Standardowa konfiguracja programu Hercules wyodrębnia następujące strefy magazynowania:

• Strefa przyjęcia towaru do magazynu, gdzie następuje weryfikacja pozycji przyjmowanych, strefa oznaczona kodem #0
• Strefa magazynowania, program prowadzi ewidencję wg lokalizacji magazynowych (miejsc adresowych), dowolnie konfigurowalna struktura kodów
• Strefa kompletacji, program umożliwia ewidencję towaru i palet w celu przygotowywania wysyłek drobnicowych, strefa oznaczona kodem #1
• Strefa wydań, program pozwala za pomocą ewidencji magazynowej kontrolować pozycje przygotowane do wysyłki, strefa oznaczona kodem #2

Pozycje towarowe mogą być przyjmowane, wydawane oraz przesuwane pomiędzy strefami, gdyż program pozwala przyjmować pozycje bezpośrednio do każdej ze stref za pomocą dokumentów:

• Przyjęcia zewnętrznego
• Przyjęcia wewnętrznego
• Przesunięcia między strefami, zmiany lokalizacji

Z menu głównego w opcji LOKALIZACJE mamy wydzieloną część dotyczącą podglądu kartotek (pozycji towarowych) znajdujących się w strefie przyjęć. W strefie przyjęć wykonywane są czynności związane z rozładunkiem dostawy oraz fizycznym i dokumentacyjnym przyjęciem do magazynu. Najczęściej wykonywane czynności w ramach strefy przyjęć to:

• Rozładunek środków transportu i przemieszczenie dostawy do przestrzeni przyjęć
• Rozpakowanie, segregacja i sortowanie dostawy
• Kontrola dostawy jakościowa i ilościowa
• Sprawdzenie dokumentów dostawy (listu przewozowego, dowodu dostawy itp.)
• Sporządzenie dokumentacji przyjęcia
• Przepakowanie do jednostek ładunkowych i opakowań magazynowych
• Znakowanie etykietami identyfikacyjnymi i lokalizacyjnymi
•  Przekazanie do strefy składowania

Faza przyjmowania do magazynu

 Z punktu widzenia programu pierwszym istotnym elementem jest sporządzenie dokumentacji przyjęcia. Wprowadzenie danych o dostawie na podstawie dokumentów dostawy do systemu komputerowego determinuje dalsze postępowanie z towarem. W związku z tym w fazie przyjmowania należy zwrócić szczególną uwagę na poprawność i kompletność wprowadzanych danych. Część informacji zapisana jest bezpośrednio w kartotece magazynowej danego asortymentu (indeks, nazwa, jednostka, kod dostawcy, kod kreskowy towaru itp.), pozostałe informacje tylko z danym dokumentem dostawy (ilość towaru, ilość jednostek ładunkowych, data dostawy, termin ważności, numery serii, lokalizacje itp.).  Kolejnym krokiem w fazie przyjmowania jest wydruk dokumentu dostawy PZ oraz wydruk etykiet identyfikacyjnych (np. kart paletowych), etykiety służą do oznakowania jednostek ładunkowych.  Strefa przyjęć pozwala na ewidencję tych samych pozycji towarowych, które ewidencjonowane są w magazynie wysokiego składowania (symbol magazynu MG). W związku z tym nie prowadzi się oddzielnych kartotek magazynowych dla strefy magazynowania. W strefie prowadzone są kartoteki tworzone w sposób automatyczny dla pozycji magazynowych, które kiedykolwiek znajdowały się w danej strefie. Jeżeli dana kartoteka powstaje poprzez kompletacje i przyjmowana jest wyłącznie w strefie wydań lub strefa magazynowania, to taki zapis nie będzie widniał w strefie przyjęć.

Definicja strefy

Strefa przyjęć jest to zdefiniowana pozycja w tabeli adresów magazynowych opisana jako strefa przyjęć i oznaczona kodem #0, w celu umożliwienia filtrowania pozycji znajdujących się w tej strefie. Inaczej mówiąc strefę należy rozumieć jako wydzielone specjalne miejsce adresowe, bez określonej przestrzeni i ładowności, czyli takiej w której nie kontrolujemy możliwości magazynowania.

Dokumenty obrotu strefy przyjęć

Dokumentami obrotu dla strefy przyjęć są:

•  Dokument przyjęcia z zewnątrz PZ
•  Dokument przyjęcia wewnętrznego PW
•  Dokument zmiany lokalizacji – strefy ZM
•  Dokumenty wydania na zewnątrz WZ
•  Dokumenty rozchodu wewnętrzne RW

Dokumenty mogą podlegać ewidencji wyłącznie ilościowej lub ilościowo wartościowej w zależności od konfiguracji, standardowa konfiguracja programu przewiduje ewidencję ilościowo wartościową, czyli przy dokumentach przyjęcia należy podać cenę jednostkową w celu obliczenia przez program wartości dokumentów oraz wartości magazynów, poszczególnych stref itp.