|
|
|
|
|
|
|
|
|
Komputerowy System Archiwizacji Dokumentów SAD
|
|
|
Studio Dokumenty
Klasyczne metody przechowywania dokumentów w postaci papierowej stawiają wiele
ograniczeń wynikających z natury papierowej dokumentu. Podstawowym problemem
jest długi czas dotarcia do żądanego dokumentu, oraz przeszukiwanie zbioru
dokumentów. Dodatkowo, w przypadku dużej ilości dokumentów, ich składowanie
staje się problematyczne i wymaga przestrzeni biurowej. Zmianą w sposobie
gromadzenia i wyszukiwania dokumentów jest wdrożenie prorgamu do elektrnicznej
archiwizacji dokuemntów Studio Dokumenty. net Informatyczny system
elektronicznego składowania dokumentów i archiwizacji. |
|
|
DMS - Document Management System
|
|
|
przeznaczony jest do ułatwienia zarządzania dokumentami w firmie, urzędzie,
kancelarii itp. Zastsowanie skanwoania i elektronicznej archiwizacji dokumentów
pzowala na zwiększenia bezpieczeństwa ich przechowywania wraz z zapewnieniem
zestawu funkcji dodatkowych: - kontrola i przydzielanie uprawnień - wsparcie dla
pracy grupowej - automatyczna archiwizacja dokumentów - łatwe i szybkie
wyszukiwanie dokumentów Oprogramowanie obsługuje bazę dokumentów w oprciu o: -
strukturze zapewniającej dostęp do poszczególnych magazynów dokumentów
(folderów) poprzez panel użytkownika (widok) personalizowany dla użytkowników
lub działów. Dokumenty mogą być umieszczane w dzrewie katalogów serwera wgrywana
np. przez serwer FTP - z zapisem danych w bazie MS SQL server Gromadzenie,
porządkowanie i wyszukiwanie dokumentów Dokumenty przechowywane w programie
organizowane są w strukturę drzewiastą. Umożliwia to wygodne ustalenie
hierarchicznego układu dokumentów dla każdego poziomu, czy też pionu firmy.
Istnieje szereg mechanizmów ułatwiających pracę z dokumentami oraz ich
wyszukiwanie. Każdy dokument posiada metrykę określającą informacje ogólne
dokumentu. Dane znajdujące się w metryce mogą być definiowane przez użytkownika
systemu. Dokumenty mogą być również ze sobą powiązane tworząc komplety
niezależnie od miejsca w drzewie w którym zostały zapisane. Istnieje również
narzędzie do wyszukiwania dokumentów. Przy pomocy licznych kryteriów możliwe
jest szybkie i wygodne wyszukanie dokumentu, a następnie wykonanie na liście
będącej wynikiem wyszukiwania różnych operacji (usuwanie, wysyłanie w obieg,
przemieszczanie). Magazyn dokumentów pełni funkcję folderów w których
przechowywane są dowolne pliki (dokumenty), oraz zawiera bazę wiedzy na temat
zgromadzonych dokumenów i ich statusów (np. sprawy w trakcie realziacji,
zamkniete, usunięte itp) Administrator definiuje układ elementów panelu
użytkownika przypisanego do określonej roli. Panel użytkownika dostępny jest dla
poszczególnych użytkowników zalogowanych do systemu - przy czym prorgam
wykorzystuje zintegrowane logowanie Windows (autentykacja Windows pozwala
wyeliminowac konieczność dodatkowego logowania do programu, gdyż użytkownik
zalogowany do Windows jest weryfikowany w bazie apliakcji Studio Dokumenty .net.
Wybrani użytkownicy mogą mieć również przypisane uprawnienia do tworzenia nowych
magazynów oraz dodawania bądź modyfikacji dokumentów. System logowania - moduł
zapewniający bezpieczeństwo bazy dokumentów oraz personalizację poszczególnych
paneli użytkowników (widoków tabel).
|
|
|
Zarządzanie dokumentami
|
|
|
System Archiwizacji Dokumentów pozwala w wygodny sposób gromadzić dokumenty w
centralnym repozytorium. Dzięki wykorzystaniu interfejsu przeglądarki
internetowej zapewniony jest łatwy dostęp oraz intuicyjna obsługa. Mechanizmy
automatycznego przesyłania dokumentów zeskanowanych z urządzenia ułatwia pracę
np. przez serwer FTP. Dzięki integracji można łatwo włączyć zarządzanie
dokumentami i wyszukiwanie do procesów zarządzania i pracy grupowej. Otwarta
architektura umożliwia tworzenie i rozbudowywanie repozytoriów oraz skuteczne
dostosowywanie ich do zaawansowanych potrzeb poprzez tworzenie dedykowanych
modułów.
Skanowanie dokumentów
Program wyposazony jest w moduł który obsługuje skanery pracujące pod kontrolą
Windows w standardzie TWAIN. Skanowanie dokumentów uruchamiane jest za pomocą
modułu prorgamu a przechycone obrazy są kojarzone z danymi opisującymi daną
sprawę. Mozna przypisąc dowolną nazwę liście plików (skanów) a program wykonuje
automatyczną numerację kolejnych stron załączników. |
|
|
Archiwizacja dokumentów
|
|
|
Klasyfikacja i kategoryzacja dokumentów
Program umozliwia rejestrowanie dokumentów zgodnie z zasadami obowiązującymi w
danej jednostce organizacyjnej. Zarejestrowane dokumenty są odpowiednio
klasyfikowane, następuje nadanie numeru zbudowanego w oparciu o klasyfikację
dziesiętną (na numer składają się następujące informacje: symbol jednostki
organizacyjnej, symbol klasyfikacji dziesiętnej, kolejny numer sprawy, kolejny
numer akt sprawy, rok). Odpowiednia klasyfikacja dokumentu sprawy może wyznaczać
kategorię, z którą związana jest m.in. informacja o archiwizacji dokumentu oraz
jak długo dokument musi być przechowywany. W ten sposób w bazie danych dostępny
jest rejestr spraw będący chronologicznym spisem wszystkich wpływających i
obsługiwanych dokumentów. Możliwe jest również wyszukiwanie spraw w oparciu o
numer lub kategorię nadaną podczas rejestracji.
Wyszukiwanie dokumentów
Program wyposażony jest w prosty, uniwersalny i intuicyjny mechanizm
wyszukiwania pożądanych dokumentów zwany filtrowanie. Wyszukiwanie możliwe jest
według wielu kryteriów:
- Tytuł dokumentu lub jego fragment
- umożliwia
wyszukiwanie dokumentów zawierających w polu Tytuł dokumentu określony ciąg
znaków.
- Opis - umożliwia wyszukiwanie dokumentów zawierających w polu Opis
wskazany ciąg znaków.
- data - zawęża obszar wyszukiwania do dokumentów z danego
okresu. Zakres szukania dokumentów:
- Wszystkie foldery- wyszukiwanie w obrębie
dokumentów oznaczonych jako archiwalne i niearchiwalne oraz usunięte;
-
Wyłącznie foldery bieżace - niearchiwalnych - wyszukiwanie wyłącznie w obrębie
dokumentów nie oznaczonych jako archiwalne;
- Wyłącznie archiwalnych -
wyszukiwanie wyłącznie w obrębie dokumentów oznaczonych jako archiwalne.
-
Wyłącznie usunięte
Funkcja filtrowania dokumentów
Filtrowanie dokumentów pozwala
na ograniczenie ilości wyświetlanych dokumentów w zależności od wybranego
warunku filtrowania oraz przypisania dokumentu do określonej kategorii Archiwum.
Dodawanie dokumentów do bazy Wprowadzanie dokumentów możliwe jest m. in. poprzez
wczytanie dokumentów z dysku (wybranie plików) czy też bezpośrednio ze skanera
dzięki wbudowanej funkcji jego obsługi, bez konieczności korzystania z innych
aplikacji. Zapis może odbywać się poprzez wprowadzenie nowego dokumentu z
poziomu aplikacji, pobranie z dysku lokalnego, sieciowego dokumentu już
istniejącego. Dokument może być zeskanowany. W trakcie dodawania nowego
dokumentu użytkownicy mają do dyspozycji pola:
- Tytuł dokumentu: w tym miejscu
należy wprowadzić nazwę dokumentu, która wyświetlana będzie w liście dokumentów.
Pole to może być wykorzystywane w module wyszukiwania dokumentów. wybraniu opcji Przeglądaj otwierane jest okno wyświetlające odnośniki do dysków
lokalnych oraz dostępnych zasobów sieci. Umieść w systemie.
- Priorytet:
ustawienie priorytetu decyduje o kolejności wyświetlania dokumentów w liście
dokumentów. Dostępne priorytety: najniższy, niski, normalny (domyślny), wysoki,
najwyższy.
- Opis dokumentu: opis dokumentu wyświetlany po najechaniu kursorem
na dokument w sekcji Dokumenty. Opis ten może być również wykorzystywany w
module wyszukiwania dokumentu.
- data utworzenia (dodania do bazy) dokumentu.
Informacja istotna zarówno dla wyszukiwania jak i filtrowania dokumentów.
-
Dokument archiwalny: (domyślnie nie zaznaczone)
- domyślnie w systemie
wyświetlane są wyłącznie dokumenty, które nie zostały oznaczone jako archiwalne.
W celu wyświetlenia dokumentów archiwalnych należy odpowiednio zmodyfikować
warunki filtrowania w sekcji Dokumenty. Praca zespołowa i dostęp zdalny przez
internet (strony www) System zapewnia dostęp do archiwum dokumentów zaróno w
sieci lokalnej jak i zzdalnie przez inetrnet. Kontrola ta odbywa się zarówno
przy korzystaniu z interfejsu WWW jak i aplikacji lokalnej służącej do
zarządzania dokumentami.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Bezpieczeństwo aplikacji internetowych
|
|
|
Bezpieczeństwo jest ważne w każdym typie programu rozproszonego. Różne typy
aplikacji wymagają róznych poziomów zabezpieczeń. Pierwszym zadaniem systemu
zabezpieczeń jest uwierzytelnienie - czyli inofrmacja kim jest osoba która się
loguje i skąd program ma wiedzieć, że jest to naprawdę ta osoba.
Uwierzytelnienie uzytkownika wymaga jakiejś formy formy sprawdzania referencji,
którymi legitymuje się użytkownik aplikacji. Jeżeli przedstawione przez
użytkownika referencje zostaną przez serwer aplikacji uznane (serwer wie z kim
ma do czynienia i jakie zasoby może udostępnić etmu użytkownikowi) wówczas
aplikacja może wyświetlić odpowiednią stronę z zakresem uprawnień. Użytkownik,
który nie zostanie uwierzytelniony nazyea się ANONIMOWY i kierowany jest on
automatycznie do strony logowania lub może być przekeirowany na wskazany portal
klienta. System uwierzytelnienia jest bardzo trudnym i skomplikowanym procesem,
dlatego nasza firma wykorzystuje sprawdzone metody jakie oferuje środowisko
VisualStudio oraz ASP.Net. Środowisko to oferuje trzy rózne mechanizmy
uwierzytelnienia:
- Standardowe uwierzytelnianie WIndows z IIS
- Forms - oparte o formularze - aplikacja wymaga, aby wszytskie moduły
obsługujące żadania stron zawierały cookies wydane przez serwer. Jest to
domyślne rozwiązanie naszych aplikacji. Próba dostępu użytkowników do zasobów
zabezpieczonych bez cookies pwooduje auotmatyczne przekierowanie do strony
logowania., która weryfikuje referencje wydające cookies.
- Passport - rozwiązanie oprte na identyfikatorze użytkownika, ale cookies są
wydawane przez serwis uwierzytelnienia Microsoft.
Problem z pisaniem aplikacji inetrnetowych nie leży w logice biznesowej, która
znana jest od lat 90 tych, kiedy komputery klasy PC zaczęto wykorzystywać do
prac biurowych w środowsku DOS. Logika nowych aplikacji biznesowych nie odbiega
znacząco od tych z lat 90tych, jednak sam fakt implementowania aplikacji na
różnych urządzeniach połączonych do internetu powodują zupełnie nową jakość
problemów informatycznych do rozwiązania, a w szczególności bezpieczeństwo
aplikacji internetowych. Internet ma charketr publiczny i niekontrolowany.
Programiści piszący apliakcje w latyach 90tych, a w szczególności apliakcję
DOSowe, generalnie nie stosowali żadnych funkcji zabezpieczających, gdyż o ile
kompuetr znajdował się w pomieszczeniu zamykanym na klucz, ich dane były
stosounkowo bezpieczne. Aplikacje w wersjach internetowych wymagają zupełnie
innego podejścia do kwestii bezpieczeństwa. Samodzielne pisanie procedur
bezpieczeństwa jest wyjątkowo trudne i kosztowne (apliakcje zabezpieczeń
wymagają: oprogramowania, debugowania, tetsowania, wdrażania, administratowania
itp). Procownicy w firmie przychodzą i odchodzą, to znów rodzi kolejne problemy
bezpieczeństwa oraz wiedzy o tym jak to działa. Chyba nikt, z programistów
piszących apliakcje biznesowe dla przedsiębiorstw nie jest ekspertem od
algorytmów zabezpieczających, szyfrujących, uwierzytelniających, dlatego warto
jest wykorzystać standardy oferowane przez Microsoft dostępne za pomocą
platformy .Net (dot net) - zamiast wywarzać otwarte drzwi i samodzielnie
próbować tworzyć rozwiązania. |
|
|
|
|
|
|
|
|