|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Komputerowy System Archiwizacji Dokumentów SAD
|
|
|
Studio Dokumenty
Klasyczne metody przechowywania dokumentów w postaci papierowej stawiają wiele
ograniczeń wynikających z natury papierowej dokumentu. Podstawowym problemem
jest długi czas dotarcia do żądanego dokumentu, oraz przeszukiwanie zbioru
dokumentów. Dodatkowo, w przypadku dużej ilości dokumentów, ich składowanie
staje się problematyczne i wymaga przestrzeni biurowej. Zmianą w sposobie
gromadzenia i wyszukiwania dokumentów jest wdrożenie prorgamu do elektrnicznej
archiwizacji dokuemntów Studio Dokumenty. net Informatyczny system
elektronicznego składowania dokumentów i archiwizacji. |
|
|
DMS - Document Management System
|
|
|
przeznaczony jest do ułatwienia zarządzania dokumentami w firmie, urzędzie,
kancelarii itp. Zastsowanie skanwoania i elektronicznej archiwizacji dokumentów
pzowala na zwiększenia bezpieczeństwa ich przechowywania wraz z zapewnieniem
zestawu funkcji dodatkowych: - kontrola i przydzielanie uprawnień - wsparcie dla
pracy grupowej - automatyczna archiwizacja dokumentów - łatwe i szybkie
wyszukiwanie dokumentów Oprogramowanie obsługuje bazę dokumentów w oprciu o: -
strukturze zapewniającej dostęp do poszczególnych magazynów dokumentów
(folderów) poprzez panel użytkownika (widok) personalizowany dla użytkowników
lub działów. Dokumenty mogą być umieszczane w dzrewie katalogów serwera wgrywana
np. przez serwer FTP - z zapisem danych w bazie MS SQL server Gromadzenie,
porządkowanie i wyszukiwanie dokumentów Dokumenty przechowywane w programie
organizowane są w strukturę drzewiastą. Umożliwia to wygodne ustalenie
hierarchicznego układu dokumentów dla każdego poziomu, czy też pionu firmy.
Istnieje szereg mechanizmów ułatwiających pracę z dokumentami oraz ich
wyszukiwanie. Każdy dokument posiada metrykę określającą informacje ogólne
dokumentu. Dane znajdujące się w metryce mogą być definiowane przez użytkownika
systemu. Dokumenty mogą być również ze sobą powiązane tworząc komplety
niezależnie od miejsca w drzewie w którym zostały zapisane. Istnieje również
narzędzie do wyszukiwania dokumentów. Przy pomocy licznych kryteriów możliwe
jest szybkie i wygodne wyszukanie dokumentu, a następnie wykonanie na liście
będącej wynikiem wyszukiwania różnych operacji (usuwanie, wysyłanie w obieg,
przemieszczanie). Magazyn dokumentów pełni funkcję folderów w których
przechowywane są dowolne pliki (dokumenty), oraz zawiera bazę wiedzy na temat
zgromadzonych dokumenów i ich statusów (np. sprawy w trakcie realziacji,
zamkniete, usunięte itp) Administrator definiuje układ elementów panelu
użytkownika przypisanego do określonej roli. Panel użytkownika dostępny jest dla
poszczególnych użytkowników zalogowanych do systemu - przy czym prorgam
wykorzystuje zintegrowane logowanie Windows (autentykacja Windows pozwala
wyeliminowac konieczność dodatkowego logowania do programu, gdyż użytkownik
zalogowany do Windows jest weryfikowany w bazie apliakcji Studio Dokumenty .net.
Wybrani użytkownicy mogą mieć również przypisane uprawnienia do tworzenia nowych
magazynów oraz dodawania bądź modyfikacji dokumentów. System logowania - moduł
zapewniający bezpieczeństwo bazy dokumentów oraz personalizację poszczególnych
paneli użytkowników (widoków tabel).
|
|
|
Zarządzanie dokumentami
|
|
|
System Archiwizacji Dokumentów pozwala w wygodny sposób gromadzić dokumenty w
centralnym repozytorium. Dzięki wykorzystaniu interfejsu przeglądarki
internetowej zapewniony jest łatwy dostęp oraz intuicyjna obsługa. Mechanizmy
automatycznego przesyłania dokumentów zeskanowanych z urządzenia ułatwia pracę
np. przez serwer FTP. Dzięki integracji można łatwo włączyć zarządzanie
dokumentami i wyszukiwanie do procesów zarządzania i pracy grupowej. Otwarta
architektura umożliwia tworzenie i rozbudowywanie repozytoriów oraz skuteczne
dostosowywanie ich do zaawansowanych potrzeb poprzez tworzenie dedykowanych
modułów.
Skanowanie dokumentów
Program wyposazony jest w moduł który obsługuje skanery pracujące pod kontrolą
Windows w standardzie TWAIN. Skanowanie dokumentów uruchamiane jest za pomocą
modułu prorgamu a przechycone obrazy są kojarzone z danymi opisującymi daną
sprawę. Mozna przypisąc dowolną nazwę liście plików (skanów) a program wykonuje
automatyczną numerację kolejnych stron załączników. |
|
|
Archiwizacja dokumentów
|
|
|
Klasyfikacja i kategoryzacja dokumentów
Program umozliwia rejestrowanie dokumentów zgodnie z zasadami obowiązującymi w
danej jednostce organizacyjnej. Zarejestrowane dokumenty są odpowiednio
klasyfikowane, następuje nadanie numeru zbudowanego w oparciu o klasyfikację
dziesiętną (na numer składają się następujące informacje: symbol jednostki
organizacyjnej, symbol klasyfikacji dziesiętnej, kolejny numer sprawy, kolejny
numer akt sprawy, rok). Odpowiednia klasyfikacja dokumentu sprawy może wyznaczać
kategorię, z którą związana jest m.in. informacja o archiwizacji dokumentu oraz
jak długo dokument musi być przechowywany. W ten sposób w bazie danych dostępny
jest rejestr spraw będący chronologicznym spisem wszystkich wpływających i
obsługiwanych dokumentów. Możliwe jest również wyszukiwanie spraw w oparciu o
numer lub kategorię nadaną podczas rejestracji.
Wyszukiwanie dokumentów
Program wyposażony jest w prosty, uniwersalny i intuicyjny mechanizm
wyszukiwania pożądanych dokumentów zwany filtrowanie. Wyszukiwanie możliwe jest
według wielu kryteriów:
- Tytuł dokumentu lub jego fragment
- umożliwia
wyszukiwanie dokumentów zawierających w polu Tytuł dokumentu określony ciąg
znaków.
- Opis - umożliwia wyszukiwanie dokumentów zawierających w polu Opis
wskazany ciąg znaków.
- data - zawęża obszar wyszukiwania do dokumentów z danego
okresu. Zakres szukania dokumentów:
- Wszystkie foldery- wyszukiwanie w obrębie
dokumentów oznaczonych jako archiwalne i niearchiwalne oraz usunięte;
-
Wyłącznie foldery bieżace - niearchiwalnych - wyszukiwanie wyłącznie w obrębie
dokumentów nie oznaczonych jako archiwalne;
- Wyłącznie archiwalnych -
wyszukiwanie wyłącznie w obrębie dokumentów oznaczonych jako archiwalne.
-
Wyłącznie usunięte
Funkcja filtrowania dokumentów
Filtrowanie dokumentów pozwala
na ograniczenie ilości wyświetlanych dokumentów w zależności od wybranego
warunku filtrowania oraz przypisania dokumentu do określonej kategorii Archiwum.
Dodawanie dokumentów do bazy Wprowadzanie dokumentów możliwe jest m. in. poprzez
wczytanie dokumentów z dysku (wybranie plików) czy też bezpośrednio ze skanera
dzięki wbudowanej funkcji jego obsługi, bez konieczności korzystania z innych
aplikacji. Zapis może odbywać się poprzez wprowadzenie nowego dokumentu z
poziomu aplikacji, pobranie z dysku lokalnego, sieciowego dokumentu już
istniejącego. Dokument może być zeskanowany. W trakcie dodawania nowego
dokumentu użytkownicy mają do dyspozycji pola:
- Tytuł dokumentu: w tym miejscu
należy wprowadzić nazwę dokumentu, która wyświetlana będzie w liście dokumentów.
Pole to może być wykorzystywane w module wyszukiwania dokumentów. wybraniu opcji Przeglądaj otwierane jest okno wyświetlające odnośniki do dysków
lokalnych oraz dostępnych zasobów sieci. Umieść w systemie.
- Priorytet:
ustawienie priorytetu decyduje o kolejności wyświetlania dokumentów w liście
dokumentów. Dostępne priorytety: najniższy, niski, normalny (domyślny), wysoki,
najwyższy.
- Opis dokumentu: opis dokumentu wyświetlany po najechaniu kursorem
na dokument w sekcji Dokumenty. Opis ten może być również wykorzystywany w
module wyszukiwania dokumentu.
- data utworzenia (dodania do bazy) dokumentu.
Informacja istotna zarówno dla wyszukiwania jak i filtrowania dokumentów.
-
Dokument archiwalny: (domyślnie nie zaznaczone)
- domyślnie w systemie
wyświetlane są wyłącznie dokumenty, które nie zostały oznaczone jako archiwalne.
W celu wyświetlenia dokumentów archiwalnych należy odpowiednio zmodyfikować
warunki filtrowania w sekcji Dokumenty. Praca zespołowa i dostęp zdalny przez
internet (strony www) System zapewnia dostęp do archiwum dokumentów zaróno w
sieci lokalnej jak i zzdalnie przez inetrnet. Kontrola ta odbywa się zarówno
przy korzystaniu z interfejsu WWW jak i aplikacji lokalnej służącej do
zarządzania dokumentami.
|
|
|
|
|
|
|