Rejestr Spraw Bieżacych Udostępnia dokumenty oznaczone jako w trakcie pracy.
Domyślnie każdy zarejestrowany dokument w systemie trafia do rejestru spraw bieżących i znajduje się w nim tak długo, aż nie zostanie przeniesiony do rejestru ARCHIWUM lub do rejestru SPRAW USUNIĘTYCH. Dokumenty oznaczone są specjalnym znacznikiem, który można zmienić za pomocą funkcji STAN - i w ten sposób przenieść dokument do innego rejestru.

Standardowa funkcja pozwalająca dołączać dowolne pliki do danego dokumentu – stanowiące załączniki.
Standardowa funkcja programu Studio Dokumenty .net (system DMS) przeznaczona jest do kopiowania dowolnych plików i kojarzenia ich z danym dokumentem.br>W przeciwieństwie do skanów, które standardowo powinny być zapisane w formacie pliku graficznego JPG, załącznikiem może być dowolny plik. Pliki zapisane w ten sposób na serwerze i skojarzone z dokumentami pozwalają na łatwe i szybkie udostępnianie ich wybranym osobom. Należy pamiętać, że ustawienia serwera mogą ograniczać wielkość plików transferowanych na serwer. W zależności od szybkości łącz należy przyjąć zasadę, że pojedynczy plik kopiowany jako załącznik powinien być wielkości do 5 MB.

Rejestr Spraw Bieżacych Udostępnia dokumenty oznaczone jako w trakcie pracy.. Domyślnie każdy zarejestrowany dokument w systemie trafia do rejestru spraw bieżących i znajduje się w nim tak długo, aż nie zostanie przeniesiony do rejestru ARCHIWUM lub do rejestru SPRAW USUNIĘTYCH. Dokumenty oznaczone są specjalnym znacznikiem, który można zmienić za pomocą funkcji STAN - i w ten sposób przenieść dokument do innego rejestru.
Standardowa funkcja pozwalająca dołączać dowolne pliki do danego dokumentu – stanowiące załączniki.. Standardowa funkcja programu Studio Dokumenty .net (system DMS) przeznaczona jest do kopiowania dowolnych plików i kojarzenia ich z danym dokumentem.br>W przeciwieństwie do skanów, które standardowo powinny być zapisane w formacie pliku graficznego JPG, załącznikiem może być dowolny plik. Pliki zapisane w ten sposób na serwerze i skojarzone z dokumentami pozwalają na łatwe i szybkie udostępnianie ich wybranym osobom. Należy pamiętać, że ustawienia serwera mogą ograniczać wielkość plików transferowanych na serwer. W zależności od szybkości łącz należy przyjąć zasadę, że pojedynczy plik kopiowany jako załącznik powinien być wielkości do 5 MB.
Program umozliwia rejestrowanie dokumentów zgodnie z zasadami obowiązującymi w danej jednostce organizacyjnej. Zarejestrowane dokumenty są odpowiednio klasyfikowane, następuje nadanie numeru zbudowanego w oparciu o klasyfikację dziesiętną (na numer składają się następujące informacje: symbol jednostki organizacyjnej, symbol klasyfikacji dziesiętnej, kolejny numer sprawy, kolejny numer akt sprawy, rok).. Klasyfikacja i kategoryzacja dokumentów Program umozliwia rejestrowanie dokumentów zgodnie z zasadami obowiązującymi w danej jednostce organizacyjnej. Zarejestrowane dokumenty są odpowiednio klasyfikowane, następuje nadanie numeru zbudowanego w oparciu o klasyfikację dziesiętną (na numer składają się następujące informacje: symbol jednostki organizacyjnej, symbol klasyfikacji dziesiętnej, kolejny numer sprawy, kolejny numer akt sprawy, rok). Odpowiednia klasyfikacja dokumentu sprawy może wyznaczać kategorię, z którą związana jest m.in. informacja o archiwizacji dokumentu oraz jak długo dokument musi być przechowywany. W ten sposób w bazie danych dostępny jest rejestr spraw będący chronologicznym spisem wszystkich wpływających i obsługiwanych dokumentów. Możliwe jest również wyszukiwanie spraw w oparciu o numer lub kategorię nadaną podczas rejestracji. br/>br/> b> Wyszukiwanie dokumentów/b> br/> Program wyposażony jest w prosty, uniwersalny i intuicyjny mechanizm wyszukiwania pożądanych dokumentów zwany filtrowanie. Wyszukiwanie możliwe jest według wielu kryteriów: br/>- Tytuł dokumentu lub jego fragment br/>- umożliwia wyszukiwanie dokumentów zawierających w polu Tytuł dokumentu określony ciąg znaków. br/>- Opis - umożliwia wyszukiwanie dokumentów zawierających w polu Opis wskazany ciąg znaków. br/>- data - zawęża obszar wyszukiwania do dokumentów z danego okresu. Zakres szukania dokumentów: br/>- Wszystkie foldery- wyszukiwanie w obrębie dokumentów oznaczonych jako archiwalne i niearchiwalne oraz usunięte; br/>- Wyłącznie foldery bieżace - niearchiwalnych - wyszukiwanie wyłącznie w obrębie dokumentów nie oznaczonych jako archiwalne; br/>- Wyłącznie archiwalnych - wyszukiwanie wyłącznie w obrębie dokumentów oznaczonych jako archiwalne. br/>- Wyłącznie usunięte Funkcja filtrowania dokumentów Filtrowanie dokumentów pozwala na ograniczenie ilości wyświetlanych dokumentów w zależności od wybranego warunku filtrowania oraz przypisania dokumentu do określonej kategorii Archiwum. Dodawanie dokumentów do bazy Wprowadzanie dokumentów możliwe jest m. in. poprzez wczytanie dokumentów z dysku (wybranie plików) czy też bezpośrednio ze skanera dzięki wbudowanej funkcji jego obsługi, bez konieczności korzystania z innych aplikacji. Zapis może odbywać się poprzez wprowadzenie nowego dokumentu z poziomu aplikacji, pobranie z dysku lokalnego, sieciowego dokumentu już istniejącego. Dokument może być zeskanowany. W trakcie dodawania nowego dokumentu użytkownicy mają do dyspozycji pola: br/>- Tytuł dokumentu: w tym miejscu należy wprowadzić nazwę dokumentu, która wyświetlana będzie w liście dokumentów. Pole to może być wykorzystywane w module wyszukiwania dokumentów. wybraniu opcji Przeglądaj otwierane jest okno wyświetlające odnośniki do dysków lokalnych oraz dostępnych zasobów sieci. Umieść w systemie. br/>- Priorytet: ustawienie priorytetu decyduje o kolejności wyświetlania dokumentów w liście dokumentów. Dostępne priorytety: najniższy, niski, normalny (domyślny), wysoki, najwyższy. br/>- Opis dokumentu: opis dokumentu wyświetlany po najechaniu kursorem na dokument w sekcji Dokumenty. Opis ten może być również wykorzystywany w module wyszukiwania dokumentu. br/>- data utworzenia (dodania do bazy) dokumentu. Informacja istotna zarówno dla wyszukiwania jak i filtrowania dokumentów. br/>- Dokument archiwalny: (domyślnie nie zaznaczone) br/>- domyślnie w systemie wyświetlane są wyłącznie dokumenty, które nie zostały oznaczone jako archiwalne. W celu wyświetlenia dokumentów archiwalnych należy odpowiednio zmodyfikować warunki filtrowania w sekcji Dokumenty. Praca zespołowa i dostęp zdalny przez internet (strony www) System zapewnia dostęp do archiwum dokumentów zaróno w sieci lokalnej jak i zzdalnie przez internet. Kontrola ta odbywa się zarówno przy korzystaniu z interfejsu WWW jak i aplikacji lokalnej służącej do zarządzania dokumentami.
Program Studio HR.net to zestaw narzędzi i procedur istotnych w zarządzaniu kontaktami z klientami. System przeznaczony jest do obsługi dowolnego przedsiębiorstwa, a w przedstawionej konfiguracji dedykowany jest dla agencji pracy tymczasowej. System w tej konfiguracji umożliwia nie tylko ewidencję kartotek klientów, kwater czy potencjalnych kandydatów do pracy, lecz także ewidencję zamówień klienta wraz z zapotrzebowaniem oraz jego realizacją, a więc dopisaniem do zapotrzebowania wytypowanych kandydatów do pracy oraz kwater w których będą mieszkali podczas trwania zawartej umowy o pracę. Program opracowany został z myślą o współpracy z systemem ERP enova w któym prowadzona jest pęłna księgowość oraz sprawy płacowo kadrowe pracowników agencji. .
System zarządzania dokumentami jest to narzędzie informatyczne pozwalające na przetwarzanie wszelkich form dokumentów powstających w organizacjach: przetwarzanie dotyczy zarówno dokumentów wewnętrznych dotyczących współpracy różnych obszarów funkcjonalnych organizacji, jak również dokumentów napływające z otoczenia (np. zamówienia od klientów, faktury, listy, i inne). Program wyposażony jest w moduł, który obsługuje skanery pracujące pod kontrolą Windows w standardzie TWAIN. Skanowanie dokumentów uruchamiane jest za pomocą modułu programu a przechycone obrazy są kojarzone z danymi opisującymi daną sprawę. Mozna przypisąc dowolną nazwę liście plików (skanów) a program wykonuje automatyczną numerację kolejnych stron załączników. Polecenia ARCHIWUM umożliwia przeniesienie całych spraw do rejestru dokumentów archiwizowanych. Do archiwum przenoszona jest sprawa zaznaczona (przez kliknięcie). Przy archiwizacji zaznaczany jest dowolny załącznik sprawy lub sprawa. Po wybraniu polecenia ARCHIWUM wyświetlony zostaje komunikat z pytaniem o archiwizację sprawy.
Dokumenty grupowane są według numeru sprawy. W lewym oknie wyświetlane jest zestawienie spraw, w prawym – szczegóły wybranej, zaznaczonej przez kliknięcie sprawy. Sprawy zaznaczone są kolorem żółtym. W menu aktywna jest funkcja filtrowania dla pól wyświetlonych w zestawieniu. Dokumenty oznaczone jako usunięte nie są fizycznie kasowe, ale oznaczane specjalnym statusem oznaczającym sprawy i dokumenty w danym momencie jako nieważne. Menu wyświetla zestawienie dokumentów przeniesionych do archiwum - jest to wydzielona z abzy grupa dokumentów oznaczonych specjalnym identyfikatorem.
Rejestr ZESTAWIENIA DOKUMENTÓW zawiera wszystkie archiwizowane dokumenty z każdym stanem i statusem. Dokumenty są wyświetlane z ostatnich 3 misięcy, ale zapomocą funkcji w prawym grónym rogu ekranu można określić dowolny przedział czasowy zestawienia dokumentów. W zestawieniu aktywna jest funkcja archiwizowania sprawy. Przeniesienie sprawy do archiwum wymaga zapisania znacznika w polu ARCHIWUM. Usunięcie znacznika nadaje sprawie status sprawy bieżącej. Dane wyświetlane w zestawieniu mozna filtrować za pomocą standardowych funkcji np. wg nadawców, adresatów, numerów spraw. Ponadto można grupować wg dowolnego kryterium, np., pogrupowac dokumenty wg oddziałów czy rodzajów. .
Program Studio Dokumenty (system DMS) posiada zestaw funkcji pozwalających realizować wiele działań, począwszy od rejestrowania dokumentów, przez ich porządkowanie, klasyfikację, zarządzanie wersjami dokumentów aż do zarządzania obiegami dokumentów i ich archiwizacji. Dokumenty przechowywane w systemie DMS są organizowane w strukturę drzewiastą - foldery plików. Rozwiązanie to umożliwia wygodne ustalenie hierarchicznego układu dokumentów dla każdego poziomu, działu firmy, prowadzonej sprawy. Zarejestrowany w programie dokument posiada metrykę określającą informacje ogólne dokumentu, pozwalające na jego indentyfikację, odszukanie oraz powiązanie ze sprawami czy innymi dokumentami. Dane znajdujące się w metryce mogą być definiowane przez administratora systemu. Dokumenty mogą być ze sobą powiązane za pomocą odpowiednich oznaczeń tworząc komplety niezależnie od miejsca w drzewie w którym zostały zapisane.
Program archiwizacji dokumentów umożliwia rejestrowanie dokumentów zgodnie z zasadami obowiązującymi w danej jednostce organizacyjnej. Zarejestrowane dokumenty są odpowiednio klasyfikowane, następuje nadanie numeru zbudowanego w oparciu o taką klasyfikację. Odpowiednia klasyfikacja dokumentu sprawy może wyznaczać kategorię, z którą związana jest m.in. informacja o archiwizacji dokumentu oraz jak długo dokument musi być przechowywany. W ten sposób w bazie danych dostępny jest rejestr spraw będący chronologicznym spisem wszystkich wpływających i obsługiwanych dokumentów. Możliwe jest również wyszukiwanie spraw w oparciu o numer lub kategorię nadaną podczas rejestracji.
DEMO