software studio narzędziownia program
Skip Navigation Links
software studio poznań warszawa wrocław Software Studio
software studio poznań warszawa wrocław O firmie
program demo Programy
program demo Demo
Usługi
TeamViewer TeamViewer
Software Studio kontakt Kontakt
angielski  niemiecki  francuski  włoski  hiszpański
    
Programy Windows CE / Mobile
softwarestudio na youtube
 
softwarestudio na youtube
 
facebook


     
 
 

Komputerowy System Archiwizacji Dokumentów SAD

 
informatyczny system archiwizacji dokumentów
Studio Dokumenty

Klasyczne metody przechowywania dokumentów w postaci papierowej stawiają wiele ograniczeń wynikających z natury papierowej dokumentu. Podstawowym problemem jest długi czas dotarcia do żądanego dokumentu, oraz przeszukiwanie zbioru dokumentów. Dodatkowo, w przypadku dużej ilości dokumentów, ich składowanie staje się problematyczne i wymaga przestrzeni biurowej. Zmianą w sposobie gromadzenia i wyszukiwania dokumentów jest wdrożenie prorgamu do elektrnicznej archiwizacji dokuemntów Studio Dokumenty. net Informatyczny system elektronicznego składowania dokumentów i archiwizacji.
  DMS - Document Management System
  przeznaczony jest do ułatwienia zarządzania dokumentami w firmie, urzędzie, kancelarii itp. Zastsowanie skanwoania i elektronicznej archiwizacji dokumentów pzowala na zwiększenia bezpieczeństwa ich przechowywania wraz z zapewnieniem zestawu funkcji dodatkowych: - kontrola i przydzielanie uprawnień - wsparcie dla pracy grupowej - automatyczna archiwizacja dokumentów - łatwe i szybkie wyszukiwanie dokumentów Oprogramowanie obsługuje bazę dokumentów w oprciu o: - strukturze zapewniającej dostęp do poszczególnych magazynów dokumentów (folderów) poprzez panel użytkownika (widok) personalizowany dla użytkowników lub działów. Dokumenty mogą być umieszczane w dzrewie katalogów serwera wgrywana np. przez serwer FTP - z zapisem danych w bazie MS SQL server Gromadzenie, porządkowanie i wyszukiwanie dokumentów Dokumenty przechowywane w programie organizowane są w strukturę drzewiastą. Umożliwia to wygodne ustalenie hierarchicznego układu dokumentów dla każdego poziomu, czy też pionu firmy. Istnieje szereg mechanizmów ułatwiających pracę z dokumentami oraz ich wyszukiwanie. Każdy dokument posiada metrykę określającą informacje ogólne dokumentu. Dane znajdujące się w metryce mogą być definiowane przez użytkownika systemu. Dokumenty mogą być również ze sobą powiązane tworząc komplety niezależnie od miejsca w drzewie w którym zostały zapisane. Istnieje również narzędzie do wyszukiwania dokumentów. Przy pomocy licznych kryteriów możliwe jest szybkie i wygodne wyszukanie dokumentu, a następnie wykonanie na liście będącej wynikiem wyszukiwania różnych operacji (usuwanie, wysyłanie w obieg, przemieszczanie). Magazyn dokumentów pełni funkcję folderów w których przechowywane są dowolne pliki (dokumenty), oraz zawiera bazę wiedzy na temat zgromadzonych dokumenów i ich statusów (np. sprawy w trakcie realziacji, zamkniete, usunięte itp) Administrator definiuje układ elementów panelu użytkownika przypisanego do określonej roli. Panel użytkownika dostępny jest dla poszczególnych użytkowników zalogowanych do systemu - przy czym prorgam wykorzystuje zintegrowane logowanie Windows (autentykacja Windows pozwala wyeliminowac konieczność dodatkowego logowania do programu, gdyż użytkownik zalogowany do Windows jest weryfikowany w bazie apliakcji Studio Dokumenty .net. Wybrani użytkownicy mogą mieć również przypisane uprawnienia do tworzenia nowych magazynów oraz dodawania bądź modyfikacji dokumentów. System logowania - moduł zapewniający bezpieczeństwo bazy dokumentów oraz personalizację poszczególnych paneli użytkowników (widoków tabel).
 

Zarządzanie dokumentami

 
program SAD
System Archiwizacji Dokumentów pozwala w wygodny sposób gromadzić dokumenty w centralnym repozytorium. Dzięki wykorzystaniu interfejsu przeglądarki internetowej zapewniony jest łatwy dostęp oraz intuicyjna obsługa. Mechanizmy automatycznego przesyłania dokumentów zeskanowanych z urządzenia ułatwia pracę np. przez serwer FTP. Dzięki integracji można łatwo włączyć zarządzanie dokumentami i wyszukiwanie do procesów zarządzania i pracy grupowej. Otwarta architektura umożliwia tworzenie i rozbudowywanie repozytoriów oraz skuteczne dostosowywanie ich do zaawansowanych potrzeb poprzez tworzenie dedykowanych modułów.
Skanowanie dokumentów
Program wyposazony jest w moduł który obsługuje skanery pracujące pod kontrolą Windows w standardzie TWAIN. Skanowanie dokumentów uruchamiane jest za pomocą modułu prorgamu a przechycone obrazy są kojarzone z danymi opisującymi daną sprawę. Mozna przypisąc dowolną nazwę liście plików (skanów) a program wykonuje automatyczną numerację kolejnych stron załączników.
 

Archiwizacja dokumentów

 
archiwum dokumentów baza
Klasyfikacja i kategoryzacja dokumentów
Program umozliwia rejestrowanie dokumentów zgodnie z zasadami obowiązującymi w danej jednostce organizacyjnej. Zarejestrowane dokumenty są odpowiednio klasyfikowane, następuje nadanie numeru zbudowanego w oparciu o klasyfikację dziesiętną (na numer składają się następujące informacje: symbol jednostki organizacyjnej, symbol klasyfikacji dziesiętnej, kolejny numer sprawy, kolejny numer akt sprawy, rok). Odpowiednia klasyfikacja dokumentu sprawy może wyznaczać kategorię, z którą związana jest m.in. informacja o archiwizacji dokumentu oraz jak długo dokument musi być przechowywany. W ten sposób w bazie danych dostępny jest rejestr spraw będący chronologicznym spisem wszystkich wpływających i obsługiwanych dokumentów. Możliwe jest również wyszukiwanie spraw w oparciu o numer lub kategorię nadaną podczas rejestracji.
Wyszukiwanie dokumentów
Program wyposażony jest w prosty, uniwersalny i intuicyjny mechanizm wyszukiwania pożądanych dokumentów zwany filtrowanie.  Wyszukiwanie możliwe jest według wielu kryteriów:
- Tytuł dokumentu lub jego fragment
-  umożliwia wyszukiwanie dokumentów zawierających w polu Tytuł dokumentu  określony ciąg znaków.
- Opis - umożliwia wyszukiwanie dokumentów zawierających w polu Opis wskazany ciąg znaków.
- data - zawęża obszar wyszukiwania do dokumentów z danego okresu. Zakres szukania dokumentów:
- Wszystkie foldery- wyszukiwanie w obrębie dokumentów oznaczonych jako archiwalne i niearchiwalne oraz usunięte;
- Wyłącznie foldery bieżace - niearchiwalnych - wyszukiwanie wyłącznie w obrębie dokumentów nie oznaczonych jako archiwalne;
- Wyłącznie archiwalnych - wyszukiwanie wyłącznie w obrębie dokumentów oznaczonych jako archiwalne.
- Wyłącznie usunięte
Funkcja filtrowania dokumentów
Filtrowanie dokumentów pozwala na ograniczenie ilości wyświetlanych dokumentów w zależności od wybranego warunku filtrowania oraz przypisania dokumentu do określonej kategorii Archiwum. Dodawanie dokumentów do bazy Wprowadzanie dokumentów możliwe jest m. in. poprzez wczytanie dokumentów z dysku (wybranie plików) czy też bezpośrednio ze skanera dzięki wbudowanej funkcji jego obsługi, bez konieczności korzystania z innych aplikacji. Zapis może odbywać się poprzez wprowadzenie nowego dokumentu z poziomu aplikacji, pobranie z dysku lokalnego, sieciowego dokumentu już istniejącego. Dokument może być zeskanowany. W trakcie dodawania nowego dokumentu użytkownicy mają do dyspozycji pola:
- Tytuł dokumentu: w tym miejscu należy wprowadzić nazwę dokumentu, która wyświetlana będzie w liście dokumentów. Pole to może być wykorzystywane w module wyszukiwania dokumentów. wybraniu opcji Przeglądaj otwierane jest okno wyświetlające odnośniki do dysków lokalnych oraz dostępnych zasobów sieci. Umieść w systemie.
- Priorytet: ustawienie priorytetu decyduje o kolejności wyświetlania dokumentów w liście dokumentów. Dostępne priorytety: najniższy, niski, normalny (domyślny), wysoki, najwyższy.
- Opis dokumentu: opis dokumentu wyświetlany po najechaniu kursorem na dokument w sekcji Dokumenty. Opis ten może być również wykorzystywany w module wyszukiwania dokumentu.
- data utworzenia (dodania do bazy) dokumentu. Informacja istotna zarówno dla wyszukiwania jak i filtrowania dokumentów.
- Dokument archiwalny: (domyślnie nie zaznaczone)
- domyślnie w systemie wyświetlane są wyłącznie dokumenty, które nie zostały oznaczone jako archiwalne. W celu wyświetlenia dokumentów archiwalnych należy odpowiednio zmodyfikować warunki filtrowania w sekcji Dokumenty. Praca zespołowa i dostęp zdalny przez internet (strony www) System zapewnia dostęp do archiwum dokumentów zaróno w sieci lokalnej jak i zzdalnie przez inetrnet. Kontrola ta odbywa się zarówno przy korzystaniu z interfejsu WWW jak i aplikacji lokalnej służącej do zarządzania dokumentami.
   
 
software studio poznań
producent oprogramowania
 
SQL server

microsoft partner
Programy Technologia Producent
Skip Navigation Links. Nowoczesne rozwiązanie zapewnia technologia Microsoft VisualStudio 2008 język C# ASP.net + AJAX oraz baza danych MS SQL 2008 server.

Więcej informacji

Instrukcje
SoftwareStudio Sp. z o.o.
60-349 Poznań, ul.Ostroroga 5
tel. 061 66 90 641
061 66 90 642
061 66 90 643
061 66 90 644
fax 061 86 71 151
mail poznan@softwarestudio.com.pl
  Napisz do nas
 
Software Studio 2012