na skutek omylności ludzi. Dodatkową zaletą takich
urządzeń jest szybkość emisji informacji oraz możliwość ich przesyłania na duże
odległości, co pozwala na zbieranie wielu danych z różnych źródeł informacji do
jednego komputera w celu ich przeanalizowania.
PRZETWARZANIE DANYCH
problem przetworzenia informacji dostarczanych komputerowi realizuje się poprzez
odpowiednie oprogramowanie. Proces pisania programu jest zajęciem niezwykle pracochłonnym
i nie zawsze gwarantuje otrzymania programu spełniającego w odpowiednim stopniu
stawianym mu wymaganiom. Problemem jest nie tylko przetworzenie informacji otrzymanych
(w dużym stopniu pomocny jest tu hardware) na sygnał zrozumiały dla maszyny i języka
programu oraz algorytmy umożliwiające podejmowanie decyzji (istnienie odpowiedniego
software), ale takie działanie komputera, które zapewnią natychmiastową reakcję
z oczekiwanymi skutkami*.
PRZECHOWYWANIE BAZ DANYCH
wszelkie informacje przekazywane komputerom dostarczane są z zewnętrznych urządzeń
zwanych urządzeniami wejścia (we). Po przetworzeniu danych informacje kierowane
są na tzw. urządzenia wyjścia (wy), którymi mogą być te same urządzenia wejścia
z tym, że informacje biegną w odwrotnym kierunku. Przechowywanie polega na przekazaniu
informacji z jednostki centralnej do urządzenia wyjścia, w celu trwałego zapisu
do późniejszego odczytu. Urządzenia we/wy służące temu celowi zaopatrzone są w nośniki
informacji. Istnieje bardzo wiele sposobów przechowywania informacji, a ciągły rozwój
tych technik dowodzi stałej potrzeby ulepszania sposobów przechowywania zgromadzonych
informacji. Odpowiednio duże systemy pracujące w sieci mikrokomputerowej wymagają
specjalnie przygotowanych pomieszczeń z przeznaczeniem na przechowywanie magnetycznych
nośników informacji. Rozrastający się bank danych wymaga systemu do wyszukiwania
odpowiednich danych z przeszłości, budowania na ich podstawie analiz itp. Odpowiedni
sposób archiwowania danych, szczególnie od samego początku powstawania zbiorów,
powinno w przyszłości zapobiec problemom w przypadku awarii sprzętu, kradzieży komputerów
oraz zmiany struktury plików i związanym z tym przeindeksowaniem przechowywanych
zbiorów.
UDOSTĘPNIANIE INFORMACJI
wiąże się z podjęciem decyzji jaka informacja jest rzeczywiście potrzebna, co z
utworzonych i zorganizowanych baz danych może i powinno być wyselekcjonowane tak
by wiadomości dla użytkownika były proste i przejrzyste, a jednocześnie wystarczające.
By komputer był pomocny, posługiwanie się nim powinno sprawiać minimum wysiłku i
kłopotu.
Czynności przygotowawcze do wdrożenia systemu
Złożoność rozwiązywanych za pomocą informatyki problemów charakteryzuje wielkość
i struktura zbiorów danych oraz złożoność procedur przetwarzania tych informacji.
Ogólny model tworzenia systemów informatycznych powinien składać się z trzech podstawowych
etapów:
wstępne prace projektowe mające na celu dokonania
analizy systemu i zdefiniowanie jego głównych elementów, a następnie dokonania założeń
techniczno-ekonomicznych.
szczegółowe prace projektowe obejmujące wybór właściwego oprogramowania lub zlecenie
wykonania systemu informatycznego dla własnych potrzeb.
wdrażanie systemu polegające na zakładaniu baz danych wraz z wstępnym eksploatowaniem
systemu. W tym etapie prowadzona musi być ciągła weryfikacja dokumentacji systemu,
aż do osiągnięcia celu, którym będzie bieżąca eksploatacja systemu. W pełnym cyklu
budowy systemu informatycznego przedsiębiorstwa etap ostatni polegający na wdrożeniu
i testowaniu elementów systemu jest szczególnie pracochłonny i kosztowny. Wynika
to z konieczności założenia i dokładnego zweryfikowania wielkich i złożonych na
ogół zbiorów danych. Wraz ze wzrostem złożoności systemów informatycznych wdrażanych
w firmie rosną relatywne koszty etapu wdrażania. Istnieje więc potrzeba skoncentrowania
uwagi personelu odpowiedzialnego za komputeryzację na etap wdrożenia, albowiem niepowodzenia
tego etapu (bez względu na przyczyny) mają decydujący wpływ na ogólne rezultaty
i ocenę procesu tworzenia komputerowego systemu zarządzania przedsiębiorstwem oraz
na jego własności użytkowe. Etap wdrażania oraz wstępnej eksploatacji systemu jest
źródłem najbardziej istotnych informacji umożliwiających ocenę prawidłowości przyjętych
rozwiązań i działania systemu. Przekazanie systemu do bieżącej eksploatacji (pomijając
oczywiście działalność konserwacyjną) nie kończy zabiegów projektowo-programowych
nad doskonaleniem systemu. Szczegółowe zapoznanie się użytkowników z oprogramowaniem
i indywidualne doświadczenia rozbudzają dodatkowe potrzeby informacyjne lub ujawniają
potrzebę wprowadzania zmian wymuszonych przez otoczenie (prawodawcy lub kontrahenci).
Sprzęt komputerowy może być wykorzystywany w różnoraki sposób. Praca na pojedynczym
stanowisku np. do wystawiania faktur sprzedaży to tak naprawdę trochę lepsza maszyna
do pisania, która zsumuje pozycje asortymentowe, wyliczy podatek i kwotę do zapłaty.
Efektywne wykorzystywanie systemu komputerowego rozpoczyna się dopiero w momencie,
gdy kilka komputerów z różnych działów zakładu połączonych ze sobą siecią komputerową
pozwalają na pracę w wielodostępie. Taka praca w programach sieciowych umożliwia
korzystanie wielu osobom jednocześnie z tych samych baz danych, asortymentu, kontrahentów
itp. Dzięki tym możliwościom, komputery znalazły zastosowanie w systemach ewidencyjno-kontrolnych
dla zarządzania firmą oraz w informacyjno - decyzyjnych systemach finansowo-księgowych,
płacowych, kontroli procesów produkcyjnych itp. W codziennej pracy w wielu firmach
często istnieje potrzeba zapamiętywania informacji o grupie osób, firm, stanie towarów
zgromadzonych w magazynie, operacjach gospodarczych i innych zdarzeniach. Rozwiązaniem
problemów w większości przypadkach jest grupowanie informacji w tabelach. Każde
pole takiej tabeli zawiera informacje określonego typu, np. nazwisko, nazwa towaru,
ceny, kwoty, daty operacji. Dane dotyczące jednego obiektu zapisywane są w jednym
wierszu, aby nie uległy wymieszaniu. Racjonalne zagospodarowanie szerokości kartki
z tabelą wymaga kolumn o różnych szerokościach i tak też są one przygotowane w programie.
Tabela posiada także nagłówek, aby korzystający z niej pracownik nie musiał pamiętać,
co, w której kolumnie zostało zanotowane. Nagłówek opisujący poszczególne pola kojarzy
się z typem danych umieszczanych w konkretnej kolumnie. Ponieważ wszystkie informacje
umieszczone w jednym rzędzie tabeli są zapisywane w układzie poziomym stąd na ekranie
po otwarciu jakiejkolwiek kartoteki widać jedynie fragment informacji. Pozostałe
są "schowane" poza ekranem. W celu obejrzenia pozostałych danych należy przy użyciu
strzałki w prawo przesunąć ekran. Pierwsze rubryki zaczynają znikać "chowając się
za lewą krawędź ekranu, natomiast po prawej pojawiają się nowe kolumny. Tak przesuwając
ekran możemy przejrzeć wszystkie informacje dotyczące danej pozycji. Takie jednak
przeglądanie pozycji nie satysfakcjonuje użytkowników, gdyż jest męczące i mało
przejrzyste. W związku z tym istnieje możliwość podglądu informacji zapisanych w
jednym rzędzie przy pomocy klawisza <+>, wówczas informacje zostaną wyświetlone
w układzie pionowym. Program HERCULES jest narzędziem używanym do gromadzenia, wyszukiwania
i przetwarzania danych, zorganizowanym na zasadzie opisanej powyżej tabeli.
Prace wdrożeniowe
W zakres prac wdrożeniowych powinny wchodzić:
przygotowanie do wdrożenia polegające na zainstalowaniu sprzętu komputerowego wraz
z oprogramowaniem, oraz prace marketingowe mające na celu zapoznanie kadry zarządzającej
z ogólnymi możliwościami systemu, kierunkami ewentualnej jego rozbudowy i zasad
współpracy z innymi systemami.
wprowadzenie odpowiednich baz danych zawierające minimalne informacje umożliwiające
rozpoczęcie działalności, doradztwo świadczone na rzecz odpowiednich działów firmy
w zakresie budowania bazy indeksowej, kodyfikacji i normowania prowadzących do utworzenia
spójnych baz danych możliwych do przenoszenia między działami.
nadzór na próbną eksploatacją na danych rzeczywistych,
na tym etapie powstają także przy współudziale pracowników instrukcje wewnątrzzakładowe
pozwalające na unikanie licznych błędów ze strony użytkownika w trakcie eksploatacji.
Dobrą zasadą powinno być odnotowywanie własnych spostrzeżeń i doświadczeń co do
tego jak rozwiązać jakiś problem, a w przypadku napotkania na trudności najpierw
sprawdzenie czy w instrukcji są odpowiednie rozporządzenia co do postępowania w
konkretnej sytuacji. Obsługujący winni być odpowiedzialni za prawidłową eksploatację,
a przypadkach niejasności szukać rozwiązań u innych użytkowników, w instrukcji lub
u dostawcy oprogramowania.
strojenie systemu polegające na dopasowywaniu ustawień systemu do potrzeb użytkownika
oraz szkolenia służb użytkownika w zakresie ogólnych zasad współpracy, zasad wypełniania
i kontroli dokumentów źródłowych. Z przedstawionego zakresu wynika, że z pośród
osób odpowiedzialnych za eksploatację systemu musi przynajmniej jedna posiadać niezbędny
poziom ogólnej wiedzy teoretycznej i praktycznej dotyczącej komputerów i systemów
informatycznych. Nie chodzi tu o poznanie szczegółowej budowy i zasady działania
komputera, systemu operacyjnego itp., ale o ogólną znajomość sprzętu, klawiatury,
obsługi drukarki, napędu dyskietek. Pierwsze wdrożenia powinny być realizowane przez
zespół autorski programu (lub dystrybutorów) przy współudziale pracowników odpowiedniego
działu posiadających pewną wiedzę informatyczną. Kolejne wdrożenia mogą odbywać
się na zasadzie siłami własnymi, z tym że powinna być możliwość krótkoterminowego
zaangażowania pracowników zespołu autorskiego (pożyteczne jest przy tym podpisanie
stosownej umowy o opiece autorskiej). Innym zagadnieniem w procesie wdrażania systemów
jest właściwy wybór momentu, od którego ma on realizować przewidywane funkcje. Dotyczy
to głównie systemów, które tworzą bazę danych i aktualizują ją bieżącymi zdarzeniami
transakcyjnymi np. gospodarka magazynowa, system finansowo-księgowy itp. Uwzględniając
wymóg rozpoczęcia działania systemu od ściśle ustalonego momentu (terminu) np. otwarcie
roku kalendarzowego (bilans otwarcia), inwentura, itp. Należy przyjmując odpowiednie
rezerwy, planować przebieg wdrożenia i testowania systemu. Plan powinien uwzględniać
termin, do którego powinna być założona baza danych, termin doprowadzenia do zgodności
danych w bazie systemu komputerowego z systemem prowadzonym tradycyjnie (salda,
stany końcowe, inne), oraz termin wstrzymania całkowitego lub etapowego działania
systemu tradycyjnego.* Chcielibyśmy zwrócić szczególną uwagę na fakt, że zbyt szybkie
i powierzchowne wdrożenie systemu informatycznego może poważnie zakłócić działania
przedsiębiorstwa. Przedwczesne porzucenie tradycyjnych metod pracy, silny nacisk
na natychmiastowe wdrożenie bez uporządkowania baz indeksowych lub bilansu otwarcia
mogą doprowadzić do sytuacji kontrowersyjnych lub kryzysowych (negatywne stosunek
do sprzętu, programu i osób wdrażających), a strojenie systemu w takich warunkach
jest niezwykle trudne i kosztowne.
Warunki konieczne do wdrożenia systemu
Kierownictwo przedsiębiorstwa musi być świadome
informacyjnych potrzeb swojej działalności, jak również orientować się w możliwościach
i ograniczeniach technologii informatycznej
Uczestnictwo wyższego kierownictwa i bezpośrednich
użytkowników jest nieodzowne do rozpoznania potrzeb przyszłego systemu
Otoczenie organizacyjne musi stwarzać warunki
do identyfikacji i oceny szans strategicznych zastosowań informatyki
Pracownicy wszystkich stopni muszą uznać i
akceptować kluczową rolę informatycznego wspomagania procesów zarządzania w przedsiębiorstwie
przy jednoczesnym przyzwoleniu na podejmowanie wiążącego się z tym ryzyka
Działanie zmierzające do wdrożenia zaawansowanych
rozwiązań informatycznych muszą być traktowane w kategorii inwestycji gospodarczej,
a z uwagi na stopień trudności w kategorii złożonego przedsięwzięcia informatycznego.
Podnoszenie kwalifikacji użytkowników systemu |
 |
|
|