|
|
Magazyn Wysokiego Składowania
|
EDI - elektroniczna wymiana dokumentów
|
Coraz większe znaczenie w działalności firm ma szybkość działania idąca w parze
z niezawodnością i zminimalizowanym prawdopodobieństwem popełniania błędów. Niestety
rosnąca wraz z rozwojem firmy ilość dokumentów oraz konieczność koordynowania coraz
większych zespołów ludzkich i coraz większego zakresu działalności zupełnie nie
idzie w parze z szybkością i sprawnością. Ogromne ilości papierowych dokumentów
produkowanych na potrzeby księgowości (faktury, wz, przelewy) oraz do celów organizacyjnych
potrafią sparaliżować najbardziej nawet sprawne przedsiębiorstwo. Pierwszym krokiem
jaki pokonuje każdy przedsiębiorca, już na wczesnym etapie rozwoju jest komputeryzacja
firmy. Na rynku funkcjonuje wiele programów wspomagających księgowość, fakturowanie,
ewidencję magazynową itp. Pomagają one rozwiązać najbardziej palące problemy. Zmniejszyć
nieco ilość dokumentów papierowych i ułatwić emisję tych, które pozostają niezbędne.
Dobrze przemyślany system zapewnia również komunikację pomiędzy poszczególnymi programami
lub ich modułami. Oznacza to, że na przykład dane z programu fakturującego są automatycznie
księgowane w module księgowym. Drugi krok w kierunku Rynku Elektronicznego (ang.
Electronic Commerce, w skrócie EC) jest dużo trudniejszy, gdyż jest to krok poza
teren firmy. Istnieją wprawdzie proste formy komunikacji jak e-mail (poczta elektroniczna)
lub fax, które redukują czas potrzebny na przebycie przez dokument drogi z jednej
firmy do drugiej. Nie zapewniają one jednak bezpieczeństwa danych i nie gwarantują
ich poprawności, gdyż w dalszym ciągu człowiek jest kluczowym ogniwem - ręcznie
przepisuje dane z przychodzących dokumentów, wprowadzając je do wewnętrznego systemu
informatycznego firmy. Pojawia się więc potrzeba opracowania systemu, za pomocą
którego mogą porozumiewać się firmy zlokalizowane często nawet na różnych kontynentach.
Czy taki system jest pomysłem rodem z futurystycznych opowiadań lub filmów? Nie,
system taki od dawna istnieje i stał się już międzynarodowym standardem. Powszechnie
znany jest jako EDI - Electronic Data Interchange, czyli po polsku "Elektroniczna
Wymiana Danych". Gdy prawie 30 lat temu powstawała koncepcja EDI, komputery były
bardzo drogie, a modemowe połączenia między nimi miały niewyobrażalnie, jak na dzisiejsze
standardy, niską przepustowość i niewiele firm mogło sobie na nie pozwolić. Z drugiej
strony nie istniały żadne systemy wspomagające wymianę danych między firmami. Programy,
które tworzyli autorzy wynajmowani przez pionierów EDI nie były ogólnie dostępne.
Daleko im również było do prostoty obsługi i niezawodności, jakimi mogą szczycić
się dzisiejsze systemy. Początki nie były więc łatwe. Pierwszymi poważnymi użytkownikami
EDI stali się przewoźnicy morscy, kolejowi i powietrzni, czyli sektor transportu.
Góry papieru, jakie ten sektor przetwarzał, musiały być przewożone na odległości
rzędu setek mil i bezustannie przepisywane - co prowadziło do nieuniknionych pomyłek.
Wczesne formy Elektronicznej Wymiany Danych opierały się na formatach opracowanych
przez grupy współpracujących ze sobą firm. Wokół tych grup skupiały się coraz większe
kręgi kooperantów. Problemy zaczynały się, gdy dwie duże grupy postanawiały nawiązać
współpracę, gdyż okazywało się zwykle, że formaty dokumentów stosowane w każdej
z nich nie są ze sobą zgodne. Powstała więc potrzeba standaryzacji formatu wymiany
danych. Zaowocowała ona na początku lat osiemdziesiątych dwoma głównymi standardami:
ANSI X12 oraz UN/EDIFACT (Electronic Data Interchange For Administration, Commerce,
and Transport), które są obecnie najczęściej używane, mając akceptację Rządu Federalnego
USA i Organizacji Narodów Zjednoczonych. O standardowym dokumencie EDI można myśleć
jak o wielkiej tabeli, zawierającej drobne rubryczki, które zostały starannie wyselekcjonowane
z pokaźnej palety rozwiązań praktycznych stosowanych przez różne przedsiębiorstwa.
Pojedyncza firma nie wypełnia wszystkich rubryczek, a jedynie te, które dotyczą
przeprowadzanej przez nią transakcji. Również firma otrzymująca dokument EDI używa
tylko tych pól tabeli, które są jej niezbędne. W praktyce oczywiście nikt nie wypełnia
żadnych rubryczek. Firma przetwarza dokument w swoim własnym formacie, a odpowiedni
program tłumaczy go na format EDI lub konwertuje z tego formatu. W USA głównym standardem
jest X12, a w pozostałych krajach EDIFACT. Obecnie wszystkie organizacje odpowiadające
za standaryzację EDI, podjęły decyzję o migracji do standardu EDIFACT O sprawności
EDI może świadczyć fakt, że międzynarodowe banki przesyłają ponad trzy miliony dokumentów
EDI dziennie. Odbywa się to przez sieć międzybankową o nazwie SWIFT. Wybór EDI przez
potentatów światowej gospodarki sugeruje, że jest to system opłacalny i godny zaufania,
pomimo że może się na pozór wydawać rozwiązaniem kosztownym. Główną część kosztów
wdrożenia EDI ponosi zwykle wielka firma, wokół której skupieni są mniejsi kooperanci.
Koszty te mogą być stosunkowo wysokie, ale liczne przykłady wykazują, że w niedługim
okresie zwracają się one pomnożone wielokrotnie. Dzieje się tak za sprawą znacznych
oszczędności, możliwym dzięki wyeliminowaniu bezpośredniego wpływu człowieka i przyspieszeniu
obiegu dokumentów. Dzięki EDI otwiera się również możliwość podejmowania decyzji
marketingowych na podstawie wyników działania specjalnych programów, które w aktywny
sposób wspomagają zarządzanie firmą, analizują każdy aspekt współpracy z partnerami
i przeprowadzają zaawansowane symulacje potencjalnych możliwości usprawnienia działania
firmy.
Bezpośrednie korzyści z używania EDI
 Oszczędność czasu i pieniędzy - EDI
jest technologią, która w naturalny sposób oszczędza czas i pieniądze. Potrzeba
przetwarzania informacji przez człowieka jest zredukowana do minimum, ponieważ procesy
translacji, konwersji i transportu danych są automatycznie wykonywane przez komputer
i odpowiednie oprogramowanie. Wymiana dokumentów w stosunku do metod klasycznych
jak poczta, jest nieporównywalnie szybsza, dzięki czemu na przykład znacznie szybciej
możemy się dowiedzieć kto posiada pożądany przez nas towar, złożyć zamówienie i
otrzymać jego potwierdzenie.
Zminimalizowane ryzyko błędu Elektroniczny transfer danych eliminuje konieczność
kopiowania danych z jednego papierowego dokumentu na inny lub ręcznego wprowadzania
danych do aplikacji biznesowej. W typowym zleceniu zakupu, człowiek przepisuje informacje
z formularza papierowego przynajmniej jeden raz. Przy pomocy EDI polepszona dokładność
osiągana jest na kilka różnych sposobów:
Dane elektroniczne wyprowadzane są zazwyczaj z bazy danych, gdzie zostały już poddane
uprzedniemu zatwierdzeniu (sprawdzeniu). Dokumenty elektroniczne przesyłane są precyzyjnie
bez względu na ich rozmiar. Jeżeli transmisja dużego dokumentu nie okazuje się skuteczna,
użytkownik może natychmiast wywołać procedurę retransmisji. Nawet jeżeli dokument
elektroniczny przetwarza wielu różnych uczestników, z których każdy dodaje dane
do istniejącego dokumentu, i tak żaden nie ma możliwości zmiany poprzednio wprowadzonej
informacji.
Polepszona gospodarka towarami Szybka wymiana dokumentów i prawie zerowe szanse
popełnienia błędu pozwalają realizować zamówienia o wiele szybciej. Specjalne programy
nie pozwalają na pozostawienie firmy z "pustym magazynem". Mogą one wskazywać momenty,
w których należy zainteresować się dostawą danego artykułu i u kogo go zamówić.
Ponieważ programy nie kierują się intuicją, a używają zaawansowanych technik analizy
danych, dają gwarancję, że w magazynie nigdy nie zabraknie żadnego z towarów i żaden
nie będzie zalegał w nadmiarze.
Powiększenie rynku odbiorców Ogromna ilość wielkich przedsiębiorstw o zasięgu światowym
stosuje już Elektroniczną Wymianę Danych. Dla mniejszego kooperanta wdrożenie EDI
jest więc dużym plusem, a czasem wręcz biletem do Wielkiego Biznesu, gdyż niektórzy
z potentatów wprost wymagają stosowania EDI. Nie należy się ani temu dziwić, ani
z tym walczyć, gdyż potentaci rynku bez EDI zostaliby zasypani przez dokumenty i
zniszczeni finansowo przez sztaby ludzi potrzebnych do ich obróbki.
|
Dokumenty XML
|
|
XML (Extensible Markup Language) jest językiem znaczników przeznaczonym do przechowywania
danych wzorowanym na html. Brak ograniczeń odnośnie znaczników przy równoczesnym
wysokim stopniu formalizacji, spowodował, że XML stał się standardem chętnie wykorzystywanym,
wypierającym inne dobrze znane formaty danych (np. EDI-FAKT, zbiory csv, itp.).
Zbiory tworzone w oparciu o ten język dają czytelną konstrukcje i nie wymagają specjalnych
programów do ich odczytania (wystarczy przeglądarka internetowa). Możliwość włączenia
do XML warstwy prezentacji daje dodatkową możliwość prezentowania danych w sposób
czytelny dla użytkownika, przy zachowaniu pełnej funkcjonalności bazy danych. |
ECOD CONNECTOR Elektroniczne Centrum Obsługi Dokumentów
|
Elektroniczne Centrum Obsługi Dokumentów jest programem B2B zapewniającym transmisję
dokumentów handlowych w postaci elektronicznej. Za pośrednictwem ECOD przesyłane
elektroniczne faktury, zamówienia, potwierdzenia dostawy, stany magazynowe oraz
wszelkie inne dokumenty wykorzystywane w procesach handlowych
Import danych do systemu
Import danych do systemu następuje w dwojaki sposób:
automatyczny – wczytanie zamówień do systemu następuje automatycznie z kartoteki
do rejestru jako nie zatwierdzony dokument który wymaga akceptacji przez operatora.
Jeśli program napotka błąd generuje e-mail który następnie jest wysyłany do osób
które znajdują się na liście zawartej w pliku konfiguracyjnym setup.xml w katalogu
KAR programu a sam dokument zostaje umieszczony w katalogu ERR w miejscu skąd był
wczytywany. Dokument taki wtedy nie jest importowany do programu więc należy go
ręcznie wczytać. - zakres danych jakie program ma wczytać znajdują się w pliku konfiguracyjnym
setup.xml w katalogu KAR programu.
ręczny – wprowadzamy dane za pomocą formatki w tym celu przygotowanej. Po prawidłowym
wypełnieniu pól formatki następuje odczyt pozycji w niej zawartych. Istnieje również
możliwość ręcznego wybrania pliku danych z katalogów kartoteki bądź ERR Po odczycie
dokumenty mogą być albo skasowane albo przenoszone do archiwum.
Generowanie dokumentów aviso oraz faktur.
Dokumenty aviso możemy wygenerować w formatce zamówienia. Informacje tam
zawarte to data, godzina oraz dane o przewoźnikach. W przypadku faktur dokument
jest generowany w odpowiedniej formatce. W przypadku gdy użytkownik popełni błąd
a nie ma prawa do edycji tego dokumentu w celu ponownego wygenerowania dokumentu. Program sprawdza czy taki dokument został
już wygenerowany. Jeśli tak wyświetla informację o tym, że taki dokument istnieje
z zapytaniem czy wygenerować go ponownie.
|
|
|