|
|
SoftwareStudio Sp. z o.o.
producent programów komputerowych |
|
|
60-349 Poznań, ul. Ostroroga 5 |
|
tel. |
061 66 90 641 |
|
|
061 66 90 642 |
|
|
061 66 90 643
|
|
|
061 66 90 644 |
|
fax |
061 86 71 151 |
|
mail |
poznan@softwarestudio.com.pl |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
DMS Document Management System
|
|
Systemu zarządzania dokumentami (DMS) to system komputerowy (lub zestaw
programów komputerowych) używane do śledzenia i przechowywania dokumentów
elektronicznych i / lub obrazów dokumentów papierowych.
|
Uruchom DEMO
|
|
Istnieje kilka typowych problemów, które występują w procesach związanych z
zarządzaniem dokumentami niezależnie od tego czy dotczy to małej firmy,
kancelarii prawnej itp gdzie w sposób bardziej lub mniej formalny organizowane i
gromadzone są dokumenty, aż po systemy pracy zbiorowej wykorzystywane w urzędach
i dużych firmach. |
|
Miejsce składowania położenie |
określenie miejsca składowania, położenia danych dokumentów, teczki z aktami
wymaga od użytkownika dostępu do określonych miejsc archiwum, stref
bezpieczeństwa itp. |
|
Ewidencja |
W jaki sposób będą oznaczane dokumenty, nadawane sygnatury akt? Program pozwala
usystematyzować i kontrolwoać spójny system identyfikaycyjny dokumentów. |
|
Wyszukiwanie |
W jaki sposób i jak szybko można odnaleźć dokumenty, akta związane z daną
sprawą. |
|
Bezpieczeństwo |
W jaki spsoób przechowywać dokumenty aby zapewnić im maksymalne bezpieczeństwo
zarówno w zakresie dostępu do informacji jak i zabezpieczeniem przed
zniszczeniem |
|
Odzyskiwanie |
Ustalenie metody pzowalajacej na odzyskanie kopii dokumentów na wypadek awarii,
sytuacji wyjątkowej np. pożaru |
|
Okres przechowywania |
Zapewnienie określonego czasu zachowywania kopii dokumentów |
|
Dystrybucja |
Ustalenie metod i zakresu kompetencji w udostępnianiu dokuementów |
|
Workflow - praca grupwa |
Gromadzone dokumenty mogą wymagać pracy zespołowej wraz z tworzeniem róznych
wersji dokumentów (wersjonowanie) |
|
Uwierzytelnianie |
Określenie czy dany dokument rzeczywiście został przygotowany przez daną osobę
|
|
|
Proces przetwarzania i archiwizacji w systemie DMS obejmuje zarówno
elektroniczne, jak i papierowe wersje dokumentów. Fizyczny obieg dokumentów w
systemie DMS jest ściśle powiązany z procesowaniem elektronicznym. Podstawowe
funkcjonalności programu klasy DMS to rozdzielanie i kolejkowanie zadań pomiędzy
uprawnionych użytkowników zgodnie z procedurami biznesowymi i logiką aplikacji
(workflow) oraz udostępnianie podglądu dokumentów, wywoływanych zarówno z
poziomu samej aplikacji, jak i z innych, autoryzowanych modułów. |
W wielu firmach dokumenty są już w jakiś, mniej lub bardziej zorganizowany,
sposób archiwizowane. Dzięki rozwiązaniom klasy DMS można również nimi
zarządzać, wykorzystując nowoczesne technologie, umożliwiające:
- szybki dostęp do wszystkich typów dokumentów z poziomu jednej aplikacji
internetowej www
- powiązanie treści dokumentów i informacji o nich z odpowiednimi krokami
procesów biznesowych
- kojarzenie wielu dokumentów z jedną sprawą i/lub Klientem
- zabezpieczenie dostępu do dokumentów i przechowywanych informacji
- jednoczesną pracę wielu osób na tych samych dokumentach
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|