|
|
|
|
|
|
|
|
|
EDI - elektroniczna wymiana dokumentów
|
|
|
Coraz większe znaczenie w działalności firm ma szybkość działania idąca w parze
z niezawodnością i zminimalizowanym prawdopodobieństwem popełniania błędów.
Niestety rosnąca wraz z rozwojem firmy ilość dokumentów oraz konieczność
koordynowania coraz większych zespołów ludzkich i coraz większego zakresu
działalności zupełnie nie idzie w parze z szybkością i sprawnością. Ogromne
ilości papierowych dokumentów produkowanych na potrzeby księgowości (faktury,
wz, przelewy) oraz do celów organizacyjnych potrafią sparaliżować najbardziej
nawet sprawne przedsiębiorstwo. Pierwszym krokiem jaki pokonuje każdy
przedsiębiorca, już na wczesnym etapie rozwoju jest komputeryzacja firmy. Na
rynku funkcjonuje wiele programów wspomagających księgowość, fakturowanie,
ewidencję magazynową itp. Pomagają one rozwiązać najbardziej palące problemy.
Zmniejszyć nieco ilość dokumentów papierowych i ułatwić emisję tych, które
pozostają niezbędne. Dobrze przemyślany system zapewnia również komunikację
pomiędzy poszczególnymi programami lub ich modułami. Oznacza to, że na przykład
dane z programu fakturującego są automatycznie księgowane w module księgowym.
Drugi krok w kierunku Rynku Elektronicznego (ang. Electronic Commerce, w skrócie
EC) jest dużo trudniejszy, gdyż jest to krok poza teren firmy. Istnieją
wprawdzie proste formy komunikacji jak e-mail (poczta elektroniczna) lub fax,
które redukują czas potrzebny na przebycie przez dokument drogi z jednej firmy
do drugiej. Nie zapewniają one jednak bezpieczeństwa danych i nie gwarantują ich
poprawności, gdyż w dalszym ciągu człowiek jest kluczowym ogniwem - ręcznie
przepisuje dane z przychodzących dokumentów, wprowadzając je do wewnętrznego
systemu informatycznego firmy. Pojawia się więc potrzeba opracowania systemu, za
pomocą którego mogą porozumiewać się firmy zlokalizowane często nawet na różnych
kontynentach. Czy taki system jest pomysłem rodem z futurystycznych opowiadań
lub filmów? Nie, system taki od dawna istnieje i stał się już międzynarodowym
standardem. Powszechnie znany jest jako EDI - Electronic Data Interchange, czyli
po polsku "Elektroniczna Wymiana Danych". Gdy prawie 30 lat temu powstawała
koncepcja EDI, komputery były bardzo drogie, a modemowe połączenia między nimi
miały niewyobrażalnie, jak na dzisiejsze standardy, niską przepustowość i
niewiele firm mogło sobie na nie pozwolić. Z drugiej strony nie istniały żadne
systemy wspomagające wymianę danych między firmami. Programy, które tworzyli
autorzy wynajmowani przez pionierów EDI nie były ogólnie dostępne. Daleko im
również było do prostoty obsługi i niezawodności, jakimi mogą szczycić się
dzisiejsze systemy. Początki nie były więc łatwe. Pierwszymi poważnymi
użytkownikami EDI stali się przewoźnicy morscy, kolejowi i powietrzni, czyli
sektor transportu. Góry papieru, jakie ten sektor przetwarzał, musiały być
przewożone na odległości rzędu setek mil i bezustannie przepisywane - co
prowadziło do nieuniknionych pomyłek. Wczesne formy Elektronicznej Wymiany
Danych opierały się na formatach opracowanych przez grupy współpracujących ze
sobą firm. Wokół tych grup skupiały się coraz większe kręgi kooperantów.
Problemy zaczynały się, gdy dwie duże grupy postanawiały nawiązać współpracę,
gdyż okazywało się zwykle, że formaty dokumentów stosowane w każdej z nich nie
są ze sobą zgodne. Powstała więc potrzeba standaryzacji formatu wymiany danych.
Zaowocowała ona na początku lat osiemdziesiątych dwoma głównymi standardami:
ANSI X12 oraz UN/EDIFACT (Electronic Data Interchange For Administration,
Commerce, and Transport), które są obecnie najczęściej używane, mając akceptację
Rządu Federalnego USA i Organizacji Narodów Zjednoczonych. O standardowym
dokumencie EDI można myśleć jak o wielkiej tabeli, zawierającej drobne
rubryczki, które zostały starannie wyselekcjonowane z pokaźnej palety rozwiązań
praktycznych stosowanych przez różne przedsiębiorstwa. Pojedyncza firma nie
wypełnia wszystkich rubryczek, a jedynie te, które dotyczą przeprowadzanej przez
nią transakcji. Również firma otrzymująca dokument EDI używa tylko tych pól
tabeli, które są jej niezbędne. W praktyce oczywiście nikt nie wypełnia żadnych
rubryczek. Firma przetwarza dokument w swoim własnym formacie, a odpowiedni
program tłumaczy go na format EDI lub konwertuje z tego formatu. W USA głównym
standardem jest X12, a w pozostałych krajach EDIFACT. Obecnie wszystkie
organizacje odpowiadające za standaryzację EDI, podjęły decyzję o migracji do
standardu EDIFACT O sprawności EDI może świadczyć fakt, że międzynarodowe banki
przesyłają ponad trzy miliony dokumentów EDI dziennie. Odbywa się to przez sieć
międzybankową o nazwie SWIFT. Wybór EDI przez potentatów światowej gospodarki
sugeruje, że jest to system opłacalny i godny zaufania, pomimo że może się na
pozór wydawać rozwiązaniem kosztownym. Główną część kosztów wdrożenia EDI ponosi
zwykle wielka firma, wokół której skupieni są mniejsi kooperanci. Koszty te mogą
być stosunkowo wysokie, ale liczne przykłady wykazują, że w niedługim okresie
zwracają się one pomnożone wielokrotnie. Dzieje się tak za sprawą znacznych
oszczędności, możliwym dzięki wyeliminowaniu bezpośredniego wpływu człowieka i
przyspieszeniu obiegu dokumentów. Dzięki EDI otwiera się również możliwość
podejmowania decyzji marketingowych na podstawie wyników działania specjalnych
programów, które w aktywny sposób wspomagają zarządzanie firmą, analizują każdy
aspekt współpracy z partnerami i przeprowadzają zaawansowane symulacje
potencjalnych możliwości usprawnienia działania firmy.
Bezpośrednie korzyści z używania EDI
Oszczędność czasu i pieniędzy - EDI jest technologią, która w naturalny sposób
oszczędza czas i pieniądze. Potrzeba przetwarzania informacji przez człowieka
jest zredukowana do minimum, ponieważ procesy translacji, konwersji i transportu
danych są automatycznie wykonywane przez komputer i odpowiednie oprogramowanie.
Wymiana dokumentów w stosunku do metod klasycznych jak poczta, jest
nieporównywalnie szybsza, dzięki czemu na przykład znacznie szybciej możemy się
dowiedzieć kto posiada pożądany przez nas towar, złożyć zamówienie i otrzymać
jego potwierdzenie. Zminimalizowane ryzyko błędu Elektroniczny transfer danych
eliminuje konieczność kopiowania danych z jednego papierowego dokumentu na inny
lub ręcznego wprowadzania danych do aplikacji biznesowej. W typowym zleceniu
zakupu, człowiek przepisuje informacje z formularza papierowego przynajmniej
jeden raz. Przy pomocy EDI polepszona dokładność osiągana jest na kilka różnych
sposobów: Dane elektroniczne wyprowadzane są zazwyczaj z bazy danych, gdzie
zostały już poddane uprzedniemu zatwierdzeniu (sprawdzeniu). Dokumenty
elektroniczne przesyłane są precyzyjnie bez względu na ich rozmiar. Jeżeli
transmisja dużego dokumentu nie okazuje się skuteczna, użytkownik może
natychmiast wywołać procedurę retransmisji. Nawet jeżeli dokument elektroniczny
przetwarza wielu różnych uczestników, z których każdy dodaje dane do
istniejącego dokumentu, i tak żaden nie ma możliwości zmiany poprzednio
wprowadzonej informacji. Polepszona gospodarka towarami Szybka wymiana
dokumentów i prawie zerowe szanse popełnienia błędu pozwalają realizować
zamówienia o wiele szybciej. Specjalne programy nie pozwalają na pozostawienie
firmy z "pustym magazynem". Mogą one wskazywać momenty, w których należy
zainteresować się dostawą danego artykułu i u kogo go zamówić. Ponieważ programy
nie kierują się intuicją, a używają zaawansowanych technik analizy danych, dają
gwarancję, że w magazynie nigdy nie zabraknie żadnego z towarów i żaden nie
będzie zalegał w nadmiarze. Powiększenie rynku odbiorców Ogromna ilość wielkich
przedsiębiorstw o zasięgu światowym stosuje już Elektroniczną Wymianę Danych.
Dla mniejszego kooperanta wdrożenie EDI jest więc dużym plusem, a czasem wręcz
biletem do Wielkiego Biznesu, gdyż niektórzy z potentatów wprost wymagają
stosowania EDI. Nie należy się ani temu dziwić, ani z tym walczyć, gdyż
potentaci rynku bez EDI zostaliby zasypani przez dokumenty i zniszczeni
finansowo przez sztaby ludzi potrzebnych do ich obróbki.
Dokumenty XML
XML (Extensible Markup Language) jest językiem znaczników przeznaczonym do
przechowywania danych wzorowanym na html. Brak ograniczeń odnośnie znaczników
przy równoczesnym wysokim stopniu formalizacji, spowodował, że XML stał się
standardem chętnie wykorzystywanym, wypierającym inne dobrze znane formaty
danych (np. EDI-FAKT, zbiory csv, itp.). Zbiory tworzone w oparciu o ten język
dają czytelną konstrukcje i nie wymagają specjalnych programów do ich odczytania
(wystarczy przeglądarka internetowa). Możliwość włączenia do XML warstwy
prezentacji daje dodatkową możliwość prezentowania danych w sposób czytelny dla
użytkownika, przy zachowaniu pełnej funkcjonalności bazy danych
ECOD CONNECTOR Elektroniczne Centrum Obsługi Dokumentów
Elektroniczne Centrum Obsługi Dokumentów jest programem B2B zapewniającym
transmisję dokumentów handlowych w postaci elektronicznej. Za pośrednictwem ECOD
przesyłane elektroniczne faktury, zamówienia, potwierdzenia dostawy, stany
magazynowe oraz wszelkie inne dokumenty wykorzystywane w procesach handlowych
Import danych do systemu
Import danych do systemu następuje w dwojaki sposób: automatyczny – wczytanie
zamówień do systemu następuje automatycznie z kartoteki do rejestru jako nie
zatwierdzony dokument który wymaga akceptacji przez operatora. Jeśli program
napotka błąd generuje e-mail który następnie jest wysyłany do osób które
znajdują się na liście zawartej w pliku konfiguracyjnym setup.xml programu a sam
dokument zostaje umieszczony w katalogu ERR w miejscu skąd był wczytywany.
Dokument taki wtedy nie jest importowany do programu więc należy go ręcznie
wczytać. - zakres danych jakie program ma wczytać znajdują się w pliku
konfiguracyjnym setup.xml w katalogu programu. ręczny – wprowadzamy dane za
pomocą formatki w tym celu przygotowanej. Po prawidłowym wypełnieniu pól
formatki następuje odczyt pozycji w niej zawartych. Istnieje również możliwość
ręcznego wybrania pliku danych z katalogów kartoteki bądź ERR Po odczycie
dokumenty mogą być albo skasowane albo przenoszone do archiwum.
Generowanie dokumentów aviso oraz faktur
Dokumenty aviso możemy wygenerować w formatce zamówienia. Informacje tam
zawarte to data, godzina oraz dane o przewoźnikach. W przypadku faktur dokument
jest generowany w odpowiedniej formatce. W przypadku gdy użytkownik popełni błąd
a nie ma prawa do edycji tego dokumentu w celu ponownego wygenerowania
dokumentu. Program sprawdza czy taki dokument został już wygenerowany. Jeśli tak
wyświetla informację o tym, że taki dokument istnieje z zapytaniem czy
wygenerować go ponownie. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Pracownicy merytoryczni w całej organizacji — by móc szybko i sprawnie podejmować decyzje — potrzebują dostępu do danych biznesowych. Ci posiadający wszechstronne umiejętności i wiedzę pracownicy potrzebują intuicyjnego, a jednocześnie silnego narzędzia, umożliwiającego przeglądanie danych i znajdowanie odpowiedzi na pytania o znaczeniu krytycznym, bez konieczności posiadania szczegółowej wiedzy t ...
|
|
Kolektor danych w magazynie wysokiego składu Kolektor danych (terminal radiowy) jest zewnętrznym urządzeniem podłączanym do systemu za pomocą sieci bezprzewodowej i wyposażony w dotykowy ekran działający pod kontrolą systemu operacyjnego Windows CE lub mobile. Kolektor - terminel może służyć do wspomagania wielu różnorodnych procesów zależności od potrzeb, dzięki temu, że wyposażony jest w system ...
|
|
Poza edycjami czysto komercyjnymi Microsoft udostępnia również edycje darmowe do dowolnego zastosowania (w tym komercyjnego). Edycje te mają różnorodne ograniczenia i tak np. do wersji 2000 (8.0) włącznie nie były m.in. udostępniane graficzne narzędzia do zarządzania bazami danych oraz były ograniczenia co do możliwej ilości połączeń do bazy. Począwszy od wersji 2005 (9.0) można pobrać wersję z ...
|
|
Czynności przygotowawcze do wdrożenia systemu
Złożoność rozwiązywanych za pomocą informatyki problemów charakteryzuje wielkość i struktura zbiorów danych oraz złożoność procedur przetwarzania tych informacji. Ogólny model tworzenia systemów informatycznych powinien składać się z trzech podstawow ...
|
Wdrożenie programu
Wdrożenie systemu informatycznego
Praca z komputerem składa się z czterech elementów: wprowadzenie informacji, przetworzenie, przechowywanie, udostępnianie. Wszystkie te etapy są konieczne, niezależnie od zadań jakie stawiamy maszynom cyfrowym w ...
|
EDI - elektroniczna wymiana danych
Wdrożenie Elektronicznej Wymiany Danych EDI (ang. Elektronic Data Interchange), to kilkustopniowy proces realizowany zarówno w przedsiębiorstwie jak i w relacjach z partnerami z otoczenia gospodarczego. Szczególnie istotne jest zapewnienie otwartości ...
|
Picking List
W magazynach w których istnieje konieczność ścisłej kontroli lokalizacji (miejsc składowania) przechowywanych towarów stosuje się znakowanie miejsc lokalizacji za pomocą specjalnych kodów - oznaczeń. Miejsca składowania oznakowane są etykietą z jawny ...
|
Drukarka kodów kreskowych
Drukarka kodów kreskowych ZEBRA ZM400 to doskonałe półprzemysłowe rozwiązanie do wykorzystania z modułem drukowania etykiet logistycznych GS1
Drukarka ZEBRA ZM400 to najlepszy wybór do szybkiego i uniwersalnego drukowania w każdej branży.Urządz ...
|
Integracja Spedycja
Oprogramowanie magazynowe WMS.net może współpracować z aplikacją Studio Spedycja.net w zakresie przygotowywania i wysyłania przesyłek kurierskich. Mimo, że program Spedycja.net działa na osobnej bazie Microsoft SQL server to dane są między bazami czy ...
|
Projektowanie wydruków
Drukowanie dokumentów z programu magazynowego WMS.net oparte zostało na bazie szablonów XML, które publikowane są na serwerze raportów SQL. Wykorzystanie standardu Microsoft w zakresie projektowania dokumentów za pomocą Report Builder oraz sql report ...
|
Terminal radiowy
Kolektor danych w magazynie wysokiego składu Kolektor danych (terminal radiowy) jest zewnętrznym urządzeniem podłączanym do systemu za pomocą sieci bezprzewodowej i wyposażony w dotykowy ekran działający pod kontrolą systemu operacyjnego Windows CE l ...
|
Dokumenty magazynowe
Dokumenty magazynowe Dokumenty magazynowe rejestrują obrót magazynowy związany z zakupami, sprzedażą (dokumenty zewnętrzne) oraz obrotem wewnątrz firmy wynikające z przyjęciem, wydaniem lub zmianą magazynu. Ponadto występuje specjalny dokument zmiany ...
|
Komisjonowanie
Przepakowanie towarów jest rejestrowane przez dokumenty: Rw – rozładunek palet (wydanie do przepakowania) oraz Pw – załadunek towaru na inne palety (przyjęcie z przepakowania). Wydanie do przepakowania rejestrowane jest przez dokument wydania wewnętr ...
|
|
|
|